Job Description

A propos du college

College prive a Montreal offrant des AEC pour le monde numerique. Notre mission: former des professionnelles pretes pour le marche du travail, par des programmes appliques et une pedagogie innovante.

Role et raison d'etre

Vous offrez un soutien administratif de bout en bout au registrariat, a la direction des etudes et a la direction generale, tout en pretant main?forte aux efforts marketing et a l'accompagnement carriere (stages et recherche d'emploi). Vous optimisez nos processus avec Microsoft 365 et des outils d'IA utilises de facon responsable.

Responsabilites principales:

Registrariat:

Gerer les admissions et inscriptions; mettre a jour les dossiers; preparer attestations et releves. Produire des rapports et tableaux de bord. Controler la prise de presence et produire les rapports d'assiduite : coordonner la collecte, valider l'exactitude et les delais, generer des rapports hebdomadaires/mensuels par groupe et cours (absences, retards, taux d'assiduite), transmettre aux directions concernees et preparer les extractions pour la reddition de comptes. Assurer la qualite des donnees et la confidentialite.

Direction des etudes:

Contribuer a la planification des horaires, a l'allocation des locaux et aux charges d'enseignement. Mettre en forme guides, plans de cours et documents academiques.

Direction generale:

Preparer ordres du jour, comptes rendus et presentations. Suivre echeances, contrats, fournisseurs et indicateurs operationnels. Organiser reunions, evenements et logistique.

Marketing & recrutement etudiant:

Mettre a jour le site web: pages programmes, dates d'admission, FAQ. Contribuer au courriel marketing: listes, gabarits, envois, segmentation et suivi de performance. Tenir le CRM candidats/entreprises (creation de fiches, pipelines, rappels) et la qualite des donnees. Preparer des visuels: affiches, bannieres web, evenements et salons. Suivre quelques indicateurs : demandes d'info, MQL/inscriptions, taux d'ouverture/clic, trafic vers pages programmes; tenir un tableau de bord mensuel.

Carrieres, stages & emploi:

Accompagner les etudiantes : CV, lettres, LinkedIn, preparation d'entretiens. Diffuser et tenir a jour les offres (stages/emplois) sur le site et les canaux internes. Coordonner les conventions de stage, suivis d'assiduite et evaluations avec les superviseures (entreprise et college). Organiser des ateliers (CV/portfolio, IA pour la recherche d'emploi, etiquette professionnelle) et des rencontres employeurs/foires. Developper le reseau d'employeurs (prospection, relances, base de contacts) et mesurer la satisfaction. Suivre des indicateurs d'insertion (taux de placement, delais) et alimenter les tableaux de bord.

Competences technologiques

Microsoft 365: Outlook, Word, Excel avance, PowerPoint, Teams, SharePoint/OneDrive. Automatisation : Forms, Power Automate (ou equivalents) pour formulaires, approbations et workflows simples. IA appliquee : Copilot/ChatGPT pour la redaction, la synthese, l'analyse et l'automatisation de maniere documentee et responsable. Bases en CMS, emailing, CRM et analytique (GA4/Looker Studio).

Profil recherche (essentiels)

Rigueur, sens de l'organisation, gestion des priorites et discretion. Francais impeccable (oral/ecrit); anglais fonctionnel (atout). Experience demontree en bureautique avancee et en soutien administratif multi?intervenants. Capacite a structurer des donnees, a produire des rapports recurrents et a documenter les procedures.

Atouts

Experience en milieu collegial prive.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: a partir de 21,00$ par heure

Avantages:

Assurance Maladie Complementaire Stationnement sur place
Experience:

Microsoft Excel: 1an (Obligatoire) Microsoft Word: 1an (Obligatoire) Microsoft Outlook: 1an (Obligatoire) Microsoft Powerpoint: 1an (Obligatoire) Marketing digital: 1an (Obligatoire) Intelligence artificielle: 1an (Obligatoire)
Langue:

Excellent francais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel