Job Description

Milieu de travail

=====================


Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, le

Service de la comptabilite et de la tresorerie

est responsable des operations comptables (revenus, debourses, flux de tresorerie), de la tenue des systemes comptables (comptes et grands livre) et de la preparation des rapports et etats financiers.

Role et responsabilites

===========================

L'agent ou l'agente d'administration aux debourses

effectue un ensemble de travaux a caractere comptable relies au paiement des debourses de HEC Montreal.


La personne titulaire de cet emploi etudie et verifie les differents rapports comptables et, le cas echeant, identifie et corrige tout ecart constate. Elle prepare les ecritures de journal relatives a diverses transactions. En outre, elle effectue les traites, les transferts bancaires et le processus d'emission des cheques.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Procede a la verification des releves des depenses :



o Valide les releves des depenses en respectant la directive a cet effet.
o S'assure d'obtenir toutes les pieces justificatives reliees aux releves des depenses; Au besoin, communique avec differents acteurs afin de valider des informations.
o Agit a titre d'expert de la directive sur le remboursement des depenses au sein de son equipe et des membres de l'Ecole.
o Developpe le volet formation sur la directive de remboursement des depenses et veille a la mise-a-jour de celle-ci.

Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montreal, concilie quotidiennement les factures des fournisseurs selon les termes de paiement convenus.

Recoit les notes de credit et identifie la facture et le bon de commande afferents s'il y a lieu. Saisit les modifications appropriees dans le systeme de gestion integre.

Traite les demandes de correction relatives aux demandes de paiement ou aux rapports de depenses en regard des pieces justificatives fournies et complete la documentation afferente (ecriture de correction, transfert de depense).

Verifie, en regard des ententes etablies et des termes convenus, les donnees de l'ensemble des dossiers fournisseurs crees dans le systeme de gestion integre. S'assure que les informations entrees dans le systeme respectent les procedures et les principes d'integration etablis; veille a la conformite et a la qualite des donnees.

Effectue le traitement des cas complexes ou necessitant une attention particuliere. Consulte les rapports d'anomalies et effectue les mises a jour requises dans le systeme de gestion integre.

A l'aide du systeme de gestion integre, saisit et met a jour les donnees des comptes a payer (factures, demandes de paiement, rapport de depenses, etc.) et effectue les entrees de journal appropriees.

Verifie les releves de comptes (fournisseurs, frais de dedouanement, achats, etc.).

Compile, calcule et verifie les frais relies aux services partagees par plusieurs unites (telephonie, messagerie, fournitures de bureau, etc.) et repartit la depense aux services concernes par passerelles informatiques; s'assure que toutes les donnees ont ete incluses dans la mise a jour des fichiers.

Etudie et verifie les donnees des differents rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre et autres comptes :



o Identifie et corrige tout ecart de maniere a pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes.
o S'assure d'obtenir toute piece justificative necessaire.

Prepare des ecritures de journal appropriees a l'aide du systeme de gestion integre et collabore aux ecritures de fins de mois et de fin d'annees.

o Prepare les ecritures inter-fonctions, inter-fonds, de ventes internes, de transferts d'imputations, de corrections, d'annulations et d'emission de cheques.
o Calcule et compile les frais courus et les avances et effectue la contre passation dans l'annee suivante.

Transmet aux institutions financieres les renseignements necessaires aux traites, aux virements et aux transferts bancaires.

o S'assure de l'exactitude des taux de change appliques.
o Sur reception des pieces de la banque, saisit les donnees, prepare les ecritures de journal et s'assure des disponibilites budgetaires.
o Au besoin, emet les cheques manuels et les duplicatas. Prepare et transmet les fichiers relatifs aux cheques et depots directs emis par HEC Montreal aux institutions bancaires pour conciliation et paiement.
o Procede aux annulations de cheques ou aux arrets de paiement lorsque requis. Avise les personnes concernees.

Consulte les rapports d'anomalies budgetaires et veille au respect des delais de paiement.

Participe aux activites de son secteur dans le respect des echeanciers fixes (entree de donnees, classement et archivage des documents, etc.).

Repond a toute demande d'information relative a son secteur d'activite et effectue toute autre tache necessitee par ses fonctions.

Soumet a son superieur tout dossier requerant une attention particuliere; effectue toute autre tache a la demande de son superieur ou necessitee par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

====================


Diplome d'etudes collegiales en techniques administratives, option finance ou dans une discipline appropriee et un minimum de deux annees d'experience de travail pertinente


Tres bonne connaissance de la langue francaise parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise parlee et ecrite


Tres bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant


Habiletes dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et ecrites


Interet marque pour l'apprentissage de nouvelles technologies


Esprit methodique, rigueur et precision dans le travail


Capacite de travailler sous pression et en equipe


Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

=============


23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.