Job Description

English will follow.
OPAL-RT Technologies recherche un Assistant Administratif pour son Bureau de projets.
À propos d’OPAL-RT Technologies :
Imaginez travailler pour une entreprise qui compte parmi ses clients la NASA, Bombardier, ABB, EMBRAER, MIT, GE, Ford, GM, NREL et Hydro-Québec! OPAL-RT s’est donné comme ambitieux défi de démocratiser la simulation temps réel afin de la rendre accessible à chaque ingénieur et chercheur. En rejoignant le clan des OPALIENS, vous contribuerez à la technologie du futur.
Leader mondial dans la diversité des applications, nos outils sont utilisés dans une multitude de secteurs tels que l'automobile, l'aérospatiale, l’énergie, le transport, la fabrication industrielle, etc. Fondée au Québec et maintenant assurée par une présence mondiale, OPAL-RT a le vent dans les voiles!
Sommaire du poste:
Relevant du Responsable du Bureau de projets, vous contribuerez aux mandats du département en assurant les tâches récurrentes de gestion administrative des projets Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à:
Gestion administrative :

• 
  
• Configurer les tâches et projets dans les outils NAV, MsProject, TimeControl, JIRA et Confluence.
• Assurer les transferts hebdomadaires des heures entre TimeControl et NAV.
• Faire le suivi avec les TI sur les problèmes rencontrés avec les outils utilisés pour la gestion des projets et le suivi du temps.
• Produire les informations pour la comptabilité (liste de projets à fermer, rapports pour les demandes de subventions et pour les projets facturés mensuellement).

Fournir du soutien aux autres départements :

• 
  
• Répondre aux demandes des employés et chefs de projets sur les outils de gestion de projet et suivi des heures,
• Mettre en forme des rapports et faire des analyses de données.
• Répondre aux requêtes liées aux heures/feuilles de temps dans Time Control.

Participer à l’amélioration continue des processus à la charge du Bureau de projets :

• 
  
• Maintenir à jour la documentation des procédures utilisées dans les tâches quotidiennes.
• Rapporter a la Cheffe du Bureau de Projets les différences entre les processus documentés et le fonctionnement courant, participer aux discussions pour faire évoluer les processus.

Profil recherché:

• Scolarité : DEC en administration, Attestation d’Études Collégiales (AEC) ou l’équivalent. Une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente sera considérée.
• Expérience : Minimum 3 à 5 ans d’expérience en assistance administrative de projets.
• Connaissances requises : Connaissance d’un logiciel de gestion de projet et de la suite MS Office (Outlook, Excel, Project, OneNote, PowerPoint, Visio).
• Connaissances des outils (atout): Jira, Microsoft Dynamics NAV, Time Control, Sharepoint, MS Project.
• Connaissances linguistiques : Maitrise du français et anglais.
• Compétences recherchées : Travail d'équipe, flexibilité, sens de l'organisation, débrouillardise, proactivité, bonne communication interpersonnelle, discipline et rigueur, facilitée d'apprentissage, polyvalence, jugement, bonne gestion des priorités.

Une carrière chez OPAL-RT vous conviendra si :

• Vous recherchez des défis stimulants qui vous pousseront à vous dépasser sans cesse;
• Vous rêvez d’une ambiance à la fois familiale, professionnelle, collaborative et conviviale;
• Vous avez besoin d’un horaireflexible et l’accès au télétravail afin de concilier votre vie privée à votre vie professionnelle;
• Vous souhaitez parfaire vos connaissances et votre savoir-faire en côtoyant des chercheurs, des innovateurs, des scientifiques qui ont tous un point en commun, la Passion;
• Vous avez fait le choix d’être un collaborateur important pour l’avancement technologie d’une multitude d’industries;
• Vous désirez être considéré pour vos idées, votre créativité et vos talents;
• Vous connaissez votre valeur et recherchez une rémunération globale concurrentielle;
• Vous ne voulez pas un simple emploi, vous voulez une carrière!

Note: L'utilisation du genre masculin inclut le féminin et est utilisé uniquement pour faciliter la lecture.
OPAL-RT Technologies is looking for an Administrative Assistant for the Project Office.
About OPAL-RT Technologies :
Imagine working for a company whose clients include NASA, Bombardier, ABB, EMBRAER, MIT, GE, Ford, GM, NREL and Hydro-Québec! OPAL-RT has set itself the ambitious challenge of democratizing real-time simulation to make it accessible to every engineer and researcher. By joining the clan of OPALIANS, you will contribute to the technology of the future.
World leader in the diversity of applications, our tools are used in a multitude of sectors such as automotive, aerospace, energy, transportation, industrial manufacturing, etc. Founded in Quebec and now assured by a global presence, OPAL-RT has the wind in its sails!
Job Summary:
Reporting to the Project Office Manager, you will contribute to the department's mandates by providing recurring administrative project management tasks. Responsibilities include, but are not limited to:
Administrative Management :

• 
  
• Set up tasks and projects in NAV, MsProject, TimeControl, JIRA and Confluence.
• Ensure weekly time transfers between TimeControl and NAV.
  
• Follow up with IT on problems encountered with the tools used for project management and time tracking.
  
• Produce information for accounting (list of projects to be closed, reports for grant applications and for projects billed monthly).

Provide support to other departments :

• 
  
• Respond to requests from employees and project leaders on project management tools and time tracking,
• Prepare reports and perform data analysis.
• Respond to queries related to hours/time sheets in Time Control.

Participate in the continuous improvement of processes under the responsibility of the Project Office :

• 
  
• Maintain documentation of procedures used in daily tasks.
• Report to the Project Office Manager any discrepancies between the documented processes and the current operation, participate in discussions to improve the processes.

Profile required:

• 
  
• Education: DEC in administration, Attestation of Collegial Studies (ACS) or equivalent. A combination of education and relevant experience will be considered.
• Experience: Minimum of 3 to 5 years of experience in project administrative assistance.
• Knowledge required: Knowledge of project management software and MS Office suite (Outlook, Excel, Project, OneNote, PowerPoint, Visio).
• Knowledge of tools (asset): Jira, Microsoft Dynamics NAV, Time Control, Sharepoint, MS Project.
• Language skills: Fluency in French and English.
• Desired skills: Teamwork, flexibility, organizational skills, resourcefulness, proactivity, good interpersonal communication, discipline and rigor, ease of learning, versatility, judgment, good management of priorities.

A career at OPAL-RT is right for you if:

• You are looking for stimulating challenges that will push you to constantly surpass yourself.
• You dream of an atmosphere that is at the same time family, professional, collaborative and friendly.
• You need flexible hours and access to telecommuting in order to balance your private and professional life.
• You want to perfect your knowledge and your know-how by working alongside researchers, innovators and scientists who all have one thing in common, Passion.
• You have chosen to be an important contributor to the advancement of technology in a multitude of industries.
• You want to be considered for your ideas, your creativity and your talents.
• You know your worth and seek competitive total rewards.
• You don't want a simple job, you want a career

Note: The use of the masculine gender includes the feminine and is employed solely to facilitate reading.