Job Description

Resume :

Le coordonnateur administratif est principalement charge de soutenir l'administration du bureau et d'assurer le bon deroulement des activites quotidiennes au siege social. Ce poste consiste a gerer les taches administratives, notamment l'organisation du bureau, la coordination des fournisseurs, l'organisation des deplacements et la planification d'evenements, tout en apportant son soutien aux ressources humaines dans des domaines tels que la paie pour le Canada et la Republique tcheque, le recrutement, l'integration et l'administration des ressources humaines. Le coordonnateur administratif joue un role cle dans le maintien de l'efficacite, de la precision et du professionnalisme dans les fonctions administratives et RH.

Responsabilites :

Bureau et administration

Veiller a ce que le bureau presente un aspect professionnel et une atmosphere accueillante. Gerer les taches quotidiennes du bureau, notamment repondre aux courriels, preparer la correspondance et saisir les donnees. Superviser les systemes de classement, les archives et les dossiers electroniques et papier. Maintenir un stock adequat de fournitures de bureau et veiller au bon fonctionnement du materiel de bureau. Coordonner les preparatifs de voyage, les horaires et les reservations pour les employes. Planifier et organiser les evenements d'entreprise, les activites sociales et les initiatives de reconnaissance. Aider a la gestion des fournisseurs, notamment en apportant un soutien pour les renouvellements et le traitement des factures. Gerer la petite caisse et les notes de frais des employes. Fournir un soutien interdepartemental et faciliter la communication entre les equipes internes et les parties prenantes externes. Effectuer des taches administratives ponctuelles a la demande de la direction.

Soutien aux ressources humaines

Traiter et gerer la paie pour les bureaux du Canada et de la Republique tcheque, en veillant a l'exactitude et a la conformite avec les reglementations locales. Soutenir les efforts de recrutement en planifiant les entretiens, en coordonnant la communication avec les candidats et en aidant a la publication des offres d'emploi. Diriger l'administration de l'integration, preparer la documentation et assurer un processus d'integration harmonieux pour les nouveaux employes. Tenir a jour et mettre a jour les dossiers des employes et les bases de donnees des ressources humaines, en garantissant la confidentialite et le respect des reglementations en matiere de conformite. Traduire, mettre a jour et distribuer la documentation interne des ressources humaines en anglais et en francais. Soutenir l'administration des avantages sociaux des employes et repondre aux demandes de renseignements des employes.

Qualifications et competences :

2 a 3 ans d'experience dans un poste administratif ou de soutien aux ressources humaines. Diplome d'etudes postsecondaires dans un domaine connexe. Excellentes competences en communication ecrite et orale, en francais et en anglais. Maitrise de MS Office Suite et Google Suite. Solides competences organisationnelles, capacite a etablir des priorites et a mener plusieurs taches de front. Souci du detail et de la precision dans tout le travail. Orientation vers le service a la clientele et l'esprit de collaboration. Creativite et capacite a resoudre des problemes, avec la souplesse necessaire pour s'adapter a l'evolution des priorites.

Remuneration et avantages:

Assurance collective complete (sante, dentaire, et assurance vie). Regime de retraite avec contributions de l'employeur. Trois semaines de vacances payees des la premiere annee. Subvention pour le transport en commun. Programme de bien-etre. Journees de conge maladie et jours personnels payes.

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Summary:

The Administrative Coordinator is primarily responsible for supporting office administration and ensuring the smooth operation of day-to-day activities at the head office. This role manages administrative tasks, including office organization, vendor coordination, travel arrangements, and event planning, while also providing support to Human Resources in areas such as payroll for Canada and Prague, recruitment, onboarding, and HR administration. The Administrative Coordinator plays a key role in maintaining efficiency, accuracy, and professionalism across administrative and HR functions.

Responsibilities and Duties:

Office & Administration

Ensure a professional appearance and welcoming atmosphere in the office. Manage day-to-day office duties, including responding to emails, preparing correspondence, and data entry. Oversee filing systems, archives, and both electronic and hard-copy records. Maintain a suitable inventory of office supplies and ensure the smooth functioning of office equipment. Coordinate travel arrangements, schedules, and reservations for employees. Plan and organize company events, social activities, and recognition initiatives. Assist with vendor management, including support for renewals and invoice processing. Manage petty cash and employee expense reports. Provide interdepartmental support and facilitate communication between internal teams and external stakeholders. Perform ad hoc administrative tasks as requested by leadership.

Human Resources Support

Process and manage payroll for Canada and Prague, ensuring accuracy and compliance with local regulations. Support recruitment efforts by scheduling interviews, coordinating candidate communication, and assisting with job postings. Lead onboarding administration, preparing documentation and ensuring a smooth integration process for new hires. Maintain and update employee records and HR databases, ensuring confidentiality and adherence to compliance regulations. Translate, update, and distribute internal HR documentation in both English and French. Support the administration of employee benefits and respond to employee inquiries.

Qualifications and Skills:

2-3 years of experience in an administrative or HR support role. Post-secondary education resulting in a degree, diploma, or certificate in a related field. Excellent written and verbal communication skills in both French and English. Proficiency in MS Office Suite and Google Suite. Strong organizational skills with the ability to prioritize and multitask. Attention to detail and accuracy in all work. Customer-service orientation and a collaborative mindset. Creativity and problem-solving skills, with the flexibility to adapt to changing priorities.

Benefits:

Three weeks' paid vacation starting in the first year. Paid sick days and personal days. Comprehensive group insurance (health, dental and life insurance). RRSP Matching Program. * Exercise Subsidy (Gym, Sports, Wellness, etc.).