Job Description

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Sommaire du poste:
Sous la direction du superieur immediat, executer des taches de soutien administratif et de secretariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unite. Agir a titre de personne-ressource en matiere de politiques et de procedures. Administrer les comptes de l'unite. Participer a l'organisation des activites de l'unite. Assumer la responsabilite des documents et des dossiers de l'unite. Assurer la maintenance des systemes d'information.
Responsabilites et taches principales :Agir a titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procedures de l'unite. Resoudre les problemes dans sa sphere de responsabilite. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriees afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problemes divers et complexes. Contribuer au bon fonctionnement de l'unite. Recommander des changements a apporter aux procedures afin de permettre a l'unite de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employes pour etablir les priorites. Assurer la mise en oeuvre appropriee des decisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci. Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Determiner la raison de l'appel ou de la visite et preparer les documents necessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriees. Evaluer la necessite d'une intervention d'une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin. Coordonner l'organisation d'evenements comme des symposiums et des conferences. S'occuper des preparatifs de voyage. Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systemes informatises et participer a leur developpement pour ameliorer l'efficacite au sein de l'unite. Agir en tant que personne-ressource en matiere d'utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l'utilisation des logiciels, resoudre les problemes qui relevent de son domaine de competence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre a jour des fichiers administratifs. Tenir des systemes de classement et organiser l'archivage. Assurer la disponibilite des fournitures et de l'equipement et effectuer les achats. Faire reparer l'equipement de bureau. Vendre certains articles comme des notes de cours et tenir le tiroir-caisse. Se servir du materiel de bureau standard comme un ordinateur personnel, une machine a ecrire, une calculatrice, une photocopieuse et un telecopieur.

Cette liste de taches et de responsabilites est representative, mais ne constitue pas une liste complete et detaillee des taches qui pourraient etre executees par un employe dont le poste correspond a cette description generique.
Autres competences et/ou aptitudes couramment utilisees :
Experience averee en coordination administrative. Excellentes competences en communication, planification et organisation. Capacite a etablir des priorites, a gerer plusieurs activites simultanement et a respecter les echeances. Experience avec les applications MS Office et les processus de McGill (Banner Finance, Minerva et MMP). Maitrise des medias sociaux et des logiciels de reunion en ligne. Motivation, capacite a travailler de facon autonome et en equipe. Le bilinguisme anglais-francais est un atout majeur.
#LI-Hybride
Formation et experience minimales requises :
DEP - Etudes de secretariat 4 ans Experience pertinente / DEP - Systemes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Directeur(rice) adjoint(e) communications
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-03-31
Date limite pour postuler :
2025-09-17L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.