Job Description

Le(la) Coordonnateur des operations est un membre cle de l'equipe Qualite et Pharmacovigilance, responsable du soutien a la gestion de la formation, aux activites de pharmacovigilance (PV) et d'assurance qualite. Les responsabilites incluent le suivi et l'analyse des ecarts afin d'identifier les tendances, soutenir les efforts de conformite et favoriser l'amelioration de la performance. Ce role implique egalement de contribuer a l'elaboration et a la mise a jour des procedures operationnelles normalisees (PON), ainsi que de soutenir la conformite operationnelle et l'efficacite des equipes de Specialistes en soutien aux patients, en alignement avec les normes de PV des clients et de l'industrie.

Taches et responsabilites

Elaborer, mettre a jour et maintenir les procedures operationnelles normalisees (PON) et autres documents operationnels pour soutenir les fonctions des Specialistes en soutien aux patients. Concevoir, attribuer et gerer des programmes de formation de haute qualite afin d'assurer la comprehension et l'adhesion des Specialistes aux procedures requises. Gerer et superviser la formation d'integration des nouveaux Specialistes en soutien aux patients, en assurant leur preparation et leur reussite. Executer les taches, projets et activites de pharmacovigilance (PV) et d'assurance qualite (AQ) dans tous les programmes du departement de soutien aux patients. Effectuer les rapports de rapprochement PV hebdomadaires, mensuels et trimestriels conformement aux exigences des clients. S'assurer que les equipes de Specialistes en soutien aux patients respectent pleinement les ententes de pharmacovigilance specifiques aux clients. Identifier les ecarts et preparer des rapports detailles d'actions correctives et preventives (CAPA). Suivre et analyser les ecarts pour identifier les tendances et recommander des ameliorations operationnelles. Animer des seances regulieres de coaching et de retroaction avec les Specialistes et les chefs d'equipe pour renforcer la conformite PV et les meilleures pratiques, y compris la declaration des effets indesirables. Agir a titre d'expert en PV lors des audits, en fournissant soutien et expertise au besoin. Participer activement aux reunions d'equipe, en contribuant positivement aux discussions et en favorisant une communication efficace. Participer a l'orientation du personnel et aux seances de formation continue pour soutenir l'apprentissage et le developpement. Favoriser un environnement d'equipe collaboratif et professionnel, en contribuant a la croissance de l'equipe et en maintenant des normes elevees de conduite. Accueillir le changement et demontrer un engagement envers la reussite de l'equipe par une communication claire, de la devotion et un alignement avec les objectifs de l'entreprise.

Qualifications

Diplome universitaire en sciences de la sante, sciences de la vie ou dans un domaine connexe, ou combinaison equivalente de formation et d'experience pertinente. Minimum d'un an d'experience dans un role connexe, tel que les programmes de soutien aux patients, l'elaboration de PON, la coordination de la formation ou la pharmacovigilance. Experience en coordination ou gestion de projets consideree comme un atout. Maitrise de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word) et des applications web; excellentes competences en telecommunication avec capacite a etablir des relations par telephone et courriel. Excellentes competences en communication ecrite et verbale, avec une grande attention aux details et a la precision. Capacite demontree a gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique, avec une approche proactive et axee sur les solutions pour traiter un volume eleve de demandes. Solides competences en organisation et en gestion du temps, avec la capacite de respecter les delais internes et ceux des clients tout en maintenant des normes de qualite elevees. Capacite a travailler de facon autonome et en collaboration dans un environnement axe sur le travail d'equipe.
Vous devrez travailler directement avec des departements, des equipes, des fonctions de support et des parties prenantes d'IQVIA situes partout au Canada et a travers le monde, par consequent, une connaissance fonctionnelle de l'anglais, tant a l'ecrit qu'a l'oral, est necessaire a l'exercice des fonctions de ce poste.


Comme nos equipes de recrutement sont mondiales, veuillez soumettre votre CV en anglais et en francais.


The Operations Coordinator is a key member of the Quality & Pharmacovigilance team, responsible for supporting training management, pharmacovigilance (PV), and quality assurance activities. Responsibilities include tracking and analyzing deviations to identify trends, support compliance efforts, and drive performance improvements. The role also involves contributing to the development and maintenance of standard operating procedures (SOPs), and supporting the operational compliance and effectiveness of Patient Support Specialist teams in alignment with client and industry PV standards.

Duties and responsibilities

Develop, update, and maintain Standard Operating Procedures (SOPs) and other operational documentation to support Patient Support Specialist team functions. Design, assign, and manage high-quality training programs to ensure Patient Support Specialists understand and adhere to required procedures. Manage and oversee onboarding training for new Patient Support Specialists, ensuring successful completion and readiness for their roles. Execute Pharmacovigilance (PV) and Quality Assurance (QA) tasks, projects, and activities across all programs within the Patient Support department. Conduct weekly, monthly, and quarterly PV reconciliation reporting in accordance with client requirements. Ensure Patient Support Specialist teams operate in full compliance with client-specific Pharmacovigilance agreements. Identify deviations and prepare detailed Corrective and Preventive Action (CAPA) reports. Track and analyze deviations to identify trends and recommend operational improvements based on findings. Facilitate regular coaching and feedback sessions with Patient Support Specialists and Team Leads to reinforce PV compliance and best practices, including Adverse Event reporting. Act as the PV subject matter expert during audits, providing support and expertise as needed. Actively participate in team meetings, contributing positively to discussions and fostering effective communication. Engage in staff orientation and ongoing education sessions to support continuous learning and development. Promote a collaborative and professional team environment, contributing to team growth and maintaining high standards of conduct. Embrace change and demonstrate commitment to team success through clear communication, dedication, and alignment with company goals.

Qualifications

University degree in a health sciences, life sciences, or related field, or an equivalent combination of education and relevant experience. Minimum of 1 year of experience in a related role, such as patient support programs, SOP development, training coordination, or pharmacovigilance. Experience in project coordination or project management is considered an asset. Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, Word) and web-based applications; strong telecommunication skills with the ability to build rapport effectively via phone and email. Excellent written and verbal communication skills, with a strong attention to detail and accuracy. Demonstrated ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment, with a proactive and solution-oriented approach to handling a high volume of inquiries. Strong organizational and time management skills, with the ability to meet internal and client deadlines while maintaining high standards of quality. Ability to work both independently and collaboratively within a team-oriented environment.
You will be required to work directly with IQVIA departments, teams, support functions and stakeholders located across Canada and around the world therefore, a functional knowledge of English, both written and spoken, is necessary to perform the duties of this position.


As our hiring teams are global, please submit your resume in both English and French.


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