Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Gestion des operations universitaires

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/08/21

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/09/01

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Echelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00
Au sujet de la Section de Common Law a la faculte de droit




Au cours des 20 dernieres annees, la Section de Common Law a la Faculte de droit de l'Universite d'Ottawa est devenue un chef de file national et mondial dans de nombreux domaines. Notre faculte est la seule a offrir un diplome en Common Law tant en francais qu'en anglais, et elle compte parmi les plus accomplies du pays. Qui plus est, nous sommes engages et nous valorisons la participation du public. Nous entretenons par ailleurs de solides liens avec le milieu juridique d'Ottawa ainsi qu'une relation particuliere avec la Cour supreme du Canada. Nous faisons figure de leaders en recherche, dans la profession juridique et au sein de notre communaute. A tout moment, les membres de notre faculte peuvent etre appeles a temoigner devant un comite parlementaire, a commenter l'actualite a titre de specialistes ou a prendre part a des debats d'interet public sur les sujets de l'heure. Nous sommes la faculte de droit la plus citee dans les medias nationaux. Par nos efforts soutenus, nous avons cree d'excellentes occasions d'apprentissage experientiel pour notre communaute etudiante : celle-ci beneficie de possibilites uniques d'entrer en contact et d'echanger avec les juges de la plus haute instance du pays. Nous favorisons ainsi l'inclusivite et la qualite de l'experience etudiante.

Raison d'etre du poste:

Fournir un soutien administratif aux services sous la direction du bureau de la doyenne adjointe ou du doyen adjoint du programme de Juris Doctor, y compris le Centre etudiant de common law, le Bureau des admissions de common law et le Service d'appui aux professeurs de common law; contribuer a leur bon fonctionnement et appuyer la mise en oeuvre des activites et des projets tout en respectant les reglements et methodes de l'Universite et de la Section de common law.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Service a la clientele

: Accueillir, informer et rediriger la clientele. Par telephone, en personne et par courriel, repondre aux demandes d'information adressees au Centre etudiant, au Bureau des admissions et le Service d'appui aux professeurs. Veiller a ce que les renseignements et exigences soient efficacement communiques, parfaitement compris dans le respect des priorites etablies. Contribuer a identifier les besoins de la clientele interne et externe, a les evaluer et a resoudre les problemes dans le but d'offrir un service de qualite superieure, conformement aux normes etablies par la Faculte et a la vision de l'Universite.

Gestion de dossiers

: Etablir et maintenir un systeme de classement efficace pour preserver la confidentialite des dossiers; veiller a la disponibilite de documents complets et exacts a des fins de consultation future ou de verification. Coordonner l'archivage des dossiers. Maintenir un systeme de rappel pour les dossiers necessitant un suivi. Coordonner, preparer et mettre en oeuvre le dossier d'evaluation de l'enseignement pour l'ensemble du corps professoral a temps plein et a temps partiel.

Redaction administrative

: Rediger et reviser des documents a partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative. Au besoin, offrir un soutien administratif pour les activites liees a l'admission et aux etudes, comme la gestion des examens ainsi que la compilation et la saisie des notes et des decisions sur les candidatures aux programmes de la Section de common law.

Production de rapports

: Effectuer des analyses et de la recherche. Compiler des donnees, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports en appui aux discussions, a la prise de decisions, aux projets speciaux et aux activites.

Ce que vous apportez :

Formation postsecondaire ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience de travail en administration, preferablement dans un milieu postsecondaire. Au moins trois annees d'experience manifeste dans un role administratif. Connaissance des programmes de droit au premier cycle d'etudes. Connaissance et experience de l'interpretation, de la communication et de la mise en oeuvre des reglements, methodes et processus. Experience de la gestion des fonctions administratives. Experience de la collecte et de l'analyse de donnees et de la redaction de rapports administratifs et statistiques. Experience et autonomie en resolution de problemes. Experience approfondie de la prestation des services a la clientele. Experience pratique de la suite Microsoft Office, de Windows et d'Internet. Connaissance des systemes d'information scolaire et de communication avec la communaute etudiante (y compris Talisma), un atout. Capacite de composer avec des priorites conflictuelles et de respecter des delais serres dans un milieu de travail ou le rythme est soutenu. Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et souci du detail. Capacite d'ecoute, ethique professionnelle et souci du respect de la confidentialite. Engagement en faveur de la reconciliation, de la decolonisation, de l'equite, de la diversite et de l'inclusion. Bilinguisme - francais et anglais (expression orale et ecrite).

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.