Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Resume du poste :

PERL est un laboratoire de recherche appliquee et de leadership rattache a la School of Population & Global Health, specialise dans la preparation aux pandemies et aux situations d'urgence. Sous la supervision du directeur adjoint et du directeur, l'etudiant en alternance apportera un soutien administratif, communicationnel et evenementiel afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien du laboratoire et de contribuer a son lancement officiel prevu en fevrier 2026.
Les responsabilites incluent la coordination logistique, le soutien a l'organisation d'evenements hybrides, la preparation de documents et de notes de briefing, la mise a jour du contenu du site web et des reseaux sociaux, le suivi des taches, ainsi que la liaison professionnelle avec les etudiants, le personnel et les partenaires externes.
Responsabilites principales
Coordination administrativeRediger des reponses types aux courriels recus et acheminer les demandes de renseignements. Planifier les reunions, preparer les ordres du jour, rediger et diffuser les comptes rendus, assurer le suivi des actions. Preparer des documents simples (lettres, fiches d'information, badges nominatifs, feuilles d'inscription) et organiser les disques partages.

Lancement de PERL et soutien aux evenementsGerer les reservations de salles, les commandes de restauration, l'installation audiovisuelle/Zoom, la preparation des diapositives et du deroulement de l'evenement, ainsi que les reservations d'hotels et de billets d'avion pour les intervenants. Assurer une presence sur place (bureau d'inscription, assistance aux intervenants) et gerer les reponses ainsi que les listes d'invites. Collecter les biographies et les diapositives des intervenants, compiler et distribuer les documents lies a l'evenement, et contribuer au suivi post-evenement (remerciements, formulaires d'evaluation).

Communication et webAjouter du nouveau contenu au site web de PERL et publier des actualites et mises a jour. Elaborer une strategie pour les reseaux sociaux, rediger et programmer des publications, et contribuer a la creation de visuels simples (ex. : Canva). Participer a la redaction d'une infolettre periodique (revision, mise en forme, gestion de la liste de diffusion).

Webinaire et assistance hybride (selon les besoins)Contribuer au lancement de la serie de webinaires de PERL. Assister les intervenants avec les fonctions Zoom (enregistrement, partage d'ecran, gestion des salles de discussion) et assurer un depannage audiovisuel de base. Gerer les demandes de renseignements et assurer le suivi aupres des participants.

Donnees et suiviTenir a jour les listes de contacts, les feuilles de calcul RSVP et les tableaux de suivi des taches. Compiler des indicateurs simples de participation et de performance des evenements.

Assistance administrative generaleParticiper aux taches urgentes afin d'assurer le bon fonctionnement du laboratoire.

Competences et aptitudes requisesEtre etudiant a McGill et approuve pour le programme travail-etudes. Etre disponible pour travailler sur le campus, a l'Hopital de la Cite de la Sante (centre-ville). Fiabilite et professionnalisme demontres dans des roles administratifs ou evenementiels ; grande attention aux details. Excellente communication ecrite et verbale ; aisance dans les echanges avec des invites ou conferenciers de haut niveau. Maitrise de Zoom (fonctions d'hote/co-hote), MS Office/Google Workspace ; connaissance de Canva ou d'outils de conception similaires ; la publication web dans McGill WMS est un atout. Proactivite, sens de l'organisation et capacite a gerer plusieurs echeances avec un minimum de supervision. Maitrise de l'anglais requise ; le francais constitue un atout important. Disponibilite occasionnelle pour des evenements tot le matin ou en soiree durant la periode de lancement.

Formation et experience minimales requises :
Diplome d'etudes secondaires 1 An Experience pertinente
Salaire horaire :
(SEOUM B) $16.35
Nombre estime d'heures de travail par

semaine :
15 (Temps partiel)
Date de debut de l'emploi :
2025-11-17
Date de fin de l'emploi :
2026-02-28
Date limite pour postuler :
2025-10-31
Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d'AMUSE.L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.