Job Description

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Resume du poste :
Sous la direction du superviseur immediat, fournit un soutien administratif et secretarial. Participe au bon fonctionnement des operations de l'unite. Agit comme personne-ressource pour les politiques et procedures. Administre les comptes de l'unite. Contribue a l'organisation des activites de l'unite. Est responsable des documents et des dossiers de l'unite. Maintient les systemes d'information informatises.
Taches et responsabilites principales :Agit comme personne-ressource en ce qui concerne les politiques et procedures de l'unite. Resout les problemes relevant de sa responsabilite. Consulte la documentation pertinente et communique avec les personnes-ressources appropriees pour obtenir et fournir des renseignements sur des questions diverses et complexes. Participe au bon fonctionnement de l'unite. Recommande des modifications aux procedures afin d'en ameliorer l'efficacite. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes a l'etablissement des priorites de travail. Assure le suivi et veille a la mise en oeuvre des decisions prises par le superviseur. Met a jour, prepare et coordonne la publication de documents tels que les brochures promotionnelles, les guides departementaux et les rapports annuels. Redige de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Formate les documents et les revise pour en assurer la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et tape divers documents tels que de la correspondance, des rapports et des notes de service. Signe certains documents. Administre les comptes de l'unite. Prepare les budgets ou les propositions budgetaires. Surveille et rapproche divers comptes, releves et rapports. Identifie et analyse les ecarts et erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problemes. Enregistre les depenses et fournit des releves de comptes sur demande. Tient a jour les dossiers du personnel et complete la documentation pour les paiements, affectations, nominations, promotions, conges sabbatiques, absences, et autres formulaires administratifs. Explique les procedures a suivre. S'assure du respect des delais. Participe aux activites liees aux affaires etudiantes telles que l'admission, la preinscription, l'inscription, l'aide financiere et les questions relatives aux etudiants internationaux. Suit les inscriptions, les modifications de cours, le rendement academique, les prets, les bourses et les recompenses. Refere les problemes qui depassent son domaine d'expertise aux personnes-ressources appropriees ou aux autorites competentes. Gere l'agenda du superviseur. Prend les rendez-vous, rappelle les rendez-vous au superviseur et organise l'horaire selon les priorites. Fournit de l'information aux appelants et visiteurs. Determine la raison de l'appel ou de la visite et prepare les documents necessaires. Oriente les appelants et visiteurs vers les personnes-ressources appropriees. Evalue la necessite d'une intervention d'autres personnes-ressources et fixe des rendez-vous si necessaire. Planifie des reunions, contacte les participants et reserve les salles. Aide a la preparation de l'ordre du jour. Assiste aux reunions, redige les proces-verbaux et effectue le suivi des decisions relevant de sa responsabilite. Utilise divers logiciels. Maintient les systemes d'information informatises et participe a leur developpement afin d'ameliorer l'efficacite de l'unite. Agit comme personne-ressource concernant l'utilisation des logiciels. Explique et demontre l'utilisation des logiciels, resout les problemes relevant de son domaine d'expertise et communique avec les personnes-ressources informatiques au besoin. Maintient et met a jour les fichiers administratifs. Gere les systemes de classement et organise l'archivage. Assure la gestion de l'inventaire et effectue les achats de fournitures et d'equipement. Organise l'entretien de l'equipement de bureau. Vend certains articles tels que les notes de cours et gere la caisse.

Autres competences et aptitudes requises :Doit etre axe sur le service a la clientele, avec une capacite demontree a interagir avec des universitaires, des chercheurs et du personnel a tous les niveaux. Grande attention aux details. Excellentes competences organisationnelles, capacite a prioriser les demandes entrantes et a gerer plusieurs taches pour respecter les delais et travailler sous pression. Capacite a resoudre des problemes, axe sur les resultats. Capacite demontree a travailler de facon autonome et en equipe. Parfaitement bilingue en francais et en anglais. A l'aise avec les programmes Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Microsoft Drive, etc.). Capacite a compiler des informations pour preparer des demandes de subventions et a assurer la liaison avec d'autres institutions et parties prenantes externes. Capacite demontree a offrir un soutien adapte aux attentes de differentes equipes. Comprehension des principes de base de la comptabilite et de la budgetisation. Capacite a lire les registres financiers.

Formation et experience minimales requises :
DEP - Etudes de secretariat 4 ans Experience pertinente / DEP - Systemes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-08-29
Date limite pour postuler :
2025-08-29L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.