Job Description

Un ocean de possibilites

Lorsque vous integrez l'Administration portuaire d'Halifax (APH), vous assumez un role utile offrant la possibilite d'avoir une influence reelle a l'echelle mondiale. Les plus grandes compagnies maritimes du monde font escale au port d'Halifax, qui offre des liaisons avec plus de 150 pays. Chaque jour, nos equipes se relient au monde entier a l'aide d'une infrastructure de premier ordre pour offrir a la province une prosperite durable.


Notre mission consiste a faciliter la circulation des biens et des personnes pour favoriser le developpement economique, en veillant a l'efficacite, a la securite et a la durabilite de nos activites.


Nos activites recouvrent trois domaines : le fret, les croisieres et l'immobilier, sous la responsabilite d'equipes devouees et competentes. Ayant recu la certification ISO45001, nous sommes profondement attaches a une culture de la securite. Assurer le bien-etre de chacun de nos employes est donc pour nous une priorite absolue.


A l'Administration portuaire d'Halifax, vous prendrez part au travail collectif visant a faconner l'avenir de la region, de la province et du Canada.


Nous sommes a la recherche d'un

analyste principal des documents et de l'information

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Resume du poste

Relevant de l'avocate generale / secretaire generale, l'analyste principal des documents et de l'information est charge d'apporter un soutien a l'elaboration, la mise en oeuvre et la gestion des strategies, processus et procedures de gestion des documents et de l'information de l'Administration portuaire d'Halifax (APH). La personne retenue dirigera donc la mise en oeuvre de projets de modernisation de la gestion de l'information et des documents et veillera a ce que le protocole et la documentation lies au service Info Source de l'APH soient conformes aux exigences legislatives.

Vos responsabilites

Apporter un soutien a la gestion des documents et de l'information au sein de l'APH, notamment en elaborant, en mettant en oeuvre et en gerant de nouveaux processus de gestion des documents et de l'information, conformement aux exigences legislatives et reglementaires. Agir a titre d'expert en matiere de pratiques et d'initiatives liees a la gestion des documents et de l'information. Contribuer a la mise en oeuvre de projets lies a la gestion des documents et de l'information au sein de l'APH, en appliquant les principes de gestion de projets et en collaborant avec divers services de l'organisation. Faciliter la communication et preparer des formations pour les personnes cles dans differents services et fournir des conseils et un soutien reguliers. Travailler en collaboration avec d'autres services pour mettre en place le systeme de gestion des documents et de l'information de l'APH et superviser le processus de transition. Evaluer l'efficacite du systeme de gestion des documents et de l'information de l'APH, et recommander les ameliorations necessaires en respectant les nouvelles dispositions legislatives. Rester informe sur les pratiques exemplaires en matiere de gestion des documents et de l'information, y compris les outils technologiques pouvant faciliter la gestion de l'information. Effectuer des controles reguliers pour determiner si les employes respectent le systeme de gestion des documents et de l'information de l'APH. Produire de maniere independante des documents et rapports lies a la gestion des documents et de l'information, et presenter des comptes rendus oraux lors de reunions. Agir a titre de coordonnateur de l'AIPRP, et traiter les demandes relatives a l'acces a l'information et a la protection des renseignements personnels, en temps voulu et conformement a la loi. Controler les demandes, assurer le suivi des informations cles, evaluer les demandes et assurer le suivi des mesures requises. Collaborer avec d'autres services et les consulter en fonction des besoins. Respecter les exigences de la Loi sur l'acces a l'information, assister aux seances d'information et de formation sur l'AIPRP et repondre aux sondages, selon les besoins. Revoir et mettre a jour, chaque annee et selon les besoins, la documentation liee a Info Source, conformement aux exigences legislatives et reglementaires et en collaboration avec les organismes de reglementation et des ministeres. Preparer des rapports conformement a la Loi sur l'acces a l'information et a la Loi sur la protection des renseignements personnels, et coordonner la presentation des rapports en temps voulu.

A noter :

Afin d'assumer les responsabilites liees a ce poste, la personne retenue devra avoir acces a des documents hautement confidentiels provenant de tous les niveaux de l'APH.

Vos formation et experience

Diplome ou certificat dans un domaine pertinent. Les combinaisons equivalentes d'experience en gestion de documents ainsi que de connaissance des pratiques et des exigences relatives a la gestion de documents seront prises en consideration. Posseder un certificat en gestion des documents, p. ex., Certified Records Analyst (CRA) ou Certified Records Manager (CRM), constituerait un atout. Experience en matiere de gestion de projets complexes et de grande envergure en gestion de documents. Experience en matiere d'elaboration et de mise en oeuvre de methodes de gestion de documents, notamment la numerisation des documents, les delais de conservation et les processus d'elimination. Experience dans la mise en oeuvre de la gestion de documents a l'aide de SharePoint et de Microsoft Suite. Solides competences en matiere de relations interpersonnelles, d'analyse et de resolution de problemes, et souci du detail. A l'aise pour communiquer avec des interlocuteurs a tous les niveaux, en interne comme en externe. Solides competences en matiere de gestion du temps, d'organisation et de planification. Excellente aptitude a communiquer a l'ecrit et a l'oral. Excellent niveau en comprehension ecrite (y compris pour les documents juridiques et gouvernementaux). Capacite averee a prendre des initiatives et a faire preuve de jugement. Bonne capacite a travailler en equipe ainsi que de maniere independante. Capacite a faire preuve de discernement, esprit d'initiative, et capacite a travailler dans un cadre hautement confidentiel.

Pourquoi vous allez adorer travailler ici

Un milieu de travail dynamique qui favorise le perfectionnement professionnel. Des avantages sociaux qui font la difference. Un engagement en faveur du developpement durable, Strategie de developpement durable de l'APH. Des technologies de pointe et des innovations. Une culture inclusive et solidaire. Partenariat communautaire, et bien sur... La vue imprenable sur le port d'Halifax depuis nos bureaux.

Postuler

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L'Administration portuaire d'Halifax cultive une culture d'appartenance. Peu importe qui vous etes, d'ou vous venez, ce que vous pensez, ce en quoi vous croyez ou qui vous aimez, nous vous invitons a postuler. Nous venons tous d'horizons differents, et chacun possede des points de vue et des experiences uniques. Nous invitons donc les personnes 2SLGBTQ+, noires, autochtones et de couleur, les femmes, les nouveaux arrivants et les personnes handicapees a postuler. Si vous avez besoin d'amenagements particuliers pour le processus de candidature et d'entrevue, veuillez nous en faire part.