Job Description

Apercu:

L'Assistant(e) administratif(ve), qui releve du CFO Canada, fournit un soutien administratif essentiel a plusieurs departements, y compris les finances, l'AO et le developpement. L'Assistant(e) administratif(ve) coordonne les horaires, gere la correspondance et s'occupe de la preparation des documents pour assurer l'efficacite des flux de travail. De plus, ce role aide aux rapports financiers, a la coordination des projets et a la gestion generale du bureau, agissant comme une ressource centrale pour faciliter la communication et l'efficacite operationnelle dans l'ensemble de l'organisation.
Responsabilites:
Traiter les demandes des nouveaux fournisseurs et les PRs/Pos (bons de commande) et faire le suivi avec les demandeurs. Analyse le traqueur PR-PO, enquete sur les demandes bloquees et garantit l'efficacite du processus. Effectue un examen annuel des bons de commande, remet une liste a l'acheteur et demande la fermeture. Gerer le parrainage de la municipalite. Gerer les factures, y compris, mais sans s'y limiter, les taxes municipales, la SAAQ, etc. Gerer le courrier entrant, numeriser toutes les factures recues par courrier ordinaire et les transmettre aux payable@edf-re.com (y compris l'envoi des plaques d'immatriculation des vehicules aux sites) Gerer la comptabilite corporative d'EDF a l'Hotel Levesque, y compris le renouvellement de l'entente. Preparer des lettres et des dossiers de paiement pour le Land Management. Maintien du statut d'EDF aupres de la Regie

du

batiment

du

Quebec

et

d'IndustrieCanada*
Organise des evenements AO (par exemple, Comm Meeting) Organiser des evenements pour les Actifs (p. ex., Stakeholder BBQ) Gere la plateforme de gestion de location de vehicules (Enterprise) Gere le compte WEX pour tous les utilisateurs. Traduit des documents ou revise des documents traduits. Obtient des signatures pour des contrats ou des documents (sur papier ou via DocuSign) Gere le MIGO mensuel pour les contributions volontaires. Verifie et rapproche les heures entre differents systemes et entre divers projets pour les membres de l'equipe. Organiser et coordonner des reunions de projet ainsi que d'autres voyages d'affaires et des voyages pour le departement offshore. + Soutenir l'organisation d'evenements speciaux (p. ex., seminaire annuel, atelier, voyages a l'etranger) et collaborer avec d'autres assistants administratifs. + Negocie des tarifs preferentiels pour la location de voitures, les hotels, les vols, l'hebergement et les repas. + S'assurer du respect des politiques de l'entreprise en matiere de voyages et de voyages d'affaires. + Gerer et conserver les lettres de credit recues (dans un coffre-fort). + Remettre les recus d'impot pour les dons au service des impots. + Gere l'acces au bureau, de la commande des fournitures a l'emission, au remplacement et a l'annulation de l'acces aux batiments.

Qualification:

Etudes/Experience -

Diplome d'etudes secondaires, diplome universitaire de preference. 2 ans d'experience en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Experience de la gestion des factures, des notes de frais et de la tenue des dossiers des employes.


Competences/connaissances/aptitudes -Solides competences organisationnelles et de gestion du temps. Excellentes competences en communication ecrite et verbale. Capacite a suivre les echeances, a organiser des reunions et a assurer une communication fluide. Solides competences en redaction, en relecture et en tenue de dossiers. Capacite a naviguer dans les bases de donnees, les logiciels comptables, etc. Maitrise de la suite Microsoft 365 Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint). Capacite a preserver la confidentialite et a traiter des informations sensibles. Solides competences interpersonnelles pour collaborer efficacement avec les parties prenantes. Proactivite, motivation et capacite de travailler de maniere independante. Adaptabilite a un environnement en evolution rapide. Exigences physiques : N/A


Conditions de travail :
100 % du temps est passe dans l'environnement de bureau, a utiliser des ordinateurs (utilisation frequente de divers logiciels/programmes Microsoft), des telephones et du materiel de bureau general. 0 % du temps est passe a l'exterieur du bureau a visiter les sites des fournisseurs et/ou des clients internes en plus d'assister a diverses conferences et reunions.