Job Description

Commercial Property Administrator (Retail & Industrial)

Fondee en 2016, Leyad est une societe de gestion immobiliere en pleine croissance basee a Montreal, disposant d'un portefeuille diversifie de proprietes residentielles, commerciales et industrielles de premier plan a travers le Canada. Depuis sa creation, Leyad a rapidement etendu sa presence immobiliere dans differentes regions du pays grace a l'acquisition et a la gestion efficace de proprietes qui generent continuellement de la valeur a court et long terme. Nous nous efforcons de maximiser strategiquement la valeur et d'offrir des rendements constants a nos parties prenantes tout en maintenant un engagement fort envers la durabilite et en batissant des relations a long terme avec nos partenaires et les communautes que nous servons. Leyad est fier d'identifier des opportunites la ou d'autres voient des defis, et notre engagement envers l'excellence est la cle de notre succes. Ce poste est base a notre siege social de Montreal, situe au 511 Place d'Armes, Montreal QC H2Y 2W7, et exige une presence a temps plein au bureau.

Nous sommes a la recherche d'un(e) Administrateur(trice) Immobilier Commercial de niveau intermediaire

pour soutenir l'equipe de gestion immobiliere dans la supervision d'un portefeuille de proprietes commerciales, incluant des immeubles a vocation industrielle et de detail. Ce poste combine le soutien administratif, les relations avec les locataires, la coordination operationnelle et le suivi de la conformite des baux afin d'assurer un rendement optimal des proprietes et un haut niveau de satisfaction des locataires.

Le(la) candidat(e) ideal(e)

est organise(e), minutieux(se), proactif(ve) et possede une bonne comprehension des baux commerciaux, de la gestion des fournisseurs et des operations immobilieres.

Responsabilites principales :Soutien administratif et relations locataires

Preparer, suivre et gerer la correspondance aux locataires (avis, memos, lettres de defaut, rappels de loyer). Aider a l'administration des baux : suivi des dates critiques, renouvellements, expirations, et mise a jour des resumes de baux. Maintenir a jour les dossiers des locataires (electroniques et papier), incluant les certificats d'assurance, baux, avenants, contrats de service et documents de conformite. Repondre rapidement et de maniere professionnelle aux demandes des locataires et coordonner avec les gestionnaires immobiliers pour assurer un suivi approprie. Gerer la documentation des entrees/sorties de locataires, la remise des cles/cartes d'acces, les trousses d'accueil et les communications initiales. Assurer le suivi de la conformite aux baux en surveillant les obligations critiques (ex. : certificats d'assurance, heures d'ouverture, signalisation) et preparer les avis preliminaires avec le soutien du gestionnaire immobilier.

Soutien financier et aux rapports

Reviser, coder et suivre les factures des fournisseurs en fonction des budgets d'immeubles. Contribuer a la preparation des budgets annuels d'exploitation : compiler des tableaux, faire des previsions de depenses. Appuyer la production de rapports mensuels : recueillir des mises a jour operationnelles, suivre les arrerages de loyers et mettre a jour les donnees d'occupation/inoccupation. Aider a la coordination des refacturations et recouvrements de frais d'exploitation.

Coordination des operations

Planifier les inspections d'immeubles, l'entretien preventif (CVC, systemes d'alarme incendie, ascenseurs) et les reparations mineures. Coordonner avec les fournisseurs de services et s'assurer que les bons de travail sont completes dans les delais. Gerer les systemes de demandes de service, suivre la performance des sous-traitants, et assurer la fermeture adequate des taches. Collaborer avec les gestionnaires immobiliers sur place (le cas echeant) pour repondre aux besoins operationnels quotidiens.

Suivi de la conformite des baux

Assurer le suivi des certificats d'assurance (COI) et envoyer les rappels de renouvellement. Verifier la conformite operationnelle : heures d'ouverture, signalisation non autorisee, modifications non approuvees. Rediger et envoyer la correspondance de premier niveau (avis informels) sous la supervision du gestionnaire. Soutenir le gestionnaire immobilier dans la tenue des registres de conformite, l'archivage des documents et la preparation d'avis officiels de defaut si necessaire.

Qualifications :

3 a 5 ans d'experience en administration immobiliere commerciale (secteurs de detail ou industriel preferes). Bonne connaissance des baux commerciaux, de leur conformite et des operations immobilieres. Connaissances de base des systemes de batiments (CVC, plomberie, securite-incendie) sont un atout. Maitrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) ; connaissance de logiciels de gestion immobiliere comme Yardi ou MRI est un atout. Excellentes competences en communication (orale et ecrite) en anglais et en francais (

bilinguisme requis pour le Quebec

). Grand sens de l'organisation, souci du detail et capacite a gerer plusieurs taches simultanement. Capacite a travailler de facon autonome tout en collaborant etroitement avec les gestionnaires immobiliers, les equipes sur site et les equipes internes. Professionnalisme dans les interactions avec les locataires, fournisseurs et autres parties externes

Our Company

Established in 2016, Leyad is a fast-growing Montreal-based Real estate Management company with a diverse portfolio of premier residential, commercial and industrial properties across Canada. Since its creation, Leyad has rapidly established its real estate footprint in different parts of the country with the acquisition and effective management of properties that have been continuously delivering short and long-term value. We strive to strategically maximize value and deliver consistent returns to our stakeholders while maintaining a high commitment to sustainability and building long-term relations with our partners and the communities we serve. Leyad takes pride in identifying opportunities where others see challenges, and our commitment to excellence drives our success. This role is located in our Montreal head office at 511 Place d'Armes, Montreal QC H2Y 2W7 and requires full-time presence in the office.

Position:

Commercial Property Administrator (Retail & Industrial)

Position Summary:

We are seeking a mid-level Commercial Property Administrator to support the Property Management team in overseeing a portfolio of retail and industrial properties. The role blends administrative support, tenant relations, operational coordination, and lease compliance monitoring to ensure high-quality property performance and tenant satisfaction.

The ideal candidate will be organized, detail-oriented, and proactive, with a strong understanding of commercial leases, vendor management, and property operations.

Key Responsibilities:

Administrative and Tenant Support

Prepare, track, and manage tenant correspondence (notices, memos, default letters, rent reminders). Assist with lease administration, including tracking lease expirations, renewals, critical dates, and maintaining lease abstracts. Maintain accurate tenant files (electronic and paper), including insurance certificates, leases, amendments, service contracts, and compliance documents. Respond promptly and professionally to tenant inquiries and coordinate with Property Managers for appropriate resolution. Process tenant move-in/move-out documentation and coordinate access cards, keys, onboarding packages, and communication notices. Monitor tenant lease compliance by tracking critical obligations (e.g., insurance certificates, operating hours, signage rules), flagging non-compliance issues, and preparing preliminary notices under the guidance of the Property Manager.

Financial and Reporting Support

Review, code, and track vendor invoices for approval in accordance with property budgets. Assist with annual operating budgets, preparing preliminary spreadsheets, and inputting expense forecasts. Support in monthly property reporting by gathering operational updates, tracking tenant arrears, and updating occupancy/vacancy data. Help coordinate tenant chargebacks and operating cost recoveries.

Operational Coordination

Track and schedule building inspections, preventative maintenance (HVAC, fire inspections, elevator servicing), and minor repairs. Liaise with service providers for regular maintenance and ensure timely completion of work orders. Manage work order and service request systems, monitor contractor performance, and ensure proper closure of tasks. Collaborate with Onsite Property Managers (if applicable) to support day-to-day operational needs.

Lease Compliance Support

Track and maintain insurance certificates (COIs) and send renewal notices to tenants. Monitor operational compliance items such as tenant operating hours, unauthorized signage, and unauthorized alterations. Draft and issue first-level compliance correspondence (informal notices) under Property Manager direction. Support the Property Manager by maintaining compliance tracking logs, documentation archives, and assisting with preparation of formal notices of default where necessary.

Qualifications:

3-5 years of experience in commercial property administration (retail or industrial preferred). Strong working knowledge of commercial leases, lease compliance, and property management operations. Familiarity with basic building systems (HVAC, plumbing, fire life safety systems) is an asset. Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook); familiarity with property management systems (e.g., Yardi, MRI) preferred. Excellent communication skills (written and verbal) in English and French (bilingualism required for Quebec). Strong organizational skills, detail orientation, and ability to manage multiple concurrent tasks. Ability to work independently while collaborating closely with Property Managers, Onsite Managers, and internal teams. Professional demeanor when interacting with tenants, vendors, and other external stakeholders.
Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $65,000.00 per year

Benefits:

Company events Dental care Extended health care Flexible schedule Life insurance Paid time off
Work Location: In person