Job Description

DESCRIPTION D'EMPLOI
Identification de l'emploi
Poste: Coordonnateur.trice administratif.ive et de projet, Systemes d'information
Division : Systemes d'information (SI)
Superieur immediat: Directeur associe, Systemes d'information
Periode d'affichage: Du 11 novembre au 4 decembre 2022
Entree en poste: Des que possible

aEUR propos du CCA
Le Centre Canadien d'Architecture (CCA) est un centre international de recherche et un musee fonde sur la conviction que l'architecture est un sujet d'interat public. Attentif aux mouvances culturelles contemporaines, le CCA s'appuie sur sa grande collection, ses expositions, ses programmes et ses activites de recherche pour atre la voix preponderante dans l'avancement des connaissances et dans la promotion de la comprehension du public. Le CCA est egalement a la source des nouvelles idees et des debats sur l'architecture, sur son histoire, sa theorie, sa pratique et son rale dans la societe d'aujourd'hui.

Sommaire de l'emploi
Les responsabilites de ce poste comprennent la coordination de l'ensemble des echeances des projets des systemes d'information (SI). Plus specifiquement, le poste comprend la coordination du suivi des projets, au sein de la division SI et des divisions du CCA, l'inventaire et l'echange d'informations, ainsi que le suivi budgetaire. Le candidat doit egalement assurer la coordination avec les fournisseurs de la division SI, les divisions du CCA et repondre aux besoins evolutifs de l'organisation. Le candidat sera egalement appele a participer a l'organisation et a la realisation d'activites de formation relatives aux systemes d'information.

Principales responsabilites de l'emploi
Coordination et projets

• Prepare et assure la distribution et le suivi de la planification et des calendriers des projets des systemes d'information de chaque division du CCA
• Effectue le suivi des projets avec le Directeur associe, SI et les autres divisions dans la preparation des budgets, des echeanciers, des mises a jour, des presentations et des communications pour les systemes d'information
• Coordonne le budget annuel et la planification financiere de la division des systemes d'information, y compris les factures, les contrats et les ententes avec les fournisseurs.
• Prepare les chartes de projet, la definition du champ d'application, la planification des ressources et la feuille de route en discussion avec le directeur associe, SI.
• Coordonne et participe a la preparation des appels d'offres, des documents et des contrats, et gere les ententes contractuelles pour les projets SI
• Revise les documents legaux (ententes, contrats, approbations, etc.) necessitant la signature du directeur associe, SI, et apporte les corrections necessaires au prealable
• Gere les paiements et les factures des fournisseurs, les ententes commerciales, la coordination avec la division Administration et innove en matiere de suivi et contrale
• S'assurer d'atre a jour sur l'avancement des projets de la division

Taches administratives

• Assiste le directeur associe, SI, dans les operations quotidiennes et dans le contrale et le suivi des budgets des projets de la division
• Coordonne les questions administratives avec le directeur associe, SI, et traite les dossiers confidentiels lies a la planification budgetaire
• Redige et/ou collabore a la production de divers rapports, proces-verbaux, memos, documents et correspondance institutionnelle ainsi qu'a la preparation de presentations visuelles et de resumes executifs
• Organise des reunions divisionnaires et inter divisionnaires, compiler les documents necessaires et les distribuer aux participants
• Travaille en collaboration avec les coordinateurs administratifs de l'organisation sur les differents projets de l'institution
• Tient a jour une base de donnees des intervenants de divers fournisseurs
• Soutient l'integration des nouveaux membres du personnel dans la division en assurant la liaison avec la division Personnes et Culture
• Tient a jour le dossier d'abonnement au SI et procede aux renouvellements a l'echeance

Qualifications requises pour l'emploi

• Niveau de scolarite: Baccalaureat en administration ou dans un domaine pertinent ou formation en gestion d'organismes culturels, en coordination de projets ou tout autre diplame connexe.
• Nombre d'annees d'experience requis: 3 a 5 ans en coordination de projet ou dans un rale administratif et de planification
• Maatrise du franaais et de l'anglais ecrits et parles, capacite a rediger et a reviser des documents et des contrats
• Competence en matiere de chiffres et de statistiques
• Capacite a illustrer les donnees financieres de maniere schematique et simplifiee
• Excellente connaissance d'Excel et de MS-Office, de la suite Adobe, de In Design, ou equivalent
• Connaissance de la methodologie de gestion des projets, du budget et des echeanciers
• Capacite a travailler sous pression et a gerer des delais serres
• Rigueur et souci du detail

...

• Grande attention portee aux documents sensibles et confidentiels
• Flexibilite pour evoluer dans un environnement de travail multiculturel et international

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de presentation, en franaais ou en anglais) par courriel a l'adresse rh@cca.qc.ca, au plus tard le 4 decembre 2022, a l'attention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien d'Architecture, 1920, rue Baile, Montreal (Quebec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactes. Veuillez ne pas telephoner.

Le CCA a une politique d'equite en matiere d'emploi et encourage la diversite. Le CCA invite toute personne possedant les competences mentionnees dans l'affichage de poste a soumettre leur candidature. L'utilisation du genre masculin n'a pour but que d'alleger le texte et comprend tous les genres.
Pour connaatre toutes les opportunites d'emploi au CCA, visitez notre site web au www.cca.qc.ca

Exigences

• Atout - Experience en gestion de projet
• Importante - Suivi administratif et de budget
• Importante - Experience de coordination d'appel d'offres
• Importante - Bilinguisme
• Importante - Connaissance informatique

Connaissances et aptitudes

• Importante - Coordination et suivi de projet
• Essentielle - Connaissance de MS-Office
• Importante - Creer des rapports de gestion et presentations
• Importante - Capacite a reviser et rediger
• Importante - Negociation avec fournisseurs

Avantages salariaux : 4 semaines de vacances, Regime de retraite, Regime d'assurance groupe, Conges personnels, etc.

Mobilite : n.a.

Centre Canadien d'Architecture

Le Centre Canadien d'Architecture est un centre international de recherche et un musee cree avec la conviction que l'architecture est d'interat public. Fort de ses vastes collections, le CCA est un chef de file dans l'avancement du savoir,...