Job Description

• english will follow

Mila, pôle mondial en intelligence artificielle Mila est un institut de recherche d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle au bénéfice de toutes et tous. En mettant à disposition ses résultats pour être un vecteur de changement au service du bien commun, Mila contribue au développement de l’innovation au Québec. Fondé par le professeur Yoshua Bengio, pionnier de l’apprentissage profond, Mila est le fruit d’une collaboration unique en son genre entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal. Mila est un écosystème de recherche effervescent qui rassemble plus de 70 partenaires de l’industrie et 700 spécialistes de l’intelligence artificielle, parmi les plus brillants au monde. Description du mandat Sous la direction du Gestionnaire scientifique, et en étroite collaboration avec les organismes partenaires de Mila, le.la Coordinateur.trice de projets contribue directement à la coordination administrative, l’exécution et promotion d’un portefeuille de projets du Professeur Bengio en IA et santé. Principaux défis

• Contribue, avec les autres équipes à Mila, IVADO et les organisations partenaires, à la gestion administrative des projets de recherche :
  • Coordonne les activités scientifiques entre les différentes parties prenantes des projets: chercheur.e.s, étudiant.e.s et collaborateurs.trices
  • Analyse et suit des indicateurs de performance reliés aux différentes subventions
  • Coordonne et participe aux réunions de coordination impliquant les organisations partenaires
• Soutient administrativement la recherche scientifique et prépare des documents variés: compte-rendu des réunions, demandes de fonds, articles scientifiques, présentations ;
• Contrôle, prépare et suit le budget, assure la liaison avec le service des finances - veille à ce que les objectifs et les jalons soient atteints dans le respect du calendrier et du budget établis ;
• Mobilise les ressources internes et externes afin d’obtenir les informations nécessaires au montage des demandes de subventions et des redditions de compte (professeur.e.s, unités et centres de recherche, partenaires, etc.) et et aide à leur rédaction ;
• Fait le lien entre l’équipe de recherche, l’équipe partenariats/affaires juridiques et l’équipe des finances pour faire avancer toutes les composantes des projets de recherche et assurer la conformité aux politiques et aux règlements applicables ;
• Planifie et organise des réunions de recherche, ateliers, conférences et d’autres événements scientifiques en lien avec les projets ou le programme de recherche ;
• Recueille et assemble régulièrement des données et des statistiques scientifiques, administratives et financières, et établit des rapports d’avancement en collaboration avec les autres membres de l’équipe

Mila, a global hub in artificial intelligence Mila is a research institute for scientific advances that inspires Artificial Intelligence development and innovation for the benefit of all. Mila is making its results available to be a vector of change serving common good, and thus contributes to the development of innovation in Quebec. Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila rallies researchers specializing in the field of artificial intelligence. Recognized globally for its significant contributions to the field of deep learning, Mila has stood out in the areas of natural language processing, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila is the result of a partnership between the Université de Montréal, McGill University, École Polytechnique de Montréal and HEC Montréal. Mila is a vibrant research ecosystem that brings together more than 70 industry partners and 700 of the world's brightest artificial intelligence specialists. Description of the mandate Under the supervision of the Scientific Manager, and in close collaboration with Mila's partner organizations, the Project Coordinator contributes directly to the administrative coordination, execution and promotion of a portfolio of Professor Bengio's projects in AI and health. Main challenges 1) Contributes with the other teams at Mila, IVADO and partner organizations to the administrative management of research projects:

• Coordinates scientific activities between various project stakeholders: researchers, students and collaborators
• Analyses and monitors performance indicators related to various grants
• Coordinates and participates in coordination meetings involving partner organizations

2) Administratively supports scientific research and produces various documents: meetings reports, grant application, scientific articles, presentations;
3) Controls, prepares and monitors the budget, liaises with the finance department - ensures that objectives and milestones are met within the established schedule and budget; 4) Mobilizes internal and external resources to obtain the information needed to submit grant applications and reporting (professors, research units, research centers, partners, etc.) and helps with their writing; 5) Brings in the research team, the partnerships/legal affairs team and the finance team to promote all components of research projects and ensure compliance with applicable policies and regulations; 6) Plans and organizes research meetings, workshops, conferences and other scientific events related to the research projects or program; 7) Collects and assembles on a regular basis scientific, administrative and financial data and statistics, and prepares progress reports in collaboration with other team members Requirements Profil recherché Votre formation et expérience:

• Diplôme universitaire de 1er cycle (bacc. scientifique, en gestion de projets ou tout autre domaine connexe); diplôme de 2e cycle, un atout.
• 2 à 5 années d’expérience pertinente ou toute autre combinaison équivalente démontrant une expérience en coordination de projet.
• Expérience en reddition de compte et suivi/analyse d’indicateurs de performance
• Expérience dans le milieu de l’administration de la recherche, un atout

Vos connaissance spécifiques:

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Connaissance de la culture du milieu universitaire et de la recherche, intérêt pour les sciences et le milieu de l’Intelligence Artificielle.
• Connaissances financières: préparation des budgets, suivi de dépenses et transferts de fonds selon les besoins
• Très bonne maîtrise des suites Office et Google;

Vos compétences:

• Excellentes aptitudes et goût pour la rédaction et la communication;
• Grand sens de l'organisation et des priorités (capacité à mener plusieurs tâches simultanément, à respecter les délais etc.)
• Bonne capacité d’autonomie et proactivité
• Bonne capacité d’analyse et excellent jugement;
• Attention minutieuse aux détails et capacité à apprendre rapidement;
• Excellentes compétences interpersonnelles et de travail d’équipe
• Capacité à créer et maintenir des relations de collaboration et de concertation en milieu de recherche;
• Envie d’aider à façonner une équipe tournée vers le soutien à la recherche;

Required profile Your education and experience:

• Undergraduate university degree (bacc. in science, project management or any other related field); graduate degree is an asset.
• 2 to 5 years of relevant experience or any other equivalent combination demonstrating experience in project coordination.
• Experience in reporting and monitoring/analysis of performance indicators
• Experience in research administration is an asset

Your specific knowledge:

• Excellent French and English proficiency, both spoken and written;
• Knowledge of academic and research domain, interest in science and the field of Artificial Intelligence.
• Financial knowledge: preparing budgets, monitoring expenses and transferring funds according to the needs
• Very good knowledge of Office and Google suites;

Your skills:

• Excellent skills and interest for writing and communication;
• Great sense of organization and priorities (ability to carry out several tasks simultaneously, to meet deadlines, etc.)
• Autonomy and proactivity
• Good analytical skills and excellent judgment;
• Close attention to detail and fast learner;
• Excellent interpersonal and teamwork skills
• Ability to create and maintain collaborations and consultations in the research community;
• Desire to help shape a team focused on research support;

Benefits De bonnes raisons de travailler à Mila Mila a au cœur de ses priorités l’harmonie entre la vie personnelle et le travail afin que vous puissiez nourrir vos ambitions de manière durable.

• Bénéficiez d’excellentes conditions d’emploi (programme d’assurance collective complet, régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur, politique de congés annuels généreuse);
• Vous baignez dans un environnement moderne: travail hybride avec accès à un spacieux bureau au cœur du Mile-Ex, quartier branché établi comme plaque tournante de la techno;
• Maintenez un équilibre travail/vie personnelle avec nos horaires de travail flexibles;
• Côtoyez des experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Profitez d’une ambiance de travail collaborative.

Nous voulons vous connaître! Nous encourageons toute personne stimulée à œuvrer dans un écosystème en progression continue et à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler. À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées. Good reasons to work at Mila

• Enjoy excellent employment conditions (comprehensive group insurance program, retirement savings plan with employer contribution, generous vacation policy)
• Work in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, and near public transportation
• Maintain a work-life balance with our flexible work hours
• Mingle with experts in their field, people who are enthusiastic and exciting
• Enjoy a collaborative work environment

We would like to know about you At Mila, diversity is important to us. We value an equitable, open, and respectful work environment. We encourage applications from anyone motivated to work in an ever-growing ecosystem and contribute to implementing and defining a healthy and inclusive culture. Please note that only those selected for interviews will be contacted.