Job Description

IDENTIFICATION DU POSTE :

Titre du poste : Assistant (e) Administratif (ve)

Departement : Administration

Superviseur immediat : Dirigeant de l'entreprise

Nombre d'employes supervises : Aucun

SOMMAIRE DU POSTE :

L'assistante administrative apporte un soutien essentiel aux differents departements de l'entreprise. Elle assure la gestion efficace des taches administratives et operationnelles liees aux commandes, aux expeditions, a la planification et a l'administration generale. Polyvalente et organisee, elle contribue au bon deroulement des activites quotidiennes et au maintien d'un haut niveau de service aupres des clients, fournisseurs et collegues internes.

PRINCIPALES TACHES :

1. Soutien aux charges de projets

Effectuer la saisie des commandes (valider les prix et quantites); Mettre a jour les fichiers et les suivis de livraisons de nos clients; Preparer les pick tickets*;
Repondre aux demandes et questions des clients; Preparer les documents d'expedition, incluant la documentation douaniere; Coordonner les expeditions de produits et confirmer leur envoi; Reviser et assurer la conformite des nouvelles nomenclatures (BOM - Bill of Materials*);
Organiser les expeditions recurrentes pour les clients; Creer des retours (RMA) et remplir les documents d'assurance qualite;

2. Departement extrusion

Effectuer la saisie des commandes (validation des prix); Preparer les documents d'expedition; Remplir et gerer les certificats requis; Numeriser et classer les bons de travail completes; Effectuer le suivi des expeditions clients afin d'assurer la livraison dans les delais;

3. Administration generale

Repondre aux appels telephoniques et les diriger vers les bonnes personnes; Gerer l'inventaire et les commandes de fournitures de bureau; Effectuer le suivi aupres des fournisseurs concernant les bons de commande (PO) emis : confirmations et retards; Appuyer l'equipe dans diverses taches administratives (ex. saisie de donnees); Creer des expeditions sur demande;

4. Planification

Imprimer les bons de travail et les etiquettes;

Effectuer toute autre tache connexe au besoin.

COMPETENCES ET EXIGENCES :

Competences et qualites

Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du detail; Capacite a gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique; Bon sens de la communication; Autonomie, initiative et esprit d'equipe; Rigueur dans la gestion des documents et respect des procedures.

Exigences

Diplome d'etudes postsecondaires en administration ou dans un domaine connexe; Experience pertinente en soutien administratif ou en service a la clientele; Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook); Connaissance des procedures d'expedition et de la documentation douaniere (un atout); Bilinguisme francais/anglais (oral et ecrit) essentielle. (Anglais exige car certains de nos clients sont desservi par courriel et par telephone dans diverses province du canada)

CONDITIONS DE TRAVAIL :

? Poste administratif

? Horaire de jour

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 19,00$ a 24,00$ par heure

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Maladie Complementaire Evenements d'Entreprise Stationnement sur place Tenue Decontractee
Experience:

Service a la clientele: 1an (Souhaite) administration: 1an (Souhaite)
Langue:

Francais (Souhaite)
Lieu du poste : En presentiel