Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Resume du poste :
Sous la supervision de l'agente administrative, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif aux departements de recherche musicale et de performance, avec des responsabilites cles en matiere de planification, d'enseignement pratique, d'examens et de service a la clientele. Elle soutient egalement les affaires etudiantes pour les etudiants et le personnel de l'Ecole de musique Schulich, notamment en conseillant les etudiants et les professeurs sur les politiques academiques et les exigences des programmes, en verifiant et en traitant les documents, en coordonnant les activites connexes et en resolvant les problemes lies aux dossiers etudiants.
Principales taches et responsabilites :Participe a la planification et a l'organisation des horaires de cours, de l'enseignement pratique (individuel et en petit ensemble) et des examens (comprend, sans s'y limiter, les taches liees a l'attribution et a la reservation de salles, a l'inscription des capacites/prerequis/restrictions des cours, a l'enregistrement, a la preparation du materiel pour les juges/examinateurs/surveillants/accompagnateurs, a la demande de production de performances et aux exigences des lieux, ainsi qu'a la reservation et a l'accord des instruments). Cela peut egalement inclure la verification/recommandation de modifications necessaires aux informations sur les cours/programmes/calendrier universitaire et la gestion ou le renvoi des inscriptions inter-departementales ou inter-universitaires. Agit comme personne-ressource pour les politiques et procedures concernant les modifications de cours et de programmes ; assure la liaison avec les departements cles du campus (ACTP, ES, SCTP, etc.) pour suivre le processus d'approbation des propositions de modifications de cours/programmes et/ou de politiques revisees. Fournit des informations detaillees sur les programmes de musique a tous les etudiants de McGill ; collabore avec la doyenne associee aux affaires academiques et etudiantes (ADASA), la gestionnaire des services aux etudiants, les directeurs de departement, l'agente des affaires etudiantes et les coordonnateurs de secteur pour proposer de nouveaux cours/programmes et des revisions. Aide la doyenne associee et la gestionnaire des services aux etudiants a produire des rapports lies aux services etudiants (bourses, statistiques d'inscription, etc.). Fournit un soutien administratif et de secretariat aux directeurs des departements de recherche musicale et de performance ainsi qu'aux autres membres de l'equipe selon les besoins. Cela peut inclure la gestion des horaires et des agendas, l'organisation et la participation a des reunions (preparation des ordres du jour et des proces-verbaux), la reponse a la correspondance du departement, la participation aux processus d'embauche (taches Workday), l'aide a l'evaluation des cours, et l'organisation d'evenements speciaux (conferenciers invites, classes de maitre, conferences). En tant que premier point de contact du service, accueille les etudiants, le personnel academique et les autres parties. Fournit des informations detaillees et des explications ; oriente et assure le suivi au besoin. Prepare et verifie les documents connexes. Compile des donnees/rapports, gere l'emission et le traitement des bourses et prix (bourses en cours, bourses renouvelables, subventions de voyage, concours et prix), examine les demandes d'Opportunites educatives enrichies (EEO) approuvees par la faculte ; cree et met a jour les formulaires supervises par les services aux etudiants. Soutient les autres unites de musique pendant les periodes de pointe pour la planification et l'execution d'evenements lies aux cycles des etudiants potentiels et actuels (recrutement, auditions d'entree, orientation, inscription, soumission des notes, collation des grades, seances d'information) et assure la couverture du comptoir d'accueil au besoin.

La liste ci-dessus est representative et ne constitue pas une liste exhaustive des taches pouvant etre effectuees par une personne occupant ce poste.
Doit etre disponible pour travailler selon un horaire flexible : fins de semaine (pendant les periodes d'auditions/examens ou pour respecter des echeances critiques) et certains vendredis d'ete en juillet et aout.
Pendant les periodes de pointe (fin aout/debut septembre et debut janvier) et durant la periode de probation initiale, ce poste peut exiger une presence a 100 % sur le campus ; le reste de l'annee, une formule de travail flexible peut etre demandee selon les directives de l'Universite (ex. : 3 jours au bureau, 2 jours en teletravail).
Competences et aptitudes requises :
Experience dans un environnement educatif propre a une ecole de musique est un atout important. Experience de travail avec des etudiants universitaires et des processus de planification d'horaires est un atout. Capacite demontree a organiser et a gerer plusieurs taches. Doit etre oriente vers le service et capable de transmettre et recevoir l'information avec precision. Excellentes competences en communication ecrite et interpersonnelle. Capacite a gerer plusieurs taches, a etablir des priorites et a travailler sous pression dans un environnement dynamique. Competences organisationnelles eprouvees et capacite a suivre les donnees pour respecter les echeances. Capacite demontree a ecouter et a aider les etudiants avec leurs problemes. Capacite a travailler de facon autonome et en equipe. Maitrise de l'environnement PC et des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Access, PowerPoint) ainsi que des systemes tels que Minerva, Banner SIS, Workday, Slate, etc. Excellente maitrise du francais et de l'anglais, a l'oral comme a l'ecrit. L'Universite McGill est une universite anglophone ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste est evalue au niveau 4.
Avantages offerts par McGill (employeur de choix a Montreal) :Regime d'avantages sociaux competitif (sante, dentaire, assurance vie) (si admissible) Regime de retraite a cotisations determinees (avec contribution de l'employeur jusqu'a 10 %) (si admissible) Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) et compte d'epargne libre d'impot (CELI) Politique de vacances competitive Deux (2) journees personnelles Deux (2) conges flottants Neuf (9) vendredis d'ete - conges payes entre la fete de la Saint-Jean-Baptiste et la fete du Travail Conge paye pendant la periode des fetes de decembre Exoneration des frais de scolarite pour les employes reguliers et leurs personnes a charge Jusqu'a deux (2) jours de teletravail par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise a travailler au Canada et dispose a travailler dans la province de Quebec, sur le campus ou le poste est base.
Connaissance de l'anglais : L'Universite McGill est une universite anglophone ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue au niveau 4sur une echelle de 0 a 4. Pour une definition de nos niveaux de competence linguistique, veuillez cliquer ici.
Formation et experience minimales requises :
DEP - Etudes de secretariat 4 ans Experience pertinente / DEP - Systemes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-09-30
Date limite pour postuler :
2025-09-19L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.