Job Description

Le Groupe Conseil

VTEK inc.

possede une solide experience dans l'industrie petroliere et gaziere depuis

plus de 20 ans

. Au cours des dernieres annees, notre firme a connu une croissance sans precedent faisant de nous l'un des leaders dans l'industrie situee a

Anjou.

Nous offrons :

Regime flexible d'assurance medicale collective. Retraite a contribution determine avec participation de l'employeur. Acces a des consultations en telemedecine. Programme d'aide aux employes. Plateforme d'offre rabais pour mieux etre, mise-en-forme et support a la famille. Formations adaptees aux besoins de vos fonctions.

RESPONSABILITES:

Relevant du Directeur General, le/la Controleur(euse) documentaire est responsable de ce qui suit :

Maintenir la confidentialite des informations sensibles et des conditions de l'entente Gerer le cycle de la documentation a l'aide de feuilles de transmission Utiliser les procedures de la bibliotheque du projet et les procedures specifiques au projet Utiliser les divers outils et traiter les documents conformement aux procedures VTEK et aux instructions du projet afin de respecter les normes en gestion des documents Aide a la mise en place des matrices de distribution du systeme de gestion des documents Enregistrer et gerer la liste principale d'attributs de documents dans le systeme de gestion des documents, le tout tel que les codes de structure de ventilation des installations, les codes de lot de commande, etc. Transmettre les livrables et autres documents selon les instructions de l'equipe de projet Fournir des rapports a partir du systeme de gestion des documents, tels que l'etat d'ingenierie et l'etat de soumission des documents du fournisseur / entrepreneur, la mesure du progres technique, les cycles de revision, et assister a accelerer les revisions internes Effectuer des audits sur les donnees dans le systeme de gestion des documents afin de garantir des rapports precis Imprimer, archiver, copier et numeriser des documents de projet selon les besoins Relire et imprimer des documents avec divers degres de complexite, de taille et de types si requis Aider le ou la responsable du traitement des documents a mettre en place un archivage papier et a gerer cet archivage, le tout si l'archivage papier du projet est requis Participer a d'autres initiatives de controle de documents de projet et a des taches de gestion des donnees Aider a la remise finale ( handover ) de la documentation.

QUALIFICATIONS:

3+ ans d'experiences en bureautique, administration, secretaire DEP-DEC en bureautique, secretariat Excellente maitrise du francais et de l'anglais, ecrit et parle ; Rigueur et sens du details; Capacite a traduire de la documentation technique ; Creation de differents types de documents administratifs ; Excellentes competences interpersonnelles ; Travailler avec des delais imprevisibles et serres ; Excellente connaissance avec MS Office. Bonne connaissance d'Adobe Pro, Publisher, SharePoint, etc.

VTEK Consulting Group inc

. has solid experience in the oil and gas industry for over

20 years.

In recent years, our firm has experienced unprecedented growth, making us one of the leaders in the industry located in

Anjou.

We offer :

Flexible group medical insurance plan. Defined contribution pension with employer participation. Access to telemedicine consultations. Employee Assistance Program. Discount platform for wellness, fitness and family support. Training tailored to the needs of your functions.

RESPONSIBILITIES:

Reporting to the General Manager, the Document Controller is responsible for the following:

Maintain confidentiality around sensitive information and terms of agreement Manage the flow of documentation using transmittal sheets Use procedures from the project library and project specific procedures Use tools and process documents in compliance with VTEK procedures and project instructions to meet Document Management Standards. Assist in setting up distribution matrices in the Document Management System. Register and maintain the document master list of attributes in the Document Management System, such as facility breakdown structure codes, procurement package codes, etc. Allocate deliverable document numbers as required. Transmit deliverables and other documents as instructed by the project team. Provide reports from the Document Management System such as the engineering status and vendor/contractor document submission status, engineering progress measurement, review cycles and assist in expedite internal reviews. Manage the Document Management System portals for transmitting, receiving and distributing documents to internal and external users Audit data in the Document Management System to ensure accurate reporting. Print, copy and scan project documents as required Proofread and print documents in varying degrees of complexity, size, and type is required If project hard copy filing for controlled documents is required, assist the lead document controller in setting up hard copy filing and maintaining hard copy filing Participate in other project document control initiatives and data management tasks Assist with the final handover of documentation

QUALIFICATIONS:

3+ years of experience in office automation, administration, secretary; High School or College diploma in office automation, secretarial work; Excellent command of French and English, written and spoken; Ability to translate technical documentation; Creation of different types of administrative documents; Great sense of detail and precision Excellent interpersonal skills; Work with unpredictable and tight deadlines; Excellent knowledge of the MS Office suite; Good knowledge of Adobe Pro, Publisher, SharePoint, etc.
Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Remuneration: 50000,00$ a 60000,00$ par an

Capacite a faire le trajet ou a demenager:

Montreal, QC: Faire le trajet sans probleme ou prevoir un demenagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Experience:

Controle de documents: 3ans (Obligatoire)
Langue:

Francais (Obligatoire) Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel