Job Description

Overview
Nous cherchons une personne tres organisee et soucieuse du detail pour epauler nos equipes de projet pour les taches suivantes :

• Gestion et structuration de documents;
• Suivi des echeanciers;
• Controle des donnees financieres
• Documentation de projets de grande qualite.

Ce role est essential a la visibilite de projet, a la precision et a l'efficacite globale de l'equipe.
We are looking for a highly organized and detail-oriented person to support our project teams through:

• document management and structuring,
• schedule tracking,
• financial data control,
• high-quality project documentation.

This role is central to project visibility, accuracy and overall team efficiency.
Responsibilities
Responsabilites * Suivi de projets dans Smartsheet

• Etablir la structure du projet, les echeanciers et les champs de donnees dans Smartsheet
• Maintenir et mettre a jour les echeanciers de projet de facon reguliere
• Faire des suivis aupres des charges de projet sur les bilans de progres
• Veiller a l'exactitude et l'integrite des donnees
• Effectuer des suivis pour tenir les echeanciers a jour
• Suivis financiers et facturation

• Programmer les budgets des projets dans Smartsheet
• Entrer les contrats avec les bonnes descriptions et valeurs
• Suivre les depenses et les ecarts
• Preparer les factures progressives
• Soutenir les flux de travail d'approbation internes
• Verifier les informations de facturation des clients
• Fournir un soutien occasionnel pour la facturation mensuelle
• Gestion de documentation et procedures d'approvisionnement

• Preparer et maintenir les gabarits de documents
• Coordonner les procedures d'approvisionnement et de soumission
• Emettre des demandes pour des propositions et devis
• Gerer les questions et les clarifications
• Recevoir, organiser et valider les soumissions
• Entrer les donnees dans les tableurs de comparaison
• Identifier les informations manquantes ou irregulieres
• Preparer les documents de synthese et de presentation
• Amelioration continue

• Ameliorer les flux de travail et procedures pour les documents
• Mettre au point des gabarits et outils internes
• Recommander des solutions liees a l'automatisation ou a l'efficacite
• Contribuer aux bonnes pratiques
• Soutien a l'equipe

• Preparation de propositions de soutien
• Maintien des gabarits de l'entreprise
• Fournir occasionnellement du soutien administratif
• Autres taches connexes liees a la fonction

* Project tracking in Smartsheet

• Set up project structure, schedules, and data fields in Smartsheet
• Maintain and update project schedules regularly
• Follow up with Project Managers on progress updates
• Ensure data accuracy and integrity
• Perform follow-ups to keep schedules current
• Financial tracking and invoicing

• Set up project budgets in Smartsheet
• Enter contracts with proper descriptions and values
• Track expenses and variances
• Prepare progressive invoices
• Support internal approval workflows
• Verify client billing information
• Provide occasional support with monthly invoicing
• Documentation management and procurement processes

• Prepare and maintain document templates
• Coordinate procurement and bid processes
• Issue requests for proposals and quotations
• Manage questions and clarifications
• Receive, organize and validate submissions
• Enter data into comparison spreadsheets
• Identify missing or irregular information
• Prepare summary and presentation documents
• Continuous improvement

• Improve document workflows and processes
• Develop templates and internal tools
• Recommend automation or efficiency solutions
• Contribute to best practices
• Team support

• Support proposal preparation
• Maintain company templates
• Provide occasional administrative support
• Perform other related duties as required

Qualifications
PROFIL DU CANDIDAT
Ce poste convient a une personne qui possede les atouts suivants :

• Aime travailler avec des documents, des donnees et des systemes
• Est tres organisee et methodique
• Est dotee d'un fort souci du detail
• Sait bien gerer plusieurs priorites
• Est a l'aise a faire des suivis aupres des gens
• Se sent a l'aise dans un milieu dynamique
• Sait proposer des ameliorations
• Sait travailler de facon autonome

COMPETENCES REQUISES

• Bilinguisme requis tant a l'oral qu'a l'ecrit (francais et anglais), avec parfaites grammaires;
• Connaissance avancee de Smartsheet, Excel ou outils similaires
• De fortes aptitudes pour Word et PowerPoint
• A l'aise a gerer de grands volumes de donnees
• Comprehension financiere de base
• Un excellent sens de l'organisation

Atouts:

• Connaissances des dessins architecturaux et des concepts de mobilier et d'amenagement d'espace.
• Connaissance du domaine de la construction, des amenagements de bureau.
• Experience au sein d'un bureau de gestion de projets ou immobiliere, de design ou d'ingenierie.

CANDIDATE PROFILE
This role is a good fit for someone who:

• enjoys working with documents, data and systems
• is highly organized and methodical
• has strong attention to detail
• handles multiple priorities well
• is comfortable following up with people
• enjoys a fast-paced environment
• suggests improvements
• works autonomously

REQUIRED SKILLS

• Bilingualism (French and English) is required, both spoken and written, with excellent grammar in both languages.
• Advanced working knowledge of Smartsheet, Excel or similar tools
• Strong skills in Word and PowerPoint
• Comfort with managing large volumes of data
• Basic financial understanding
• Strong organizational skills

Assets:

• Knowledge of architectural drawings and space planning/furniture concepts.
• Familiarity with the construction and office fit-out industry.
• Experience in a project management, real estate, design, or engineering firm.

Workplace Type
On-Site
Our Equal Opportunity Commitment
Notre engagement d'egalite des chances
Avison Young pratique l'egalite des chances comme employeur a tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons a batir et maintenir une main-d'oeuvre avec des experiences, aptitudes et connaissances variees avec toutefois une uniformite dans l'excellence de nos services, notre engagement et notre integrite.
La societe maintient une politique stricte afin d'assurer que les chances en emploi soient egales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l'origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l'age, le sexe, le genre, l'identite ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, la citoyennete, les handicaps, l'etat civil, le statut de veteran protege ou de service militaire ou tout autre element protege par la loi.
Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requerant de l'assistance, des informations liees aux besoins et aux mesures d'accommodement seront transmises de facon confidentielle.
Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d'assurer une communication efficace avec notre clientele diversifiee au Canada et a l'international, ainsi qu'avec nos collegues a l'echelle mondiale et dirigeants du siege social, ce poste requiert une maitrise du francais et de l'anglais. Les candidats doivent etre parfaitement bilingues pour etre consideres pour ce poste.
Avison Young s'engage a embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et equitables. Postulez chez nous DES AUJOURD'HUI !
Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.
The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.
Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.
To support our commitment to francisation and ensure effective communications with our diverse Canadian and worldwide clientele and to our global colleagues and head office leadership, this role requires proficiency in both French and English. Candidates must be fluent in both languages to be considered in this position.
Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!

Skills Required