Job Description

Si vous recherchez un environnement de travail a dimension humaine, ou la collaboration et l'amelioration continue font partie de votre quotidien, et ou vous avez un impact direct sur l'experience clients, vous etes au bon endroit !



Sommaire du role

Le role est responsable de fournir une experience employe fluide et accompagnee tout au long du cycle de vie RH, de l'integration a la sortie. En tant que principal point de contact RH pour les employes au Canada et aux Etats-Unis, ce poste offre des conseils au quotidien, repond aux questions sur les politiques RH et veille a ce que les employes se sentent soutenus tout au long de leur parcours.

Un axe cle consiste a administrer les avantages sociaux et les regimes de retraite, a gerer les relations avec les assureurs et a fournir un soutien reactif aux employes concernant les reclamations, les inscriptions et les conges. En outre, le poste coordonne les communications aux employes, promeut les programmes d'avantages sociaux et fournit des mises a jour regulieres, accessibles et coherentes sur les politiques et pratiques RH.



Responsabilites

Experience employe

Fournir des conseils aux employes sur les sujets RH. Gerer l'ensemble des processus d'integration et de depart, afin d'assurer une experience employe coherente et positive. Agir comme principal point de contact RH pour les employes, en fournissant des conseils sur les politiques et pratiques RH avec discretion et professionnalisme. Preparer, traduire et diffuser les communications RH, avantages sociaux et paie pour les employes au Canada et aux Etats-Unis. Realiser des entretiens de suivi (stay et exit interviews) et partager les ameliorations possibles avec le HRBP en fonction des retours des employes. Organiser des points de suivi avec les nouveaux employes si necessaire, preparer un resume des feedbacks et signaler toute information pertinente ou probleme au manager et a l'equipe RH pour ameliorer l'experience d'integration. Soutenir les initiatives de sante et securite, les audits et certifications, et coordonner avec les partenaires externes si necessaire. Administrer le programme de recommandation d'employes, en communiquant avec la paie pour assurer le traitement rapide des incitatifs. Veiller a la livraison des cartes-cadeaux aux employes eligibles et tenir un suivi des statistiques.

Politiques RH et communications

Preparer, traduire et envoyer toutes les communications RH aux employes au Canada et aux Etats-Unis. Reviser et mettre a jour les politiques RH, les processus et les organigrammes, en veillant a leur alignement avec la vision et les valeurs de l'entreprise. Conseiller les managers et employes sur les politiques RH, interpreter et fournir des orientations sur tous les sujets RH.

Administration des avantages sociaux et de la paie

Gerer tous les aspects de l'administration des avantages sociaux pour les employes canadiens et americains, y compris les inscriptions, modifications et cessations. Agir comme principal contact pour les employes, assureurs et fournisseurs sur les questions liees aux avantages sociaux. Surveiller l'utilisation des avantages, les tendances de couts et la participation. Fournir des conseils aux employes sur l'assurance collective, les regimes de retraite (RRSP/401k) et les procedures de conge. Offrir un soutien pour les reclamations et assurer une communication rapide des informations sur les avantages. Organiser des reunions pre-conge avec les employes (ex. conges maladie, maternite) pour examiner les conges, les soldes de vacances et les responsabilites liees aux primes d'assurance. Administrer les regimes RRSP et 401k, y compris les inscriptions et les cessations des employes. Soutenir le VP RH et le HRBP dans les renouvellements annuels et evaluations des programmes d'avantages sociaux, en collaboration avec les assureurs si necessaire. Collaborer avec le coordinateur RH sur la facturation des avantages sociaux, les rapprochements, les audits et assurer l'exactitude des donnees. Comprendre les processus de paie et fournir un soutien a l'administrateur de la paie si necessaire, y compris lors des ajustements et rapports de fin d'annee. Coordonner certaines taches de fin d'annee avec le coordinateur RH. Contribuer a l'amelioration continue des processus d'avantages sociaux et de l'experience employe en collaboration avec l'equipe RH.

SIRH, processus RH et reporting

Garantir l'exactitude et l'integrite des donnees SIRH, y compris les mises a jour relatives aux avantages, soldes de vacances et dossiers employes. Collaborer avec le coordinateur RH pour auditer les donnees, gerer les rapports recurrents et maintenir la documentation employe a jour. Piloter l'amelioration des processus SIRH, les efforts d'automatisation et le developpement de modeles et rapports pour ameliorer l'efficacite et l'analyse. Preparer des rapports RH reguliers (mensuels, trimestriels, annuels), incluant les mouvements de personnel, le turnover, les organigrammes et les soldes de vacances. Reviser et ameliorer continuellement les processus RH et les outils de reporting en se concentrant sur l'automatisation, la simplification et l'efficacite. Coordonner les activites RH telles que le programme de reconnaissance des services et les formations des employes (ex. cours de francais). Soutenir la preparation du rapport annuel Bill 90 et gerer les inscriptions aux formations des employes. Etre le principal contact pour les questions de sante et securite, coordonner les initiatives, audits et suivis avec DR Conseil. Gerer la certification des secouristes et coordonner les besoins speciaux en fournitures (ex. elements lies a la COVID). Coordonner les processus administratifs tels que le paiement des factures, les demandes de subventions et les rapprochements/rapports annuels pour les paiements lies a la paie et aux avantages (ex. CNESST, DR Conseil, ON EHT, assurance collective, WSIB, WorkSafeBC, Workers' Compensation US). Apporter un soutien aux membres de l'equipe RH sur differents projets et effectuer d'autres taches RH selon les besoins.

Profil recherche

Diplome universitaire en ressources humaines ou relations employe. Minimum de 4 ans d'experience dans un poste similaire. Esprit oriente service et capacite a ameliorer l'experience employe via les programmes d'avantages sociaux. Excellentes competences en communication ecrite et orale, avec la capacite de rendre accessibles les informations complexes sur les avantages sociaux. Grande attention aux details pour assurer l'exactitude des donnees SIRH, des communications sur les avantages et des documents lies a la conformite. Excellentes competences organisationnelles, interpersonnelles et en gestion du temps. Esprit d'initiative, creativite, capacite d'analyse et de resolution de problemes. Mentalite d'amelioration continue. Capacite a travailler en equipe et dans un esprit de cooperation. Haut niveau de discretion et de professionnalisme ; capable de gerer des informations hautement sensibles et confidentielles. Maitrise des outils informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint) et des SIRH pour gerer et analyser les donnees employe. Bilingue (francais / anglais).

Ce que nous offrons

Faire partie d'une entreprise internationale bien etablie, avec 45 ans d'experience en courtage en douane et services logistiques. Avoir un impact sur la croissance de l'entreprise. Un environnement de travail hybride avec 2 jours par semaine au bureau. Acces a une plateforme de telemedecine 24/7 et un compte supplementaire pour frais de sante. Programme complet d'assurance medicale et dentaire, couverture de 500$/specialiste/an. Opportunites de developpement de carriere au sein d'une entreprise reconnue. Travailler dans une entreprise flexible avec un etat d'esprit agile.

Omnitrans s'engage a creer et a maintenir un environnement de travail accessible et inclusif afin d'eliminer la discrimination fondee sur l'age, la couleur de peau, l'origine, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle et toute autre caracteristique.