Job Description

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Coordinator, Human Resources

Group:

Human Resources

Reports to

: Director, Human Resources

Location:

WADA Headquarters, Montreal, Canada





Posting deadline: 11 July 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The HR Coordinator plays a central role in supporting the smooth functioning of Human Resources operations at WADA. This position ensures continuity, accuracy, and responsiveness in both internal HR services and broader organizational support. In the absence of this role, critical administrative tasks, communication channels, and financial coordination processes are at risk of being delayed, mishandled, or falling through the cracks--directly impacting employee experience, compliance, and the efficiency of the HR team

KEY RESPONSIBILITIES

HR Inbox Management

Manages the HR inbox, responds to employee queries, addresses routine requests, and redirects questions to appropriate HR team members or departments.

HRIS & SharePoint Super User

Acts as the super user for BambooHR and SharePoint, ensuring all HR documents, templates, and internal resources are updated and accessible.

Data Audits & Confidentiality

Conducts regular audits to verify data accuracy, ensure confidentiality, and maintain HRIS security, in collaboration with CSS, IT, and the HR team.

HR Communications & Annual Planning

Maintains the HR department's annual calendar of internal reminders and collaborates with the Coordinator, Corporate Services and Sustainability to ensure timely contributions to the WADA Community News.

Leadership Report Coordination

Oversees the production and upkeep of the Leadership Report in collaboration with the HR team.

HR Financial Administration

Manages HR-related financial tasks including preparation and tracking of purchase orders and invoices in Business Central (BC), reconciliation of the HRD corporate credit card, and processing of per diem and expense claims. Coordinates closely with the Finance team.

Organizational Charts & Bilingual Title Management

Ensures organizational charts are kept up to date and posted promptly. Verifies all job titles in both French and English within the HRIS to maintain consistency and compliance.

Coordinates Onboarding and Offboarding activities

Coordinates schedules and meetings for new hires while tracking and liaising with IT and Office Operations (CSS) to ensure efficient delivery and retrieval of WADA welcome gifts and IT equipment.

Project and Team Support

Provides coordination and administrative support on various HR projects and undertakes additional responsibilities as delegated by the HR Director.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

Minimum of five (5) years of experience in a Human Resources Coordinator role or in a similar administrative support position; Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook), SharePoint, and Microsoft Teams; Demonstrated ability to handle sensitive information with the highest level of confidentiality, tact, and discretion; Proven initiative, resourcefulness, and ability to work independently with minimal supervision; Strong planning, organizational, and problem-solving skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines; High level of accuracy and efficiency in completing tasks; able to work well under pressure in a fast-paced environment; Exceptional attention to detail, a critical requirement for success in this role; Excellent oral and written communication skills in one of the two official languages (English or French), with a strong working knowledge of the other. Ability to translate documents from English to French is required; Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport; Aligned with WADA core values: Integrity, Openness, Excellence.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision:

WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:

WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:

WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.




The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.



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Coordonnateur, Resources Humaines

Groupe:

Ressources Humaines

Superieur:

Directrice, Ressources Humaines

Lieu:

Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada



Date limite de candidature: 11 juillet 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.

APERCU DU POSTE

Le coordonnateur des ressources humaines joue un role essentiel dans le bon fonctionnement des operations des ressources humaines a l'AMA. Ce poste assure la continuite, la precision et la reactivite des services RH internes et du soutien organisationnel plus large. En l'absence de ce role, les taches administratives essentielles, les canaux de communication et les processus de coordination financiere critiques risquent d'etre retardes, mal geres ou negliges, ce qui a un impact direct sur l'experience des employes, la conformite et l'efficacite de l'equipe des RH.

LES RESPONSABILITES CLES

Gestion de la boite de reception RH

Gere la boite de reception RH, repond aux questions des employes, traite les demandes courantes et redirige les questions vers les membres de l'equipe ou les departements appropries.

Super utilisateur SIRH & SharePoint

Agit en tant que super utilisateur pour BambooHR et SharePoint, en veillant a ce que tous les documents, modeles et ressources internes des RH soient mis a jour et accessibles.

Audits & Confidentialite des donnees

Effectue des audits reguliers pour verifier l'exactitude des donnees, assurer la confidentialite et maintenir la securite du SIRH, en collaboration avec le SCDD, TI et l'equipe RH.

Communications RH & Planification annuelle

Tient a jour le calendrier annuel des rappels internes du departement RH et collabore avec le coordonnateur, services corporatifs et developpement durable afin d'assurer des contributions ponctuelles a l'infolettre communautaire de l'AMA.

Coordination du rapport de leadership

Supervise la production et la mise a jour du rapport de leadership en collaboration avec l'equipe RH.

Administration financiere RH

Gere les taches financieres liees aux ressources humaines, notamment la preparation et le suivi des bons de commande et des factures dans Business Central (BC), la reconciliation de la carte de credit de la DRH et le traitement des indemnites journalieres et des notes de frais. Coordonne etroitement avec l'equipe des finances.

Organigrammes & Gestion des titres bilingues

Veille a ce que les organigrammes soient tenus a jour et affiches rapidement. Verifie tous les titres de postes en francais et en anglais dans le SIRH afin de maintenir la coherence et la conformite.

Coordonner les activites d'integration et de depart

Coordonner les horaires et les reunions pour les nouveaux employes tout en assurant le suivi et la liaison avec l'equipe TI et les services corporatifs (SCDD) pour garantir une livraison et une recuperation efficaces des cadeaux de bienvenue de l'AMA et de l'equipement informatique.

Soutien aux projets et a l'equipe

Assurer la coordination et le soutien administratif de divers projets RH et assumer d'autres responsabilites deleguees par la directrice des ressources humaines.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES

Minimum de cinq (5) annees d'experience dans un role de coordonnateur des ressources humaines ou dans un poste de soutien administratif similaire; Maitrise avancee de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), de SharePoint et de Microsoft Teams. Capacite averee a traiter des informations sensibles avec le plus haut niveau de confidentialite, de tact et de discretion; Esprit d'initiative, debrouillardise et capacite a travailler de maniere independante avec un minimum de surveillance; Solides competences en matiere de planification, d'organisation et de resolution de problemes, avec la capacite de gerer des priorites multiples et de respecter les delais; Haut niveau de precision et d'efficacite dans l'accomplissement des taches; capacite a travailler sous pression dans un environnement en evolution rapide; Une attention exceptionnelle aux details, une exigence essentielle pour reussir dans ce role; Excellentes competences en communication orale et ecrite dans l'une des deux langues officielles (anglais ou francais), avec une solide connaissance pratique de l'autre. La capacite de traduire des documents de l'anglais au francais est requise; Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport); Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : integrite, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux competitifs.

Vision:

La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.

Mission:

La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

A propos de nous:

Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En decembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employes et est representee par 56 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.




Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.