Job Description

Milieu de travail

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Le

Service des immeubles

est constitue de trois sections : les services techniques et des amenagements, les services d'entretien menager et les services auxiliaires.

Role et responsabilites

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L'

agent ou l'agente aux demandes de services

recoit et gere toutes les demandes (appels telephoniques et courriels) et, selon le besoin, repartit les demandes au personnel du service. De plus, la personne effectue des taches administratives liees a sa fonction : mise a jour de l'information du logiciel de GMAO, tenue a jour de differents registres lies aux activites du service, production de statistiques, etc.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Recoit l'ensemble des demandes de services ou de renseignements adressees au Service des immeubles. Repond aux demandes de renseignements d'ordre courant et enregistre l'ensemble des demandes au systeme informatique approprie.


Pour les demandes d'amenagements en lien avec des evenements, accompagne les clients internes et externes tout au long du processus de creation de la demande (plans d'amenagements et securite incendie).


Explique aux usagers le fonctionnement et les procedures a suivre pour effectuer les demandes de service a l'interne ou pour des groupes externes (ex : COOP ou service de l'audio-visuel); aide les usagers a preciser leurs besoins.


En collaboration avec son superieur, etablit, documente et fait respecter les politiques et les procedures de fonctionnement du centre d'appels. Prepare des scenarios de reponse et redige des protocoles dans le cas d'une reponse a une plainte.


Effectue un suivi aupres des usagers et verifie leurs satisfactions par rapport aux services rendus et aux besoins exprimes. S'assure que l'information est transmise aux personnes appropriees; collabore a la revision et a l'amelioration des processus et des services offerts.


Souligne a son superieur les situations problematiques ou les incidents pouvant influencer le bon deroulement des operations. Dans le cas d'une plainte, veille a ce que celle-ci soit reglee dans les plus brefs delais.


Acquiert, traite et diffuse l'information aux usagers sur les services offerts.


Maintient a jour ses connaissances techniques afin de pouvoir repondre adequatement a certaines questions formulees par les usagers.


En collaboration avec son superieur immediat et les responsables, s'assure de la mise a jour de la base de donnees et de toute information necessaire au fonctionnement du logiciel de GMAO (actifs, main-d'oeuvre, emplacements, gammes d'operations, etc.).


Effectue la creation des comptes pour les nouveaux utilisateurs dans le logiciel de GMAO et maintient a jour le registre des comptes existants. S'assure du respect des politiques d'utilisation des comptes Maximo.


En collaboration avec son superieur, etablit des objectifs et des normes de qualite. Voit a les respecter et en evalue l'atteinte.


Planifie le travail a effectuer en debut de semaine avec les responsables de service pour ensuite revoir les priorites et etablir son horaire de travail quotidiennement.


Tient des donnees et des statistiques sur les activites de support et d'utilisation du centre d'appels, et sur le temps de reponse. Assure la production de rapports d'activites et presente les resultats a son superieur immediat et aux responsables de service.


Soumet a son superieur tout dossier requerant une attention particuliere; effectue toute autre tache a la demande de son superieur ou necessitee par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'etudes collegiales dans une discipline appropriee et un minimum de 2 annees d'experience de travail dans des centres d'appels


Tres bonne connaissance de la langue francaise parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise parlee et ecrite


Tres bonne connaissance des logiciels MS Office incluant Teams


Aptitudes pour le service a la clientele


Interet marque pour l'apprentissage de nouvelles technologies


Habilete dans les communications orales et ecrites et capacite de vulgarisation du langage technique


Habilete dans les relations interpersonnelles


Tact et diplomatie


Sens de l'organisation et des priorites


Capacite a travailler sous pression et avec des interruptions frequentes du travail


Esprit d'analyse et de synthese


Autonomie et capacite a travailler avec un minimum de supervision


Disponibilite a effectuer du travail a l'exterieur de l'horaire regulier


Connaissance du logiciel Maximo ou de tout autre logiciel de GMAO


Connaissance du milieu universitaire

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.