Job Description

PermisLe Groupe Devimco, c'est pres de 400 personnes passionnees qui contribuent pleinement a faire valoir notre economie quebecoise, c'est la plus haute tour jamais construite sur l'ile de Montreal, c'est le gagnant de prix architecturaux reconnus a travers le monde, c'est une entreprise qui s'implique aupres des communautes, et plus encore!

Raison d'etre du poste:

Relevant du Directeur.trice, Gestion Immobiliere et service clients, le.la coordonnateur.trice, Services clients assure un support sur tous les dossiers relatifs a la gestion de l'arrivee de nouveaux locataires bureaux/commercial ainsi que sur certains projets du departement. Il.elle apporte egalement son soutien dans le traitement des demandes quotidiennes des locataires et au niveau des operations de l'immeuble.

Plus precisement, tu seras amene.e a:

LIEN LOCATAIRES


Organiser des rencontres periodiques avec des locataires pour sa gestionnaire; Obtenir la documentation/rapports de la part des locataires commerciaux conformement a leurs baux; Faire le suivi des documents de fins de projets aupres des locataires pour permettre le paiement de l'allocation d'amenagement; Lors de depart de locataire, faire le lien avec le locataire pour la planification de son depart et s'occuper s'assurer de prendre en charge toutes les etapes; Prendre en charge les demandes de location temporaire et d'entreposage pour un evenement dans les espaces communs ou espaces vacants; Effectuer des inspections d'entretien menager des espaces locataires bureaux - suivant l'ouverture du locataire et en cours de bail a l'aide d'une grille d'items a verifier; Faire le lien avec les locataires pour la location de la Terrasse Devimco; Collaborer a l'organisation d'evenements speciaux (marketing).




ADMINISTRATIF/COMPTABILITE


Preparer des requisitions pour des demandes de preparations de documents legaux; Planifier les rencontres (gestion d'agenda) et effectuer le compte de depenses pour son gestionnaire; Comptes a recevoir; Responsable de maintenir a jour le tableau de refacturation et faire la demande de preparation de facture au comptable de propriete une fois que les travaux sont completes; Preparer des bons de commande sur la plate-forme Sensaas sur demande pour les allocations de travaux d'amenagement de locataires et pour des fournisseurs; Preparer les lettres de reponse aux denonciations de sous-traitants d'entrepreneurs; Effectuer les suivis du paiement des factures (approbation dans Sensaas) a toutes les semaines; Effectuer les demarches pour le paiement des retenues des entrepreneurs generaux; S'assurer avec la comptabilite que les locataires soient factures pour leur consommation d'electricite et de gaz selon le projet; S'assurer que le locataire recoive son avis de loyer (nouveau locataire); Transmettre les avis de loyer annuels et 13e factures aux locataires et s'assurer de repondre aux questions des locataires sur la facturation; S'assurer que les espaces vacants soient propres et sans materiaux en effectuant des visites mensuelles; S'assurer que toutes les cles soient fonctionnelles dans les trousseaux location et gestion pour les espaces vacants a tous les mois; Preparer et installer de l'affichage ponctuel et permanent pour les immeubles; Suivant le mesurage d'un local, s'assurer que le nouvel avis de loyer soit envoye au locataire ainsi que la facture d'ajustement retroactive (faire le lien avec la comptabilite); Programmer les cartes d'acces pour les locataires/fournisseurs des immeubles en l'absence de l'autre coordonnateur; Participer a la mise en place d'un nouveau CRM pour les demandes de services de locataires; Toutes autres taches connexes

Formation et experience:

AEC en administration ou secretariat ou domaine connexe; Minimum 3 ans d'experience dans un poste similaire; Experience en gestion immobiliere preferable; Axe service a la clientele; Experience dans la gestion des plaintes; Personne polyvalente (capable de gerer plusieurs dossiers en meme temps et aussi en mesure de mettre de cote des dossiers pour traiter les urgences); Debrouillard et organise; Bilinguisme fonctionnel; Posseder une voiture; Connaissance comptable pour effectuer des suivis de facturation avec les fournisseurs de services et preparer des bons de commande; Capacite a faire des suivis rigoureux aupres des locataires.

En plus d'un environnement de travail stimulant, nous offrons:

Un compte mieux-etre mis en place pour que tu puisses investir dans ta sante ou tes passions et interets; Un programme d'assurances collectives competitif paye a 100% par l'employeur comprenant le service de telemedecine! Un REER collectif et RPBD pour investir dans ton futur; Un genereux programme de conges annuels, incluant une fermeture remuneree des bureaux lors de la periode des Fetes de Noel; Un horaire d'ete qui te permet de profiter d'une demi-journee de plus par semaine du beau temps; 5 longs weekends ajoutes annuellement au calendrier de l'entreprise; Materiel informatique complet fourni des le premier jour pour que tu sois bien outille pour attaquer ton nouveau defi; Et bien plus encore!

Le defi te parle? Tu aimerais faire partie d'une entreprise dynamique ou les journees sont bien remplies, mais ne se ressemblent pas?

Pour nous faire parvenir ta candidature, postule sans tarder sur cet affichage.

* Le.la candidat sera amene.e a etre en contact avec une clientele unilingue anglophone