Job Description

Commis de bureau

Le commis de bureau est charge d'appuyer les activites quotidiennes d'un ou de plusieurs sites de services geres, notamment les taches suivantes : production et finition de copies, d'impressions et de numerisations, exploitation d'un centre de courrier et de messagerie, tenue des registres et des rapports de facturation. Le titulaire du poste appuie les services geres de la region pendant la mise en oeuvre, remplace les employes absents ou en vacances dans tous les sites de services geres de Ricoh. Il est charge d'appuyer les objectifs operationnels de tous les sites clients existants dans un territoire geographique donne.



Responsabilites :


? Tenir a jour des guides de procedures, des formulaires et des registres precis, complets et a jour pour le site ;


? Collecter des donnees pour la realisation du rapport de gestion mensuel, conformement aux instructions du responsable/superviseur du site ;


? Commander du papier, du toner et d'autres fournitures de bureau ;


? Aider le responsable ou le superviseur du site a formuler des suggestions d'amelioration des processus et procedures nouveaux ou existants ;


? Aider a la formation des employes nouveaux et existants ;


? Etre capable de se rendre et de travailler dans differents sites clients des services geres au sein d'un territoire geographique en fonction des besoins de l'entreprise et selon le calendrier prevu ;


? Autres taches assignees par le responsable.



En l'absence de personnel sur place, peut effectuer l'une des taches suivantes, sans s'y limiter :


COURRIER :


? Traiter tout le courrier entrant et sortant ;


? Effectuer d'autres taches liees au courrier, telles que le traitement du courrier, qui comprend le tri, le classement, l'emballage et le traitement des envois pour la livraison a plusieurs endroits ;


? Classer et etiqueter les documents et autres documents pour le stockage et la recuperation ;


? Expedier et receptionner, y compris le deplacement de boites et/ou d'equipements ;


? Fournir un service de messagerie pour l'enlevement et la livraison du courrier et des travaux de copie, sur le campus et a l'exterieur.



COPIE :


? Aider au centre de copie et effectuer toutes les taches necessaires a la livraison et a la realisation de toutes les demandes de copie. Cela peut inclure l'utilisation de reliures, de chemises, de plastifieuses, etc. ;


? Effectuer la numerisation et l'indexation des documents des clients ;


? Effectuer le depannage de base (par exemple, les bourrages papier) sur tous les equipements utilises au sein du centre Ricoh.



GENERALITES :


? Assumer les fonctions de receptionniste ;


? Aider a la coordination des taches afin de respecter les delais et les prestations de services specifiques ;


? Gerer tous les aspects du centre Ricoh en l'absence du responsable/superviseur du site.



Qualifications :


? Diplome d'etudes secondaires ou experience professionnelle equivalente


? Au moins 1 an d'experience dans un service courrier, un centre de photocopie ou un service clientele



Competences :


? Experience requise dans l'utilisation d'une photocopieuse, d'un scanner, d'une imprimante, d'une perforatrice, d'un equipement de reliure, d'une agrafeuse electrique, d'une balance, d'un assembleur et d'equipements connexes


? Excellentes competences interpersonnelles et capacite a developper rapidement des relations professionnelles


? Capacite averee a mener plusieurs taches de front


? Forte motivation personnelle pour obtenir des resultats


? Excellentes competences en communication orale et ecrite


? Connaissances de base des applications Microsoft Office 365


? Presenter en permanence une image professionnelle aux clients et aux fournisseurs



Capacite a soulever jusqu'a 22 kg si necessaire


Autres :


Presenter en permanence une image professionnelle aux clients et aux fournisseurs

Office Clerk

The Office Clerk is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.

Responsibilities:

? Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs;


? Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor;


? Orders paper, toner and other office supplies;


? Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures;


? Assist in the training of new and existing employees;


? Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled;


? Other duties as assigned by manager.


In the absence of onsite personal, may perform any of, but is not limited to the following duties

MAIL:

? Process all incoming and outgoing mail;


? Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, which includes sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations;


? Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval;


? Shipping and receiving including the movement of boxes and or equipment;


? Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite.

COPY:

? Assist in the Copy Centre and performs all functions required for the delivery and completion of all copy requests. May include the usage of binding, folders and laminators, etc.;


? Perform scanning and indexing of client documents;


? Performs basic troubleshooting (ie. Paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre.

GENERAL:

? Performs front desk receptionist duties;


? Assists in the coordinating of work assignments to meet specific deadlines and service deliverables;


? Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor.

Qualifications:

? High School Diploma or equivalent work experience


? Minimum of 1 year experience working in a mail room, copy centre or customer service

Skills:

? Require experience in use of a photocopier, scanner, printer, hole driller, bindery equipment, electric stapler, scales, collators and related equipment


? Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships


? Demonstrated ability to multitask


? Strong self-motivation to drive results


? Excellent verbal and written communication skills


? Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications


? Always present a professional image to customers and vendors


Ability to lift to 50 lbs. as required

Other:

* Present a professional image at all times to customers and vendors