Job Description

Fonde en 1983, le Groupe Alfid est present sur les marches de l'immobilier depuis plus de 40 ans. Il offre une gamme variee de services de gestion d'immeubles de bureaux, immeubles a logements multiples, surface commerciale et industrielle, allant de l'achat a la vente, en passant par la securite et l'entretien. Le groupe procede aussi au courtage et conseille ses clients sur les formules d'investissements les plus appropries.

Joindre cette belle equipe vous interesse? Et bien, voici votre chance!

Un poste de Coordonnateur(trice) administratif(ve) en immobilier est actuellement a combler.

Le poste est situe au centre de l'ile de Montreal

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Roles et responsabilites

Le role du soutien a la clientele est d'assurer de maniere ininterrompue durant les heures d'affaires, un point de chute en temps reel de toute les demandes de services qui surviennent quotidiennement, recevoir les demandes des occupants par courriel ou par telephone.

Agit a titre d'intermediaire entre le client et les locataires;

Preparer un tableau de suivi de toutes les demandes pour fins de statistiques, analyse ou discussion dans les reunions de travail avec l'occupant;

Composer des communications ecrites concernant les evenements qui surviennent dans l'immeuble en relation avec la gestion operationnelle et immobiliere;

Collaborer a la preparation des ordres du jour et a la redaction des proces-verbaux de toutes les reunions;

Offrir de l'assistance au charge de soutien technique pour l'aider a maintenir une qualite optimale dans sa prestation.

Preparer, transmettre et traiter les bons de commande des differents edifices; acheminer aux fournisseurs et gestionnaires;

Recevoir, traiter, valider et mettre a jour les demandes de services recues par telephone, par courriel ou en visite sur place et assurer le suivi des appels et des bons de commande au besoin;

Compiler les diverses factures de sous-traitants et bons de commande pour la comptabilite;

Effectuer la refacturation, en lien avec les demandes de services, liee a la distribution de produits et/ou de services;

Faire le suivi des comptes recevables et payables;

Preparer des soumissions pour les demandes des locataires;

Verifier les pre-listes de facturation en les comparant avec les baux des locataires;

Analyser les ecarts de budget et preparer les narratifs des etats financiers a chaque mois

Participer a l'elaboration des budgets pour chaque edifice;

Etre la personne-contact aux locataires (repondre aux questions et demandes, faire le lien avec l'homme de maintenance sur place);

Entretenir une bonne relation avec les fournisseurs, preparer les renouvellements de contrat de service et faire un suivi des visites prevus a chaque contrat;

Collaborer avec les employes de maintenance (concierge) sur place pour soutenir l'experience des locataires en mettant l'accent sur le confort des occupants, la proprete et la securite;

Administrer et superviser les contrats de service, notamment classer et examiner les contrats des fournisseurs et des entrepreneurs;

- Preparer et participer aux budgets;

General

- Realiser le classement et l'archivage;

- Remplacer la receptionniste lors des pauses;

- Effectuer tous autres taches connexes demandees par l'employeur.

Ce que nous cherchons

- Posseder un diplome d'etudes professionnel en bureautique ou dans un domaine pertinent;

- Avoir 3 annees d'experience pertinente;

- Connaissance du logiciel Hopem (un atout);

- Bon sens des responsabilites et de l'organisation;

- Excellentes aptitudes communicationnelles et de travail d'equipe;

- Autonomie et capacite d'evaluer les priorites;

- Excellente maitrise du francais a l'oral et a l'ecrit, bonne connaissance de l'anglais et la connaissance d'une troisieme langue est un atout.

Notre offre

Poste a temps plein (37.5 heures / semaine); REER collectif; Assurances collectives (a l'exception du dentaire); Possibilites d'avancement.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: a partir de 50000,00$ par an

Avantages:

Assurance Maladie Complementaire Cotisation egale au REER Evenements d'Entreprise
Experience:

Service a la clientele: 1an (Souhaite) administration: 1an (Souhaite)
Langue:

Francais (Souhaite)
Lieu du poste : En presentiel