Job Description

OPPORTUNITY:
Title: Coordinator, Accounting
Reports to: Senior Coordinator, Accounting
Location: Hybrid, Golf Canada Office (Oakville, ON)
Status: Full Time, Permanent
Target Start Date: December 2025
OVERVIEW:
The Accounting Coordinator is responsible for ensuring the accurate and timely processing of all vendor invoices, payments, and employee expense reports in compliance with company policies. This role maintains organized financial records, performs monthly reconciliations, and serves as the primary contact for accounts payable inquiries and Concur Expense support. In addition, the position provides administrative assistance to the Finance team and senior leadership, supports audit preparation, and contributes to process improvement initiatives. The ideal candidate is detail-oriented, proactive, and committed to maintaining high standards of accuracy, efficiency, and vendor relations.
PRIMARY DUTIES:
1. Accounts Payable: 65%
Accurately review, code, and process a high volume of vendor invoices in accordance with company policies and deadlines, including maintaining detailed and organized digital and physical records to ensure audit readiness
Support the processing of employee expense reports and corporate credit card transactions, verifying accuracy and compliance with company travel and expense policies
Complete month-end balance sheet account reconciliations and account reviews for prepaids, capital assets, and accrued liabilities
Process recurring monthly payments for rent, allowances, and contractual obligations
Serve as support for the Concur Expense module, including new hire training, account setup, and acting as the internal point of contact for staff
Reconcile vendor statements, investigate discrepancies, and proactively resolve billing and payment issues
Respond promptly and professionally to vendor and internal inquiries regarding payments, account balances, and invoice status
Advocate for the vendor support program, including proactive vendor management and supplier consolidation by nature of service or product
2. Administrative Support: 25%
Assist with day-to-day transaction processing, including journal entries, electronic filing, and administrative invoices (e.g., postage, cell phone allocations, office cleaners)
Provide occasional administrative assistance for the COO and Director of Finance, such as meeting scheduling, courier coordination, and document organization
Support audits by providing necessary documentation and responding to auditor inquiries
Assist with special assignments, ad hoc analysis, and departmental projects as needed
3. Process Improvement and Compliance 10%
Support implementation of best practices in accounts payable processes, including identifying and recommending efficiencies and automation opportunities
Assist in reviewing and enhancing internal controls related to payables, expense management, and vendor compliance
CPA designation not required; pursuing or planning to pursue the designation is considered an asset.
APPLICATION DETAILS:
Golf Canada - Human Resources
1333 Dorval Drive, Suite 1
Oakville, ON L6M 4X7 Email: resumes@golfcanada.ca Visit: www.golfcanada.ca
One (1) position available. Golf Canada will interview up to ten (10) candidates. Forward cover letter and resume, by e-mail or mail only, NO PHONE CALLS PLEASE to the above contact by November 17, 2025. Golf Canada thanks all applicants but will contact only those who will be invited for an interview.
Golf Canada's regular hours of work are 40 hours per week, namely Monday to Friday, 8 hours a day and 5 days a week including a one-hour lunch. However, the demands of your position may require your hours of work to vary to meet the objectives of your employment. Due to the nature of this position, there may also be some travel required and the need to work some weekends.
Golf Canada is committed to providing a safe environment for all, especially children. All applicants will be thoroughly screened using background checks and a review process.
Golf Canada's core values are "Fun, Excellence, Inclusion, Respect, Accountability" and while these are included in each employee's offer of employment and annual employment letters, these core values are also an integral part of the Golf Canada's recruitment, hiring and annual review process.
Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential.
Golf Canada is committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act ('AODA'). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify Human Resources at 905-849-9700.
OFFRE D'EMPLOI :
Titre: Coordonnateur, Comptabilite
Releve de : Coordonnateur principal, Comptabilite
Lieu: Hybride - Siege social de golf Canada (Oakville, Ontario)
Statut: Permanent a temps plein
Date d'entree en fonction prevue: Decembre 2025
Veuillez noter que, dans le present document, le genre masculin est utilise comme generique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.
APERCU:
Le coordonnateur de la comptabilite est charge de veiller au traitement precis et rapide de toutes les factures des fournisseurs, des paiements et des notes de frais des employes, conformement aux politiques de l'entreprise. Il tient a jour les registres financiers, effectue les rapprochements mensuels et sert de principale personne-ressource pour les demandes relatives aux comptes fournisseurs et l'assistance pour le module Concur Expense. En outre, le titulaire du poste apporte une aide administrative a l'equipe des finances et a la direction, participe a la preparation des audits et contribue aux initiatives d'amelioration des processus. Le candidat ideal est minutieux, proactif et determine a maintenir des normes elevees en matiere d'exactitude, d'efficacite et de relations avec les fournisseurs.
PRINCIPALES TACHES :
1. Comptes fournisseurs: 65 %
Examiner, coder et traiter avec precision un volume important de factures de fournisseurs conformement aux politiques et aux delais de l'organisation en tenant a jour des registres numeriques et physiques detailles et organises pour la preparation des audits.
Aider au traitement des notes de frais des employes et des transactions par carte de credit de l'organisation, en verifiant leur exactitude et leur conformite avec les politiques de l'organisation en matiere de deplacements et de depenses.
Effectuer les rapprochements comptables et les revues comptables de fin de mois pour les charges prepayees, les immobilisations et les dettes accumulees.
Traiter les paiements mensuels recurrents pour le loyer, les allocations et les obligations contractuelles.
Agir comme personne-ressource de soutien pour le module Concur Expense, y compris la formation des nouveaux employes, la configuration des comptes et les contacts avec le personnel.
Reconcilier les releves des fournisseurs, enqueter sur les ecarts et resoudre de maniere proactive les problemes de facturation et de paiement.
Repondre rapidement et de maniere professionnelle aux demandes des fournisseurs et des services internes concernant les paiements, les soldes des comptes et le statut des factures.
Promouvoir le programme de soutien aux fournisseurs, y compris la gestion proactive des fournisseurs et leur consolidation en fonction de la nature du service ou du produit.
2. Soutien administratif: 25 %
Aider au traitement quotidien des transactions, y compris les ecritures comptables, le classement electronique et les factures administratives (p. ex., frais postaux, allocations pour les telephones portables, menage des bureaux, etc.).
Fournir une assistance occasionnelle au directeur en chef de l'exploitation et a la directrice des finances, notamment pour la programmation des rencontres, la coordination du courrier et l'organisation des documents.
Soutenir la tenue des audits en fournissant les documents necessaires et en repondant aux demandes des auditeurs.
Aider a l'execution d'affectations speciales, d'analyses impromptues et de projets de departement au besoin.
3. Amelioration et conformite des processus: 10 %
Soutenir la mise en oeuvre des meilleures pratiques dans les processus comptables relatifs aux fournisseurs, notamment en identifiant et en recommandant des gains d'efficacite et des possibilites d'automatisation
Contribuer a l'examen et a l'amelioration des controles internes lies aux comptes fournisseurs, a la gestion des depenses et a la conformite des fournisseurs.
Le titre de CPA n'est pas obligatoire; toutefois, etre en cours d'obtention ou envisager d'obtenir ce titre est considere comme un atout.
SOUMISSION DES CANDIDATURES:
Golf Canada - Ressources humaines
1333 Dorval Drive, Suite 1
Oakville ON L6M 4X7 Courriel : resumes@golfcanada.ca Visitez le site : www.golfcanada.ca
Un (1) poste disponible. Golf Canada recevra en entrevue un maximum de dix (10) candidats. Faites parvenir votre lettre de presentation et votre curriculum vitae par courriel ou par la poste seulement - PAS D'APPELS SVP - aux coordonnees ci-dessus d'ici le 17 novembre 2025. Golf Canada remercie tous les postulants mais ne contactera que les candidats qui seront invites en entrevue.
L'horaire normal de travail chez Golf Canada est de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, soit huit (8) heures par jour, cinq (5) jours par semaine, pause-repas d'une heure comprise. Cependant, les exigences du poste peuvent se traduire par un horaire variable, peut-etre irregulier, pour repondre aux objectifs de l'emploi. Etant donne la nature du poste, certains voyages peuvent etre exiges et il peut etre necessaire de travailler certains week-ends.
Golf Canada s'engage a assurer un environnement securitaire pour tous, en particulier pour les enfants. Les postulants feront tous l'objet d'un processus de selection rigoureux, avec verification des antecedents et procedure d'evaluation.
Les valeurs fondamentales de Golf Canada sont le plaisir, l'excellence, l'inclusion, le respect, l'imputabilite . Ces valeurs de base, qui s'incarnent dans les offres d'emploi et lettres d'embauche annuelles de tous les employes, font partie integrante des politiques de recrutement et d'embauche de
Golf Canada, ainsi que du processus de revision annuelle.
Golf Canada respecte l'equite en matiere d'emploi et propose un milieu de travail diversifie, sans discrimination ni harcelement, inclusif et respectueux des differences au sein de son personnel, ou chacun peut realiser tout son potentiel.
Golf Canada a pris l'engagement de maintenir des pratiques d'emploi respectueuses des normes d'accessibilite enoncees dans la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en aviser les Ressources humaines au 905-849-9700.

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