Job Description

A propos de ClearEstate

Vous souhaitez rejoindre une entreprise technologique en pleine croissance, portee par une mission forte? Chez ClearEstate, nous redefinissons la planification et le reglement des successions grace a une technologie de pointe et un accompagnement empreint d'empathie. Nous sommes a la recherche de personnes engagees qui souhaitent faire une reelle difference dans la vie des gens, a des moments cles de leur parcours. Que ce soit pour aider quelqu'un a planifier son heritage ou pour soutenir une famille vivant un deuil, notre plateforme apporte clarte, confiance et tranquillite d'esprit.



Alors que s'amorce le plus grand transfert de patrimoine de l'histoire, nous developpons des outils concrets et durables -- pour les generations d'aujourd'hui et de demain. Joignez-vous a nous pour transformer l'experience successorale des familles a travers l'Amerique du Nord, avec clarte, confiance et bienveillance.



La mission de ClearEstate est de fournir un accompagnement empathique dans les moments les plus importants de la vie. Nous aidons les familles et les liquidateurs a naviguer le processus de planification et de reglement de succession grace a une approche transparente et technologique -- en leur offrant clarte, confiance et soutien a chaque etape.

ClearEstate respecte les differences individuelles et garantit l'egalite des chances et l'inclusion. Par consequent, toutes les candidatures sont traitees de la meme maniere et le recrutement est base uniquement sur les competences et l'experience. Le genre masculin est utilise dans cette offre dans l'unique but d'alleger le texte et n'a aucun but de discrimination.

Chez ClearEstate, nous vous offrons :

L'opportunite de faire partie d'un projet d'envergure et porteur de sens, ayant un impact positif. Des opportunites de croissance et l'acces a un vaste reseau de professionnels. Un travail flexible en presentiel et a distance, avec un magnifique espace de bureau au coeur du Vieux-Port de Montreal, facilement accessible en metro (Square-Victoria) ou a velo. Un regime de remuneration global transparent, incluant des avantages sociaux et des plans d'assurance entierement finances, ainsi que des comptes de depenses pour la sante et le bien-etre. La promotion d'un equilibre entre vie professionnelle et personnelle, avec 4 semaines de conge et 6 jours de flexibilite. Des activites de renforcement d'equipes virtuelles et en personne. Un environnement de travail convivial ou la diversite et l'inclusion sont au coeur de nos priorites.

About

ClearEstate

Are you looking to be part of a mission-driven, fast-growing tech company? At ClearEstate, we're redefining estate planning and settlement with cutting-edge technology and compassionate support. We're looking for driven individuals who want to make a real difference in people's lives during life's most important moments. Whether helping someone plan their legacy or supporting a family navigating a loss, our platform brings clarity, confidence, and peace of mind.



With the largest wealth transfer in history underway, we're building tools that matter--for generations to come. Join us in transforming how families across North America navigate the estate process--with clarity, confidence, and care.



ClearEstate's mission is to provide compassionate guidance in life's most important moments. We empower families and executors with a transparent, tech-enabled approach to estate planning and settlement--offering clarity, confidence, and support every step of the way.

ClearEstate respects individual differences and guarantees equal opportunities and inclusion. Therefore, all applications are treated equally and recruitment is based solely on skills and experience.

At ClearEstate we offer you;

The opportunity to be a part of something big and meaningful with a positive impact. Opportunities for growth and access to a great network of professionals. Flexible in-person and remote work with a great office space in the heart of Montreal's Old Port, easily accessible by metro (Square-Victoria) or bike. Transparent overall compensation package, offering fully funded benefits and insurance plans, along with both Health and Lifestyle spending accounts. Promotion of work life balance with 4 weeks vacation and 6 flex days. Virtual and in-person team building activities. A friendly work environment that has diversity and inclusion at the heart of our priorities.

Apercu du poste

En tant qu'

Administrateur du succes clients

au sein de notre equipe de soutien, relevant sous la supervision du Chef d'equipe de soutien, vous appuierez l'equipe qui gere l'experience clients serez le principal lien entre nos clients et l'entreprise, en traitant les demandes via divers canaux de communication par le biais de divers modes de communication et en veillant a leur resolution rapide. Votre role consistera a surveiller de maniere proactive la communication avec les clients afin de resoudre tout probleme en suspens et a fournir un retour d'information sur le langage et le ton afin de maintenir le professionnalisme de notre equipe.

Responsabilites principale

Agir en tant que premier point de contact pour les clients en repondant aux appels telephoniques, aux courriels et aux messages sur notre plateforme. Surveiller la communication avec les clients en examinant de maniere proactive leurs messages afin d'identifier et de traiter rapidement toute demande necessitant un suivi immediat. Fournir un service client de qualite en identifiant les besoins des clients tout au long du processus, avec une approche empathique. Faciliter la communication externe en servant d'intermediaire par telephone, courriel ou courrier avec les notaires, avocats, comptables fiscaux, autorites gouvernementales et institutions financieres. Preparer des documents tels que des lettres et d'autres correspondances destinees aux clients et a d'autres tiers externes. Gerer et maintenir l'administration des fichiers clients. Effectuer des taches administratives telles que la numerisation, l'envoi postal, la coordination des coursiers, la redaction de correspondances et autres taches connexes, selon les besoins. Saisir les donnees de nos dossiers clients dans notre logiciel. Trier les documents et preparer des rapports avec les donnees des clients a l'intention de parties externes. Collaborer avec les autres departements pour trouver des solutions aux problemes des clients et pour continuer a developper ClearEstate. Taches supplementaires deleguees ou jugees necessaires, correspondant a vos competences et responsabilites actuelles.

Qui vous etes

Autonome et passionne par la prise d'initiative pour resoudre et rectifier les problemes des clients. Un champion de l'experience client qui favorise et developpe une relation transparente avec les clients grace a une communication coherente et opportune. Capable de favoriser et de developper des relations avec les clients et les fonctions transversales. Adaptable et s'epanouit dans un environnement au rythme rapide. Joueur d'equipe avec un esprit de collaboration. Champion de la communication. Maitrise de la technologie. Empathique et ayant un veritable souci d'aider les gens. Bilingue.
ClearEstate valorise et celebre la diversite individuelle tout en garantissant l'egalite des chances et en favorisant l'inclusivite. En consequence, chaque candidature est traitee de maniere impartiale. De plus, nous nous efforcons a fournir des amenagements accessibles pour tous. Si vous avez des besoins particuliers qui pourraient etre necessaires afin de faciliter votre experience de recrutement et de travail, n'hesitez pas a nous en faire part.

Position Overview

As the

Customer Success Administrator

reporting into the Support Team Lead, you will support our team that navigates the client experience, serving as the primary liaison between our customers and the company, handling inquiries via various channels and ensuring prompt resolution. Your role involves proactively monitoring client communication to address any outstanding issues and providing feedback on language and tone to maintain our team's professionalism. This position collaborates both in-person and virtually with co-workers, as this is a hybrid role.

Key Responsibilities

Act as the first point of contact for clients by answering phones, emails and messages on our platform. Monitor client communication by proactively reviewing client messages to identify and promptly address any inquiries requiring immediate follow-up. Deliver quality customer service by identifying client needs throughout the process with an empathic approach. Facilitate external communication by acting as liaison via phone, email or mail with Notaries, Lawyers, Tax Accountants, government authorities and financial institutions. Prepare documents such as letters and other correspondence to clients and other external 3rd parties. Manage and maintain the administration of client files. Complete administrative duties such as scanning, mailing, coordinating couriers, drafting correspondence and other related duties as required. Enter our client file data into our software. Sort documents and prepare reports with client data for external parties. Liaise with other departments to find solutions for customers' problems and to further develop ClearEstate Additional tasks as delegated or deemed necessary, corresponding to your skill set and existing role responsibilities.

Who you are

A self starter who is passionate about taking the initiative to resolve and rectify client concerns. A client experience champion who fosters and develops a transparent client relationship through consistent and timely communication. Able to foster and develop client and cross functional relationships. Adaptable and flourishes in a fast paced environment. Team Player with a collaborative mindset. Champion communicator. Tech-savvy. Empathetic and have genuine care for helping people. Bilingual in French and English.
ClearEstate values and celebrates individual diversity while ensuring equal opportunities and fostering inclusivity. As a result, every application is treated impartially. We are also dedicated to providing accessibility accommodations as needed. Please let us know if accessibility accommodations would help in providing you with a comfortable hiring and working experience.