Job Description

Milieu de travail

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Les principaux champs d'activite du

Registrariat

sont : l'admission, l'inscription, l'organisation scolaire, la surveillance des examens, la delivrance des releves de notes, des attestations d'etudes et des parchemins et la gestion administrative des dossiers etudiants. Le Registrariat voit a la gestion et a la conservation des dossiers des etudiants. Il est egalement responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population etudiante de l'Ecole.


Les

Directions administratives de programme

effectuent la gestion administrative des dossiers etudiants pour les programmes sous leur responsabilite: analyse, traitement technique et divers controles lies aux etapes du cheminement de l'etudiant (admission, inscription, horaires, examens, releves de notes et diplomes).

Role et responsabilites

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Le

coordonnateur ou la coordonnatrice - cycles superieurs

soutient la direction administrative dans divers projets pedagogiques et administratifs. Cette personne collabore a la planification et a la coordination des projets, assure le suivi et en controle la qualite. De plus, elle agit a titre d'experte, etudie et solutionne les dossiers particuliers ou complexes soumis par ses collegues et/ou le departement, de meme que les problematiques techniques liees a la gestion des dossiers, aux processus ou a l'application des procedures.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Determine les echeanciers et les priorites des operations et des projets sous sa responsabilite.
Planifie, distribue, coordonne et encadre toutes les operations et les projets (pedagogiques, administratifs) dont elle est responsable.
Soutient la direction administrative dans certaines taches liees aux ressources humaines (gestion des absences, formation).
Supervise la mise en application des changements pedagogiques.
En collaboration avec les departements d'enseignement, redige des plans de transition et etabli les echeanciers. Supervise la mise en place des actions par l'equipe.
En collaboration avec des intervenants internes, gere et optimise les processus d'operationnalisation de la gestion de la communaute etudiante participant a des ententes internationales et interuniversitaires.
Harmonise les actions et les projets en collaboration avec les coordonnatrices des operations.
Redige, verifie ou tient a jour divers dossiers (rapports, statistiques, reglements, descriptions officielles, procedures et guides, etc.).
Soumet tout dossier requerant une attention particuliere et soumet des recommandations a son superieur ; effectue tout autre responsabilite a la demande de celui-ci ou necessitee par ses fonctions, de facon a maintenir ou a ameliorer la situation.

Operations et amelioration des processus

Optimise et ameliore les methodes et les procedures de travail, de facon continue :

o Adapte les methodes aux changements des reglements pedagogiques et administratifs ou introduits par les technologies.
o Propose et initie de nouveaux modes de fonctionnement et de nouveaux processus plus efficaces.
o Developpe des outils permettant d'ameliorer la qualite des services et d'optimiser les procedures de travail.
Gere et confectionne les horaires de cours et d'examens et participe a l'elaboration de l'offre de cours.
Produit des rapports d'analyse selon les besoins de la direction.
Gere les operations en l'absence des coordonnatrices liees aux operations.

Role conseil

Agit comme personne-ressource aupres de l'equipe, du service, de la direction pedagogique, des responsables pedagogiques et comme agent de liaison aupres des differents partenaires internes et externes.
Participe a des comites sur demande.
Etudie, traite et solutionne les dossiers particuliers ou complexes, requerant une attention particuliere ou transmis par un membre de son equipe.
Rencontre les etudiants qui en manifestent le besoin ou dont les dossiers le necessitent.
Agit a titre d'expert technique pour le systeme de gestion integre.

Assurance qualite des dossiers etudiants

Controle la qualite de l'information saisie dans le systeme de gestion integre, depuis l'admission jusqu'a la diplomation.
Supervise l'etude des dossiers etudiants et les recommandations d'octroi de diplomes ou de grade.

Communications et recrutement

Redige des messages d'information generale aux etudiants en anglais et en francais.
Soumet et fait le suivi des propositions d'amelioration de communications aupres des etudiants : site web, documents officiels, lettres, courriels, portail, etc.
Supervise la mise a jour des informations sur le site web, des documents relies a la gestion du dossier etudiant et a la promotion des programmes.
Represente HEC Montreal lors des activites de recrutement et de promotion :

o Renseigne les clients potentiels sur les caracteristiques des programmes d'etudes de son secteur et en assure la promotion. Participe aux activites de recrutement du programme.
o Participe a l'accueil des etudiants nouvellement admis au programme.
o Anime des seances d'accueil et d'information en anglais et en francais.
Soumet a son superieur tout dossier requerant une attention particuliere ; effectue toute autre tache a la demande de son superieur ou necessitee par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome de deuxieme cycle universitaire dans une discipline jugee appropriee et un minimum de deux annees d'experience de travail pertinente


Tres bonne connaissance des langues francaise et anglaise, parlees et ecrites


Maitrise des logiciels de bureautique niveau avance (Suite office, OneNote, Teams)


Connaissance de l'utilisation d'un systeme de gestion integre (ex. : PeopleSoft, SAP)


Respect des regles d'ethiques relatives a la gestion de dossiers confidentiels


Esprit methodique, rigueur et souci du detail


Aptitudes pour la coordination d'equipe, leadership


Excellente capacite de gestion de divers projets simultanes, excellente organisation du travail


Forte capacite d'analyse et de synthese, habilete pour la resolution de problemes


Sens de l'organisation, de la planification et des priorites


Ouverture, initiative et autonomie


Interet marque pour l'apprentissage de nouvelles technologies


Habiletes dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et ecrites


Capacite a animer des seances d'accueil et d'information


Capacite de travailler sur plusieurs dossiers simultanement et a l'interieur de delais restreints, bonne gestion du stress


Habiletes dans les relations interpersonnelles


Capacite d'adaptation aux changements


Respect des regles de confidentialite et equite dans le traitement des dossiers


Disponibilite pour effectuer du travail a l'exterieur de l'horaire regulier


Connaissance du systeme d'education et du milieu universitaire (atout)


Experience en gestion de projet (atout)


Experience en soutien technique (atout)


Connaissance d'outils de gestion de projet (atout)

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.