Job Description

Job Title:Admissions AnalystCompetition Number:014-2024Administrative Unit :Office of the Associate Vice-Rector, Strategic Enrolment ManagementImmediate Supervisor:Manager, AdmissionsJob Type :Permanent (Unionized)Work Schedule:35 hours per weekSalary Scale:Level 6 ($ 55 810 \xe2\x80\x93 $ 70 488)In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.SummaryThe incumbent is responsible for various admissions activities; depending on the period in the admissions cycle, the incumbent may be asked to be responsible for opening dossiers, calculating averages, and handling and evaluating applications for admission and admission scholarships for all University programs. The incumbent ensures the interpretation and application of practices, processes and policies aimed at increasing the effectiveness and efficiency of the admissions process and attaining the admission objectives of the service and the University.Key Responsibilities

• Assemble applications for admission and input data in uoCampus; prepare acknowledgements of receipt; manage and numerically file documents in Xtender.
• Receive and process students\xe2\x80\x99 documentation as part of the admissions process to identify official and non-official documents, according to the established norms.
• Manage the digitization and indexing system for student dossiers efficientlyas well as Flag any problems to the admissions manager and/or the Associate Vice-rector, Strategic Enrollment Management.
• Calculating averages: calculate admissions averages based on the norms established by the University. Verify the accreditation of Canadian and international universities as well as the authenticity of documents submitted and note admission conditions at the appropriate time.
• Analyze and prepare admission dossiers for the undergraduate and graduate levels based on the University\xe2\x80\x99s requirements and ensure that all requirements are met.
• Determine candidates\xe2\x80\x99 eligibility, manage data entry and prepare the dossiers for evaluation by the admission committees (master\xe2\x80\x99s and doctorate levels). Check the accuracy of the lists of different types of student status and make the necessary corrections.
• Admit, defer or reject candidates following an analysis of the dossier and ensure follow-up with candidates. Enter the recommendations for admission offers and scholarship offers in the computer systems and actively participate in updating information relevant to admissions on the University\xe2\x80\x99s website.
• Inform the admissions coordinator of any problems encountered during the admissions cycle to ensure maximum efficiency and quality services offered to candidates.
• Stay up to date with the educational system in Canada and abroad.
• Take part in improving the uoCampus system.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• Relevant university training or a combination of training and experience that is deemed equivalent.
• General knowledge of the university system and admissions processes in Canada and abroad.
• Experience with data entry.
• Experience in an advisory and customer service role in an educational setting.
• Experience with a multicultural clientele.
• In-depth knowledge of software tools such as Windows, word processing, presentation software, spreadsheets, Internet, email and electronic schedule-planning tools.
• Knowledge of the student information system is an asset.
• Meticulousness and keen attention to detail.
• Tolerance for repetitive tasks.
• Strong organizational skills.
• Availability and flexibility to deal with emergencies.
• Ability to collaborate and work as part of a team.
• Sense of responsibility, good judgment, tact and discretion.
• Bilingualism: fluency in English and French (oral and written).

Interested candidates are requested to submit an online application at by May 15, 2024 at 11:59pm.We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.Titre du poste :Analyste aux admissionNum\xc3\xa9ro de concours :014-2024Unit\xc3\xa9 administrative :Bureau de la Vice-Rectrice Associ\xc3\xa9e, gestion des effectifs \xc3\xa9tudiantsSup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat :Gestionnaire, AdmissionsType d\xe2\x80\x99emploi :Permanent, Temps plein (Syndiqu\xc3\xa9)Horaire de travail :35 heures par semaine\xc3\x89chelle salariale :Niveau 6 (55 810 $ - 70 488 $)Le masculin est utilis\xc3\xa9 sans aucune discrimination et dans le seul but d\xe2\x80\x99all\xc3\xa9ger le texte.L\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 Saint-Paul (1848) est le coll\xc3\xa8ge fondateur de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99Ottawa, avec laquelle elle a conserv\xc3\xa9 un lien de f\xc3\xa9d\xc3\xa9ration depuis 1965. Bilingue et \xc3\xa0 \xc3\xa9chelle humaine, elle compte plus de 1000 \xc3\xa9tudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counseling et psychoth\xc3\xa9rapie, droit canonique, \xc3\xa9thique publique, \xc3\xa9tudes de conflits, philosophie, th\xc3\xa9ologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualit\xc3\xa9 et innovation sociale. L\'Universit\xc3\xa9 Saint-Paul offre un environnement de travail propice \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9panouissement professionnel et des avantages sociaux comp\xc3\xa9titifs.L\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 Saint-Paul se d\xc3\xa9marque par l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9gration de l\xe2\x80\x99apprentissage et de la recherche \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99engagement social, ce qui permet d\xe2\x80\x99offrir une exp\xc3\xa9rience \xc3\xa9tudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est r\xc3\xa9solument tourn\xc3\xa9e vers la justice sociale.R\xc3\x89SUM\xc3\x89 DES FONCTIONSLe titulaire est responsable de diff\xc3\xa9rentes op\xc3\xa9rations au niveau des admissions; d\xc3\xa9pendant de la p\xc3\xa9riode du cycle d\xe2\x80\x99admission, le titulaire peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9 \xc3\xa0 \xc3\xaatre responsable de l\xe2\x80\x99ouverture de dossiers, du calcul de moyenne, du traitement des demandes d\xe2\x80\x99admission et du processus d\xe2\x80\x99\xc3\xa9valuation des demandes et de bourses d\xe2\x80\x99admission pour l\xe2\x80\x99ensemble des programmes de l\xe2\x80\x99universit\xc3\xa9. Le titulaire assure l\xe2\x80\x99interpr\xc3\xa9tation et l\xe2\x80\x99application des pratiques, des processus et des politiques visant \xc3\xa0 accro\xc3\xaetre l\xe2\x80\x99efficacit\xc3\xa9 et l\xe2\x80\x99efficience du processus d\xe2\x80\x99admission et \xc3\xa0 atteindre les objectifs d\xe2\x80\x99admission du service et de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9.PRINCIPALES FONCTIONS :

• Monter des demandes d\xe2\x80\x99admission et faire l\xe2\x80\x99entr\xc3\xa9e des donn\xc3\xa9es dans uoCampus; produire des accus\xc3\xa9s de r\xc3\xa9ception; g\xc3\xa9rer et classer de fa\xc3\xa7on num\xc3\xa9rique les documents dans Xtender.
• Recevoir et traiter la documentation des \xc3\xa9tudiants dans le cadre du processus d\xe2\x80\x99admission afin d\xe2\x80\x99identifier les documents officiels et non officiels, selon les normes \xc3\xa9tablies.
• Assurer une gestion efficace du syst\xc3\xa8me de num\xc3\xa9risation et d\xe2\x80\x99indexation des dossiers \xc3\xa9tudiants. Signaler les probl\xc3\xa8mes au gestionnaire des admissions et/ou vice-recteur associ\xc3\xa9, gestion des effectifs \xc3\xa9tudiants.
• Calcul de moyenne : effectuer les calculs de moyenne d\xe2\x80\x99admission selon les normes \xc3\xa9tablies de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9. V\xc3\xa9rifier l\xe2\x80\x99accr\xc3\xa9ditation des universit\xc3\xa9s canadiennes et internationales ainsi que l\xe2\x80\x99authenticit\xc3\xa9 des documents soumis et relever les conditions d\xe2\x80\x99admission au moment appropri\xc3\xa9.
• Analyser et pr\xc3\xa9parer les dossiers d\xe2\x80\x99admission de tous les cycles selon les exigences de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 et s\xe2\x80\x99assurer que toutes les exigences sont satisfaites.
• D\xc3\xa9terminer l\xe2\x80\x99admissibilit\xc3\xa9 des candidats, g\xc3\xa9rer l\xe2\x80\x99entr\xc3\xa9e des donn\xc3\xa9es et pr\xc3\xa9parer les dossiers pour \xc3\xa9valuation par les comit\xc3\xa9s d\xe2\x80\x99admission (2e et 3e cycles). V\xc3\xa9rifier l\xe2\x80\x99exactitude des listes des diff\xc3\xa9rents statuts des \xc3\xa9tudiants et apporter les corrections n\xc3\xa9cessaires.
• Admettre, diff\xc3\xa9rer ou refuser les candidats suite \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99analyse du dossier et assure un suivi avec les candidats. Entrer les recommandations aux offres d\xe2\x80\x99admissions et aux offres de bourses aux syst\xc3\xa8mes informatiques et participe activement \xc3\xa0 la mise \xc3\xa0 jour des renseignements pertinents \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99admission au site Web de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9.
• Informe le coordonnateur des admissions des probl\xc3\xa8mes encourus lors du cycle d\xe2\x80\x99admission afin d\xe2\x80\x99assurer l\xe2\x80\x99efficacit\xc3\xa9 maximale et la qualit\xc3\xa9 des services offerts aux candidats.
• Se maintenir \xc3\xa0 jour sur le syst\xc3\xa8me \xc3\xa9ducationnel au Canada et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9tranger.
• Participer \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99am\xc3\xa9lioration du syst\xc3\xa8me uoCampus.

FORMATION, CONNAISSANCES, EXP\xc3\x89RIENCE ET QUALIT\xc3\x89S ESSENTIELLES

• Formation universitaire pertinente ou une combinaison de formation et d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience jug\xc3\xa9e \xc3\xa9quivalente.
• Connaissance g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale du syst\xc3\xa8me universitaire et des processus d\xe2\x80\x99admissions au Canada et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99international.
• Exp\xc3\xa9rience de l\xe2\x80\x99entr\xc3\xa9e de donn\xc3\xa9es.
• Exp\xc3\xa9rience dans un r\xc3\xb4le de conseiller et de service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le dans le milieu scolaire.
• Exp\xc3\xa9rience aupr\xc3\xa8s d\xe2\x80\x99une client\xc3\xa8le multiculturelle.
• Connaissance approfondie d\xe2\x80\x99outils informatiques tels que Windows, logiciels de traitement de texte, logiciels de pr\xc3\xa9sentation, tableurs, Internet, courrier \xc3\xa9lectronique et outils \xc3\xa9lectroniques de planification des horaires.
• Connaissance du syst\xc3\xa8me d\xe2\x80\x99information scolaire, un atout.
• M\xc3\xa9ticulosit\xc3\xa9 et grand sens du d\xc3\xa9tail.
• Tol\xc3\xa9rance au travail r\xc3\xa9p\xc3\xa9titif.
• Grand sens de l\xe2\x80\x99organisation.
• Disponibilit\xc3\xa9 et flexibilit\xc3\xa9 pour r\xc3\xa9pondre aux urgences.
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 collaborer et \xc3\xa0 travailler en \xc3\xa9quipe.
• Sens des responsabilit\xc3\xa9s, bon jugement, tact et discr\xc3\xa9tion
• Bilinguisme : aisance \xc3\xa0 s\xe2\x80\x99exprimer en fran\xc3\xa7ais et en anglais (\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99oral et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit)

Les candidats int\xc3\xa9ress\xc3\xa9s sont pri\xc3\xa9s de soumettre leur candidature en ligne \xc3\xa0 d\'ici le 15 mai 2024 \xc3\xa0 23h 59.Nous remercions toutes les personnes qui ont pos\xc3\xa9 leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine \xc3\xa9tape de s\xc3\xa9lection.Nous souscrivons aux principes de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quit\xc3\xa9 en mati\xc3\xa8re d\xe2\x80\x99emploi et nous encourageons la participation de tous les individus \xc3\xa9ligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d\xe2\x80\x99adaptation au cours du processus de s\xc3\xa9lection, veuillez-nous en informer si vous vous \xc3\xaates contact\xc3\xa9 pour une entrevue. Les renseignements personnels sont prot\xc3\xa9g\xc3\xa9s conform\xc3\xa9ment aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.PI1e3b6f3a15cc-8722-34370863

Universite Saint-Paul