Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la direction du responsable du programme et en etroite collaboration avec le directeur du programme d'etudes superieures, le(la) titulaire du poste est charge(e) d'apporter un soutien administratif aux activites administratives et aux affaires etudiantes. Il(elle) contribue au bon fonctionnement de l'unite. L'administrateur(trice) aux affaires etudiantes sera la principale personne de contact pour les professeurs, les enseignants et les etudiants diplomes et apportera un soutien administratif dans plusieurs domaines cles, comme indique ci-dessous
Principales responsabilites :Organiser et mener des activites visant a soutenir les operations quotidiennes des affaires etudiantes pour le programme d'etudes superieures. Fournir un soutien administratif pour mettre en place des comites operationnels et academiques au sein du programme d'etudes superieures. Coordonner leurs activites quotidiennes. Participer a l'elaboration de materiel promotionnel et a la sensibilisation afin de soutenir le recrutement et l'admission des etudiants diplomes. Planifier et participer activement aux reunions et aux initiatives des comites academiques, par exemple le comite d'admission. Etre responsable de la planification, de la preparation des ordres du jour, des proces-verbaux et de la fourniture de mises a jour substantielles. Fournir un soutien administratif pour toutes les activites liees a l'admission, y compris l'examen des candidatures, des pieces justificatives et l'interpretation de la moyenne ponderee cumulative (CGPA) sur les releves de notes nationaux et internationaux. Surveiller et assurer le suivi des correspondances par e-mail avec les candidats potentiels. Soutenir les activites pedagogiques du programme, notamment en apportant un soutien administratif aux cours et a leur mise en oeuvre, ainsi qu'en assurant la gestion continue et l'integration de ces activites sur des plateformes telles que SIS et MyCourses. Fournir un soutien administratif complet pour les activites/evenements du programme d'etudes superieures, notamment les journees d'orientation, les journees de recherche et les activites sociales des associations etudiantes. Aider l'administrateur des stages a coordonner des projets speciaux lies au programme d'etudes superieures, tels que la Journee de la sante publique, les journees d'orientation et les seances d'information pour les etudiants de premiere et deuxieme annee. Fournir un soutien administratif et assurer le suivi des progres des etudiants diplomes, y compris les reunions de comite et les verifications des diplomes. Tenir a jour des bases de donnees precises sur les membres actuels et passes du programme, par exemple les etudiants et les professeurs. Gerer tous les concours externes et internes de bourses d'etudes. Assurer la liaison avec les professeurs, les etudiants et le GPS afin de garantir le respect des dates limites des concours. Travailler avec les systemes d'information sur les etudiants (SIS) et les systemes d'information financiere (FIS) necessaires au soutien du programme d'etudes superieures. Mettre a jour le contenu du site web du programme d'etudes superieures, rediger et envoyer des communications, publier du contenu sur MyCourses, gerer les listes de diffusion par courrier electronique et les comptes de medias sociaux. Maintenir un systeme de classement fonctionnel et facilement accessible a tous les membres concernes de l'equipe, etablir l'acces et la securite des documents archives, tenir les dossiers a jour. Communiquer avec les etudiants diplomes et les enseignants afin de s'assurer qu'ils connaissent les regles et reglements en vigueur concernant les etudes superieures a McGill. Soutenir les activites liees aux affaires etudiantes, telles que l'inscription aux programmes et aux cours, la saisie et la modification des notes, le traitement des notes, les etapes importantes du cursus et les approbations de diplomes. Guider et conseiller les etudiants sur les exigences et les procedures des programmes d'etudes superieures, les aider a trouver les ressources appropriees ou les orienter vers le responsable du programme en cas de probleme. Tenir les etudiants informes des dates limites, des changements de reglementation, etc. Mettre en oeuvre et servir de personne-ressource et de source d'information pour toutes les politiques et procedures de l'universite et du departement relatives a l'enseignement superieur. Soutenir le corps enseignant dans le cadre des activites liees aux etudes superieures (admissions, coordination des bourses d'etudes, planification des cours et reservation des salles, affectation des assistants d'enseignement, etc.). Assurer la liaison avec le GPS, l'ES et le service de comptabilite etudiante pour les questions specifiques aux etudes superieures. Faire preuve de flexibilite pour gerer toute autre activite liee au programme, selon les besoins.

Cette liste de taches et de responsabilites est representative, mais ne constitue pas une liste complete et detaillee des taches qui pourraient etre executees par un employe dont le poste correspond a cette description generique.



Autres competences et/ou aptitudes
Doit etre oriente vers le client et le service, avec une capacite averee a etablir des relations de travail constructives avec toutes les parties prenantes. Capacite averee a ecouter et a aider les etudiants en difficulte. Experience prealable dans le conseil individuel et collectif aux etudiants sur des questions academiques. Capacite averee a transmettre et a recevoir clairement des informations en personne et par telephone. Doit etre motive et oriente vers les resultats. Capacite averee a travailler de maniere independante et en equipe. Capacite averee a gerer plusieurs projets. Excellentes competences en matiere de resolution de problemes, y compris la capacite a faire preuve d'ingeniosite dans l'utilisation des plateformes de medias sociaux et des moyens de communication avec les etudiants. Grand souci du detail. Discretion dans le traitement des informations confidentielles. Capacite a bien travailler sous pression. Capacite averee a travailler dans un environnement PC en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de donnees, des tableurs (PowerPoint, Excel), MINERVA, BANNER. La maitrise de la gestion de sites web de base est un atout. Maitrise de l'anglais et du francais a l'oral et a l'ecrit. Des tests seront organises.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montreal, voici ce que nous offrons : Avantages sociaux concurrentiels (sante, dentaire, assurance-vie) (si eligible)*
Regime de retraite a cotisations definies (avec contribution de l'employeur jusqu'a 10%) (si eligible)*
Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) et Compte d'epargne l'abri de l'impot (CELI) Politique de vacances competitive Deux (2) journees personnelles
Deux (2) conges flottants
Neuf (9) vendredis d'ete - conges payes entre la fete de la St-Jean Baptiste et la fete du Travail Conges payes pendant la periode des vacances de decembre Credit pour frais de scolarite pour le personnel regulier (100%) et leurs personnes a charge (66%) Jusqu'a deux (2) jours de travail a distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise a travailler au Canada et dispose a travailler dans la province de Quebec sur le campus ou le poste est base/situe.

Connaissance du francais et de l'anglais: L'Universite McGill est une universite de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication verbale et ecrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete determine comme etant de niveau 4 sur une echelle de 0-4.

Pour une definition de nos niveaux de competence linguistique ecrite et parle, veuillez cliquer ici.
Formation et experience minimales requises :
DEC III 3 ans Experience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Program Officer
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
Date limite pour postuler :
2025-09-11L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.