Job Description

Community Administrator

Rideau Registry | Ottawa, ON

Join Us to Grow, Connect, and Make an Impact.

At BGO Properties, we're dedicated to enhancing personal and professional growth, fostering meaningful connections, and giving back to the communities where we operate.



As one of Canada's premier providers of commercial property management and leasing services, BGO Properties manages a diverse portfolio of over 400 properties, totaling more than 67 million square feet of residential, office, industrial, and retail space. For over 30 years, our clients have trusted us to deliver innovative real estate solutions that create value and support their success.



As part of the global BGO family, we leverage international expertise and local market insights to provide high-quality services. Our experienced team works across a variety of commercial real estate sectors, which ensure every property we manage is a welcoming and functional destination for tenants.



Whether you're launching your career or advancing as a seasoned professional, BGO Properties offers opportunities for professional growth, continuous learning, and leadership development.



Join us and help shape the future of commercial real estate.

The opportunity:

The Community Administrator will be responsible for the day-to-day care of the property while providing exceptional customer service to external & internal customers. The incumbent is the champion of resident relations & provides best-in-class customer service in all matters pertaining to the day-to-day management of the property.

What you will do:

Recording receipts, making bank deposits, and monitoring resident ledgers and reporting on accounts receivable weekly Managing rental arrears; preparing Termination Notices, Rent Increase Notices, and other notices when applicable and in compliance with the Residential Tenancies Act. Administering move-in deposits and move-out balances. Maintain all resident information received in accordance with Privacy rules and regulations. Maintaining good resident relations, handling and documenting resident complaints and any emergencies in the building which occur during, over and above office hours Issue and deliver notices such as: violation notice, Notice to End Tenancy, Notice to Enter, etc. Notice of Renewals by an approved method of service. Code accounts payable invoices Further ensure resident satisfaction and service delivery through prompt service, ongoing communication and follow up (including administration of resident surveys, as required) Overseeing office equipment repairs and ordering office supplies Ensuring office is and kept organized and clean Perform the leasing function as required if the Leasing Representative is not available. Assist with all office functions as needed Provide relief coverage of key office duties during absences Prepares reports - Delinquency Report, Pre-Authorized Reports, and other reports as required Embrace and pro-actively support BGO's culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility You will be required to work as part of the on-call schedule Other related duties as required. Such duties may include lifting.

Who you are:

Education:

A College or University education in a business field would be considered an asset

Experience:

1+ years of related experience with residential property management would be considered an asset

Relationship/Leadership Skills:

Able to communicate effectively & professionally, both oral & written; able to develop & sustain cooperative working relationships with team members, senior management, contractors, residents & the public; able to partner with clients to meet client needs; self-motivated, professional & flexible; able to motivate, empower & coach/counsel staff in the achievement of performance goals; professional phone manner; mature & self-motivated team player with good conflict-resolution skills; committed to personal growth & integrity aligned with BGO's objectives; ability to exercise confidentiality

Organizational/Multi-Task Skills:

Ability to allocate one's time effectively & manage tight deadlines; ability to work under pressure & achieve quality results; ability to handle multiple demands & competing priorities, & adapt to new ideas & constant changes; results oriented, detail oriented & accurate

Decision Making Skills:

Ability to resolve problems using facts & sound reasoning; ability to achieve goals using a strategic approach; proven innovation with a willingness to manage & adapt to change

Computer Skills:

Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, & Outlook; knowledge of Yardi an asset

Availability:

Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades & rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours

Knowledge:

A complete understanding of all applicable laws, legislation, & rights concerning resident / landlord relations

Police Clearance:

A criminal verification check is required for employment.




At BGO, we recognize that each employee's unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.



BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.



We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.



BGO Properties is the Canadian real estate property management and leasing division of BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO is a global real estate investment management advisor, real estate lender, and globally recognized provider of real estate services. BGO is a part of SLC Management, the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life. For more information, please visit www.bgoproperties.com

Administrateur communautaire

Rideau Registry | Ottawa, ON

Rejoignez-nous pour grandir, vous connecter et avoir un impact.

Chez BGO Immobilier, nous nous engageons a favoriser la croissance personnelle et professionnelle, a creer des connexions significatives et a redonner aux communautes ou nous operons.



En tant que l'un des principaux fournisseurs de services de gestion et de location de proprietes commerciales au Canada, BGO Immobilier gere un portefeuille diversifie de plus de 400 proprietes, totalisant plus de 67 millions de pieds carres d'espaces residentiels, de bureaux, industriels et commerciaux. Depuis plus de 30 ans, nos clients nous font confiance pour fournir des solutions immobilieres innovantes qui creent de la valeur et soutiennent leur succes.



En tant que membre de la famille mondiale BGO, nous tirons parti de l'expertise internationale et des connaissances locales du marche pour fournir des services de haute qualite. Notre equipe experimentee travaille dans divers secteurs de l'immobilier commercial, garantissant que chaque propriete que nous gerons est une destination accueillante et fonctionnelle pour les locataires.



Que vous lanciez votre carriere ou que vous progressiez en tant que professionnel experimente, BGO Immobilier offre des opportunites de croissance professionnelle, d'apprentissage continu et de developpement du leadership.



Rejoignez-nous et contribuez a faconner l'avenir de l'immobilier commercial.

L'occasion:

L'administrateur communautaire sera responsable de l'entretien quotidien de la propriete tout en offrant aux clients externes et internes un service a la clientele exceptionnel. Le titulaire du poste est le champion des relations avec les residents et offre le meilleur service a la clientele de sa categorie pour toutes les questions relatives a la gestion quotidienne de la propriete.

Ce que vous ferez :

Enregistrer les recus, faire des depots bancaires et surveiller les grands livres des residents; faire des rapports hebdomadaires sur les comptes debiteurs. Gerer les arrieres de loyers; preparer les avis de resiliation, les avis d'augmentation de loyer et d'autres avis, le cas echeant, et ce, en conformite avec la Loi sur la location des locaux d'habitation. Administrer les depots de demenagements et les soldes d'emmenagement. Tenir a jour les renseignements sur les residents recus en conformite avec les regles et reglements sur la protection de la vie privee. Maintenir de bonnes relations avec les residents; traiter et documenter les plaintes des residents, ainsi que toute situation d'urgence qui peut se produire dans l'immeuble durant ou apres les heures d'ouverture; Emettre et livrer des avis tels que l'avis de violation, l'avis de fin d'occupation, l'avis d'entrer, etc., l'avis de renouvellement par une methode de service approuvee. Codifier les factures des comptes debiteurs Veiller a la satisfaction des residents et faire en sorte que les services soient fournis avec diligence tout en assurant une communication et un suivi permanents (y compris l'administration des sondages aupres de residents, le cas echeant). Superviser les reparations de l'equipement de bureau et faire la commande des fournitures de bureau. Veiller a ce que le bureau demeure entretenu et organise en permanence. Assurer la fonction de location, au besoin, en cas de non-disponibilite du representant de location. Apporter son soutien aux autres fonctions administratives, au besoin. Assurer la releve pour les taches administratives cles durant les absences. Preparer des rapports : rapport sur les defaillances, rapports preautorises, et autres rapports, le cas echeant. Embrasser et soutenir de maniere proactive la culture de BGO en matiere de durabilite environnementale et de responsabilite sociale et environnementale. Votre role requiert que vous travailliez dans le cadre du calendrier de garde. Autres taches connexes, au besoin. Par exemple, le levage.

Votre identite :

Etudes :

Un diplome collegial ou universitaire dans un domaine d'affaires serait un atout.

Experience :

Au moins un an d'experience connexe en gestion immobiliere residentielle serait un atout.

Competences en relation/leadership :

Capable de communiquer efficacement et professionnellement, a l'oral et a l'ecrit; capable de developper et de maintenir des relations de travail cooperatives avec les membres de l'equipe, la haute direction, les entrepreneurs, les residents et le public; capable de travailler en partenariat avec les clients pour repondre a leurs besoins; motive, professionnel et flexible; capable de motiver, d'habiliter et d'encadrer/de conseiller le personnel dans la realisation des objectifs de performance; comportement professionnel au telephone; joueur d'equipe mature et motive avec de bonnes competences en resolution de conflits; engage dans la croissance personnelle et l'integrite en accord avec les objectifs de BGO; capable de faire preuve de confidentialite.

Competences organisationnelles/multitaches :

Capacite a gerer efficacement son temps et les echeances; aptitude a travailler sous pression et a donner des resultats de qualite; capacite a gerer des demandes multiples et des priorites concurrentes, et a s'adapter a de nouvelles idees et a des changements constants; personne axee sur les resultats, soucieuse des details et precise.

Competences en matiere de prise de decision :

Aptitude a resoudre des problemes en tenant compte des faits et en faisant preuve de bon sens; aptitude a atteindre les objectifs en adoptant une approche strategique; motivation eprouvee et disposition a gerer le changement et a s'y adapter.

Competences informatiques :

Competences intermediaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout.

Disponibilite :

Souplesse dans les heures de travail pour etre disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du debut du mois afin de repondre aux besoins des demenagements et des emmenagements, des commerces et de la perception des loyers. Etre en mesure de gerer les situations d'urgence qui surviennent apres les heures normales de travail.

Connaissances :

Une comprehension approfondie des lois, legislations et droits en vigueur concernant les relations avec les residents et les proprietaires.

Certificat de police :

Une verification des antecedents criminels est requise pour l'emploi.




Chez BGO, nous reconnaissons que les experiences, perspectives et points de vue uniques de chaque employe renforcent notre capacite a creer et a offrir la meilleure valeur a nos clients, partenaires et parties prenantes/investisseurs. C'est pourquoi nous encourageons fortement les candidats de tous genres, ages, ethnies, cultures, capacites, orientations sexuelles et experiences de vie a postuler.



BGO s'engage a adopter des pratiques d'embauche equitables et nous accueillons l'opportunite de discuter des amenagements necessaires pour garantir l'equite et l'egalite dans notre processus d'embauche. Si vous avez besoin d'un amenagement, veuillez nous envoyer un e-mail a accessibility@bgo.com en incluant : le numero de l'offre d'emploi, votre nom et votre methode de contact preferee.



Nous remercions tous les candidats de leur interet pour un emploi chez BGO, cependant seuls ceux selectionnes pour une entrevue seront contactes.



BGO Immobilier est la division canadienne de gestion immobiliere et de location de BentallGreenOak (Canada) Limited Partnership. BGO est un conseiller mondial en gestion d'investissements immobiliers, un preteur immobilier et un fournisseur de services immobiliers reconnu mondialement. BGO fait partie de SLC Management, la branche de gestion d'actifs traditionnels et alternatifs institutionnels de Sun Life. Pour plus d'informations, veuillez visiter www.bgoproperties.com.