Job Description

OPPORTUNITY TO JOIN OUR TEAM Job Title : Communications and Engagement Coordinator Reports to: Executive Lead Status: Full-time contract Jan 8/2024 \xe2\x80\x93 Dec 31/2024 with opportunity for renewal The Nipissing Wellness Ontario Health Team (NW OHT) has formed in response to the
Ministry of Health\xe2\x80\x99s ongoing restructuring of our provincial healthcare system. To date we are a collaborative group of 30+ partners and affiliates who are working together with patients, families, and caregivers, to enhance healthcare across the Nipissing district. We are looking to hire a team-oriented, motivated individual with a working knowledge of our healthcare system to be our Communications and Engagement
Coordinator. The successful candidate will work alongside the NW OHT Executive Lead and our NW OHT Patient, Family and Caregiver Council, and Collaboration Council and play a key role in supporting internal and external communications, as well as supporting planning and implementation of community engagement. Responsibilities: \xe2\x97\x8f Update and operationalize NW OHT 24-25 communication plan
\xe2\x97\x8f Ensure accurate and comprehensive web content to engage and inform our stakeholders
\xe2\x97\x8f Develop a strong online presence by maintaining the NW OHT website and creating a social media presence
\xe2\x97\x8f Plan, organize, and implement internal and external communication plans and activities. This includes researching, writing, and editing content for materials such as quarterly newsletters, external press releases, press conferences, in- house publications, project reports, audio-visual, etc. \xe2\x97\x8f Be the direct contact for all media related inquiries and facilitate interviews with the appropriate spokesperson(s). \xe2\x97\x8f Work with PFCC and NWOHT Collaboration Council to co-design and launch community engagement strategy \xe2\x97\x8f Engage with NWOHT partner organization communications leads to ensure co- ordinated and integrated approach to communication and community engagement \xe2\x97\x8f Partner with NWOHT working groups to create and deploy integrated communications campaigns that meet NWOHT goals and objectives \xe2\x97\x8f Monitor and report on progress
\xe2\x97\x8f Lead development of influential engagement for various target audiences and stakeholders including briefing notes, presentations, speaking notes, key messages, updates, and external newsletters \xe2\x97\x8f Support the organization and execution of town hall style meetings, and other community engagement events, to engage the public and regional partners in the work of the NW OHT \xe2\x97\x8f Embed in all NWOHT work the shared vision, values and guiding principles including principles of equity, diversity, and inclusion. \xe2\x97\x8f Organize and oversee logistics for events
\xe2\x97\x8f Work in close collaboration with NW OHT Executive
\xe2\x97\x8f Other duties as required QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE: Education: \xe2\x97\x8f Undergraduate Degree in communications/public relations, English, journalism, marketing, public health, healthcare administration, or equivalent experience. Experience: A minimum of 5 years working in public relations or communications, preferably within the health and social services sectors. Job Specific Competencies: \xe2\x97\x8f Exceptional interpersonal, written, and verbal communication skills in both official languages, including the ability to demonstrate tact and diplomacy with diverse groups of stakeholders, including patients, front-line healthcare providers, community agencies, and healthcare administrators. \xe2\x97\x8f Demonstrated ability to write and edit clear, engaging and grammatically correct content targeted to different audiences. \xe2\x97\x8f The ability to multitask and set priorities, managing time effectively.
\xe2\x97\x8f Possesses a high level of accountability and proven capability to identify opportunities, take initiative, and think through future implications.
\xe2\x97\x8f Maintain a project calendar and deliver communications within assigned deadlines.
\xe2\x97\x8f Success in applying critical thinking and project management skills to the communication planning process.
\xe2\x97\x8f Demonstrated experience implementing engagement and communication plans
\xe2\x97\x8f Demonstrated experience building connections with diverse stakeholders and audiences
\xe2\x97\x8f Ability to manage complex demands independently in a fast-paced environment
\xe2\x97\x8f Creative, professional, self-motivated, and constantly looking to implement best practices in all areas of communications. \xe2\x97\x8f Demonstrated advanced computer skills (Microsoft Office \xe2\x80\x93 PowerPoint, Word,
Excel, and Adobe products). \xe2\x97\x8f Previous, relevant experience in a healthcare context.
\xe2\x97\x8f Graphic design skills and video/multimedia production are considered an asset.
\xe2\x97\x8f Ability to communicate (oral and written) effectively in both official languages required
\xe2\x97\x8f Demonstrated awareness of First Nations / Inuit / Metis culture and communication needs
\xe2\x97\x8f Awareness of AODA standards and ability to support full compliance across NWOHT
\xe2\x97\x8f Understanding of, and commitment to, the NW OHT\xe2\x80\x99s vision and values
\xe2\x97\x8f Awareness of Ontario Patient, Family and Caregiver Declaration of Values
\xe2\x97\x8f Awareness of NWOHT PFCC Partnership and Engagement Strategy Knowledge Knowledge of engagement frameworks/theories
Knowledge of patient partnership strategies
Knowledge of Health Equity, Diversity and Inclusion
Knowledge of AODA standards
Awareness of OHTs and Connecting Care Act (2019)
Microsoft Word, Outlook, MS Teams, Power Point, Excel
Video conferencing and virtual engagement platforms
Knowledge of social media platforms, Mailchimp e-newsletter platform
Knowledge of Adobe Creative Suite or similar an asset
Experience with website content management systems
Experience living within the Nipissing region and awareness of communities that make up NWOHT Physical Environment & Working Conditions: This position is mostly of a sedentary nature and requires long periods working on a computer. There are periods of stress when having to meet tight deadlines. The work environment is currently virtual (subject to change). We do anticipate on site meetings will occur and we will request that staff attend these scheduled meetings in person. For virtual work we require that individuals have a private, dedicated workspace, free from distraction with a suitable internet connection to facilitate virtual meetings. Application Deadline: 2023-12-10 Expected Start Date: 2024-01-08 OPPORTUNIT\xc3\x89 DE SE JOINDRE \xc3\x80 NOTRE \xc3\x89QUIPE Titre de Poste : Responsable des communications et de l\xe2\x80\x99engagement communautaire
\xc3\x89quipe Sant\xc3\xa9 Ontario de bien-\xc3\xaatre du Nipissing (ESOBEN). Rapport \xc3\xa0 : Chef Ex\xc3\xa9cutif Statu: Contrat \xc3\xa0 temps plein commencent le Janv. 8/2024 \xe2\x80\x93 D\xc3\xa9c 31/2024 avec possibilit\xc3\xa9 de renouvellement. L\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe Sant\xc3\xa9 Ontario de bien-\xc3\xaatre du Nipissing (ESOBEN) est n\xc3\xa9e du travail du minist\xc3\xa8re de la Sant\xc3\xa9 pour restructurer notre syst\xc3\xa8me de sant\xc3\xa9 provincial. Notre groupe collaboratif compte \xc3\xa0 ce jour plus de 30 partenaires et soci\xc3\xa9t\xc3\xa9s affili\xc3\xa9es qui travaillent avec les patients et patientes, les familles et les personnes soignantes en vue d\xe2\x80\x99am\xc3\xa9liorer le syst\xc3\xa8me de sant\xc3\xa9 dans la r\xc3\xa9gion du Nipissing Responsabilit\xc3\xa9s:

• Mettre \xc3\xa0 jour et rendre op\xc3\xa9rationnel le plan de communication 2022-2023 de l\xe2\x80\x99ESOBEN.
• Veiller \xc3\xa0 ce que le contenu en ligne soit pr\xc3\xa9cis et exhaustif afin de mobiliser et d\xe2\x80\x99informer nos intervenants.
• Contribuer au d\xc3\xa9veloppement d\xe2\x80\x99une forte pr\xc3\xa9sence en ligne en assurant le maintien du site Web de l\xe2\x80\x99ESOBEN et en cr\xc3\xa9ant une pr\xc3\xa9sence sur les m\xc3\xa9dias sociaux.
• Planifier, organiser et mettre en \xc5\x93uvre les plans et activit\xc3\xa9s de communication interne et externe, notamment par la recherche, la r\xc3\xa9daction et la r\xc3\xa9vision de documents tels que les bulletins trimestriels, les communiqu\xc3\xa9s de presse externes, les conf\xc3\xa9rences de presse, les publications internes, les rapports de projet, le mat\xc3\xa9riel audiovisuel, etc.
• Agir \xc3\xa0 titre de contact direct pour toutes les demandes li\xc3\xa9es aux m\xc3\xa9dias, prendre en charge les demandes d\xe2\x80\x99entrevue et organiser les entrevues avec les porte- parole appropri\xc3\xa9s.

• Travailler avec le CPFF et le Conseil de collaboration de l\xe2\x80\x99ESOBEN pour concevoir et lancer la strat\xc3\xa9gie d\xe2\x80\x99engagement communautaire.
• Interagir avec les responsables des communications des organisations partenaires de l\'ESOBEN pour assurer une approche coordonn\xc3\xa9e et int\xc3\xa9gr\xc3\xa9e en mati\xc3\xa8re de communication et d\xe2\x80\x99engagement communautaire.
• Collaborer avec les groupes de travail de l\xe2\x80\x99ESOBEN pour cr\xc3\xa9er et d\xc3\xa9ployer des campagnes de communication int\xc3\xa9gr\xc3\xa9es qui cadrent avec les objectifs de l\'ESOBEN.
• Faire le suivi et rendre compte des progr\xc3\xa8s r\xc3\xa9alis\xc3\xa9s.
• Diriger le d\xc3\xa9veloppement en vue de mobiliser et d\xe2\x80\x99influencer divers publics cibles et intervenants, ce qui comprend notamment la pr\xc3\xa9paration de notes de synth\xc3\xa8se, de pr\xc3\xa9sentations, de notes d\xe2\x80\x99allocution, de messages cl\xc3\xa9s, de mises \xc3\xa0 jour et de bulletins externes.
• Appuyer l\xe2\x80\x99organisation et l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution des r\xc3\xa9unions de type assembl\xc3\xa9e publique et d\xe2\x80\x99autres \xc3\xa9v\xc3\xa9nements d\xe2\x80\x99engagement communautaire afin de mobiliser le public et les partenaires r\xc3\xa9gionaux \xc3\xa0 travailler avec l\'ESOBEN.
• Incorporer dans chacune des t\xc3\xa2ches la vision commune, les valeurs et les principes directeurs de l\xe2\x80\x99ESOBEN, y compris l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quit\xc3\xa9, la diversit\xc3\xa9 et l\xe2\x80\x99inclusion.
• Organiser des \xc3\xa9v\xc3\xa9nements et en superviser la logistique.
• Travailler en \xc3\xa9troite collaboration avec la responsable en chef de l\xe2\x80\x99ESOBEN.
• Accomplir toute autre t\xc3\xa2che, selon les besoins.

QUALIFICATIONS ET EXP\xc3\x89RIENCE : FORMATION:

• Baccalaur\xc3\xa9at en communications/relations publiques, \xc3\xa9tudes anglaises, journalisme, marketing, sant\xc3\xa9 publique, administration du syst\xc3\xa8me de sant\xc3\xa9, ou exp\xc3\xa9rience \xc3\xa9quivalente.

EXP\xc3\x89RIENCE :

• Au moins cinq ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans le domaine des relations publiques ou des communications, de pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rence dans les secteurs des soins de sant\xc3\xa9 et des services sociaux.

COMP\xc3\x89TENCES PROPRES \xc3\x80 L\xe2\x80\x99EMPLOI :

• Aptitudes exceptionnelles \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer les relations humaines et \xc3\xa0 communiquer tant

\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99oral qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit, et capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 faire preuve de tact et de diplomatie aupr\xc3\xa8s des diff\xc3\xa9rents groupes d\xe2\x80\x99intervenants, notamment les patients et patientes, les fournisseurs et fournisseuses de soins de sant\xc3\xa9 en premi\xc3\xa8re ligne, les agences communautaires et les administrateurs et administratrices de services de sant\xc3\xa9.

• Capacit\xc3\xa9 av\xc3\xa9r\xc3\xa9e \xc3\xa0 r\xc3\xa9viser des documents et \xc3\xa0 r\xc3\xa9diger du contenu de fa\xc3\xa7on claire, engageante et grammaticalement correcte pour divers publics cibles.
• Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 accomplir plusieurs t\xc3\xa2ches \xc3\xa0 la fois, \xc3\xa0 \xc3\xa9tablir des priorit\xc3\xa9s et \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer son temps de mani\xc3\xa8re efficace.
• Haut degr\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99autonomie et facult\xc3\xa9 d\xc3\xa9montr\xc3\xa9e pour cerner les occasions, prendre l\xe2\x80\x99initiative et r\xc3\xa9fl\xc3\xa9chir aux implications pour l\xe2\x80\x99avenir.
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 tenir un calendrier de projets et \xc3\xa0 fournir des communications dans les d\xc3\xa9lais prescrits.
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 faire preuve de pens\xc3\xa9e critique et \xc3\xa0 mettre en pratique ses comp\xc3\xa9tences en gestion de projet dans le cadre du processus de planification des communications.
• Exp\xc3\xa9rience d\xc3\xa9montr\xc3\xa9e dans la mise en \xc5\x93uvre de plans d\xe2\x80\x99engagement et de communication.
• Exp\xc3\xa9rience d\xc3\xa9montr\xc3\xa9e dans l\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablissement et le maintien de relations avec les diff\xc3\xa9rents intervenants et publics cibles.
• Aptitude \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer des demandes complexes de mani\xc3\xa8re ind\xc3\xa9pendante dans un milieu de travail o\xc3\xb9 les activit\xc3\xa9s s\xe2\x80\x99encha\xc3\xaenent rapidement.
• Personne cr\xc3\xa9ative, professionnelle, motiv\xc3\xa9e et autonome cherchant constamment \xc3\xa0 instaurer des pratiques exemplaires dans toutes les sph\xc3\xa8res des communications.

CONNAISSANCES :

• Bonne connaissance des cadres et th\xc3\xa9ories d\xe2\x80\x99engagement.
• Bonne connaissance des strat\xc3\xa9gies de partenariat et d\xe2\x80\x99engagement des patients et patientes.
• Bonne connaissance des facteurs d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quit\xc3\xa9, de diversit\xc3\xa9 et d\xe2\x80\x99inclusion.
• Bonne connaissance des normes de la LAPHO.
• Connaissance des ESO et de la Loi de 2019 pour des soins interconnect\xc3\xa9s.
• Microsoft Word, Outlook, MS Teams, Power Point et Excel.
• Plateformes de vid\xc3\xa9oconf\xc3\xa9rence et d\xe2\x80\x99engagement virtuel.
• Bonne connaissance des plateformes de m\xc3\xa9dias sociaux et de la plateforme de bulletins \xc3\xa9lectroniques Mailchimp.
• Bonne connaissance de la suite Adobe Creative ou de produits similaires, un atout.

• Exp\xc3\xa9rience avec les syst\xc3\xa8mes de gestion du contenu Web.
• Exp\xc3\xa9rience de vie dans la r\xc3\xa9gion de Nipissing et connaissance des communaut\xc3\xa9s qui composent l\xe2\x80\x99ESOBEN.

ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL : Ce r\xc3\xb4le est principalement de nature s\xc3\xa9dentaire et exige de longues p\xc3\xa9riodes de travail \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99ordinateur. Il peut y avoir des p\xc3\xa9riodes de stress pour respecter des \xc3\xa9ch\xc3\xa9ances serr\xc3\xa9es. \xc3\x80 l\xe2\x80\x99heure actuelle, l\xe2\x80\x99environnement de travail est virtuel (sujet \xc3\xa0 changement). Nous pr\xc3\xa9voyons que des r\xc3\xa9unions en personne auront lieu et nous demanderons aux employ\xc3\xa9s et employ\xc3\xa9es d\xe2\x80\x99y assister. Pour le travail en mode virtuel, nous demandons \xc3\xa0 nos \xc3\xa9quipes de travailler dans un espace d\xc3\xa9di\xc3\xa9 et priv\xc3\xa9, \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cart des distractions, et d\xe2\x80\x99avoir une bonne connexion Internet pouvant supporter les r\xc3\xa9unions virtuelles. Date limite d\xe2\x80\x99inscription: 2023-12-10 Date de d\xc3\xa9but pr\xc3\xa9vue: 2024-01-08 Job Type: Full-time Salary: $42.00-$48.00 per hour Expected hours: 35 per week Benefits:

• Flexible schedule
• Work from home

Schedule:

• Monday to Friday

Education:

• Bachelor\'s Degree (preferred)

Experience:

• marketing: 5 years (preferred)

Ability to Commute:

• North Bay, ON (required)

Ability to Relocate:

• North Bay, ON: Relocate before starting work (required)

Work Location: In person Application deadline: 2023-12-10
Expected start date: 2024-01-08