Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Centre de sante et mieux-etre - Fonctionnement

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/16

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/26

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Echelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

L'administrateur ou l'administratrice de bureau medical joue un role essentiel dans l'amelioration des soins aux patients et dans le bon deroulement des activites quotidiennes du bureau medical, tout en veillant a la fluidite des services tels que les references, les analyses de laboratoire, la facturation et la documentation. Le ou la COA doit egalement traiter les informations sensibles de maniere confidentielle, avec professionnalisme et tact.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Soutien clinique :

Preparer les salles d'examen, incluant le nettoyage et l'installation du materiel. Assister les professionnels de la sante lors des examens des patients (en tant que chaperon) et lors de certaines taches cliniques (ex. : tests urinaires, remplissage de documents). Prendre et consigner les signes vitaux des patients. Aider au traitement des prelevements sanguins, a leur identification et a l'interaction avec le laboratoire.

Documentation :

Preparer des rapports, factures, etats financiers, lettres, antecedents medicaux et dossiers medicaux. Remplir les formulaires d'admission et d'historique medical. Maintenir un systeme de classement efficace et confidentiel en ouvrant les dossiers patients (electroniques et physiques) et en veillant a ce que tous les documents soient correctement ajoutes.

Rapports :

Recevoir/envoyer les demandes de consultations et d'examens provenant des professionnels de la sante. Tenir a jour les rapports d'examens en attente et effectuer un suivi. Le titulaire du poste peut donc etre appele a communiquer avec les laboratoires, les professionnels de la sante et les compagnies d'assurance.

References :

Completer les demandes de reference vers des specialistes a l'exterieur du Centre de sante et mieux-etre etudiant. Envoyer par telecopieur ou courriel les formulaires de reference et la documentation appropriee. Planifier les rendez-vous pour les etudiants et mettre a jour leur dossier electronique. Communiquer les resultats d'examens aux etudiants sur instruction des professionnels de la sante. Coordonner et traiter toutes les communications entrantes et sortantes liees aux references.

Service a la clientele :

Effectuer les suivis necessaires pour les resultats de tests et autres documents confidentiels. Aider les etudiants a remplir les formulaires et historiques medicaux. Offrir un soutien aux fonctions de reception si necessaire, y compris l'accueil, les appels telephoniques et l'enregistrement des etudiants a leur arrivee.

Taches administratives :

Maintenir l'inventaire des fournitures medicales et s'assurer que les commandes sont passees au besoin. Veiller a ce que toutes les salles soient toujours bien approvisionnees et reapprovisionner au besoin.

Ce que vous apportez :

Formation postsecondaire en administration medicale / secretariat medical ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience. Minimum de deux (2) annees d'experience pertinente dans un role similaire. Experience avec un systeme de dossier medical electronique (DME) (ex. : Telus, PS Suite, OSCAR, Purkinje). Bilinguisme (francais et anglais, a l'oral comme a l'ecrit). Experience en clinique medicale. Experience en service a la clientele. Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles. Experience dans un environnement exigeant la gestion et la protection d'informations hautement confidentielles. Discretion. Fiabilite et bon jugement. Excellentes competences organisationnelles. Capacite a produire un travail de qualite sous pression et a respecter des delais serres. Connaissances des systemes et logiciels informatiques, y compris les systemes financiers, tableurs, bases de donnees, Internet et courriel. Excellentes aptitudes a resoudre des problemes. Capacite demontree a travailler efficacement en equipe ainsi que de maniere autonome. Excellente gestion du temps et des priorites. Capacite a gerer des situations delicates avec professionnalisme. Grande ethique de travail.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.