Job Description

Mandat

Concours reserve aux employes de Sante Quebec



En collaboration avec de l'adjointe a la Presidente directrice generale, l'attachee de direction planifie, gere et fournit des services de soutien administratif. Elle veille, au bon fonctionnement e a l'efficacite du bureau de la Direction generale. Elle est appelee a assister l'equipe de la Direction Generale tant dans l'organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus strategiques. Elle assure le controle de la qualite des documents et propose des moyens d'ameliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle traite les requetes acheminees par les cadres superieurs, les adjoints-carde et hors cadre et repond adequatement et de facon autonome aux demandes. Elle regle des situations problematiques. Elle determine les actions a poser, informe son gestionnaire ou dirige les demandes aux personnes concernees pour le suivi. Elle planifie et organise les seances de certains comites. Elle assure le suivi de dossiers specifiques et complexes relies a ces hautes instances strategiques. Le mandat d'une duree temporaire est estime a 12 mois avec possibilite de prolongement selon les besoins a la Direction generale.

DETAIL DES FONCTIONS

Assiste les collegues de la Direction generale dans la realisation des mandats qui leur sont confies : Effectue des travaux administratifs relies a la gestion financiere, a la gestion des ressources humaines, a la gestion des ressources materielles et a l'organisation du travail Assure le suivi lors d'absence des autres collaboratrices Assure le suivi des communications et oriente les demandes aux personnes concernees Collabore a la realisation des objectifs de la Direction generale ; Peut creer ou mettre a jour des guides, procedures et politiques; Collabore a l'accueil, a l'orientation et a la formation du nouveau personnel; Applique les regles relatives a la confidentialite, a la conservation, a la circulation et a la destruction des dossiers; Offre du support et de la supervision aupres des autres attachees de directions de l'etablissement; Contribue a assurer le suivi et la mise a jour des Reglements, Politiques et Procedures de l'etablissement, le depot sur intranet, les MAJ du registre, etc.

2. Rencontres et comites (coordination et collaboration) :

Elabore les avis de convocation, ordres du jour, proces-verbaux; Collige les sujets et redige les ordres du jour, prend les dispositions necessaires pour la tenue de ces reunions; Assiste au besoin aux reunions (peut etre hors des heures normales de travail) et redige le compte rendu; Assure le suivi et prepare les documents pour les differents comites; Redige et consigne les proces-verbaux, les comptes rendus des reunions; Participe a l'organisation de toute activite de la Direction generale (preparation de documentation, reservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ; Assure la revision, la mise en page et la production des documents pertinents aux activites de la Direction generale;




3. Preparation et traitement de documents :

Effectue l'entree de donnees informatiques, le suivi et la mise a jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc. Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de donnees, presentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique; Assure le classement et l'archivage des documents administratifs ; Depouille, distribue, classifie le courrier et redige, s'il y a lieu, les reponses selon les instructions de l'attachee de direction de la PDG; Redige au besoin des communiques, notes de service, rapports.

4. Service a la clientele :

Traite les appels telephoniques, et effectue les suivis necessaires; Donne les informations demandees par les interlocuteurs dans le cadre de ses competences ou refere a la Direction concernee.

Exigences

Scolarite

Doit posseder un certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activite connexe a la fonction OU Certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activite non connexe pourrait etre considere si jumele a une experience pertinente a la fonction du secteur, qui sera evaluee et reconnue par le service de la dotation.

Experience

Doit posseder au minimum 5 annees d'experience pertinente en support a un cadre superieur; Connaissance des regles de gouvernance prevues a la Loi sur les services de sante et les services sociaux;

Competence professionnelle

Excellente capacite pour rediger des documents de nature courante, de comptes rendus de reunion et proces-verbaux; Excellente maitrise du francais oral et ecrit; Test de francais 70% Test Word Intermediaire Test Excel intermediaire * Test Powerpoint debutant