Job Description

Scope of Position:
Sous l\xe2\x80\x99autorit\xc3\xa9 du Vice-Pr\xc3\xa9sident \xc2\xabOffshore Projects Delivery\xc2\xbb Am\xc3\xa9rique du Nord, l\xe2\x80\x99adjoint.e administratif.tive assure le bon fonctionnement de la direction du d\xc3\xa9partement. Il.Elle fournit des services de soutien administratif et de soutien dans le d\xc3\xa9veloppement des projets. Responsibilities:

Gestion et soutien administratif :

• Participer \xc3\xa0 la formation et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9gration des nouveaux membres des \xc3\xa9quipes, conjointement avec les ressources humaines (formation sur les outils, plateformes, proc\xc3\xa9dures, etc.); agir en tant que point de contact pour les \xc3\xa9quipes;
• Assurer la gestion documentaire de formulaires et proc\xc3\xa9dures sur diff\xc3\xa9rentes plateformes (Teams, Sharepoint); r\xc3\xa9diger et r\xc3\xa9viser des proc\xc3\xa9dures;
• Suivre les comptes de d\xc3\xa9penses des directeurs techniques (d\xc3\xa9penses li\xc3\xa9es \xc3\xa0 la carte de cr\xc3\xa9dit du d\xc3\xa9partement); soutenir leurs \xc3\xa9quipes pour la soumission et/ou la r\xc3\xa9vision de comptes de d\xc3\xa9penses; assurer la conformit\xc3\xa9 \xc3\xa0 la politique de la compagnie;
• G\xc3\xa9rer les inscriptions et le suivi des formations pour les membres des \xc3\xa9quipes;
• V\xc3\xa9rifier et effectuer la conciliation d\xe2\x80\x99heures entre diff\xc3\xa9rents syst\xc3\xa8mes et entre les diff\xc3\xa9rents projets pour les membres des \xc3\xa9quipes;
• Produire des pr\xc3\xa9sentations internes, rapports, notes de service, comptes rendus de r\xc3\xa9unions, et tout autre document administratif; assurer la qualit\xc3\xa9 de la documentation externe (pr\xc3\xa9sentations, lettres, etc.);
• Fournir des services de secr\xc3\xa9tariat et de soutien administratif \xc3\xa0 la direction et leurs \xc3\xa9quipes (effectuer des appels, assurer des envois et r\xc3\xa9ceptions de colis et courrier);
• Toute autre t\xc3\xa2che connexe.

• Organiser et coordonner les r\xc3\xa9unions des projets et autres d\xc3\xa9placements et voyages d\xe2\x80\x99affaires pour la direction offshore et leurs \xc3\xa9quipes;
• G\xc3\xa9rer le calendrier du vice-pr\xc3\xa9sident : Planification des r\xc3\xa9unions, r\xc3\xa9solution des conflits;
• Organiser des \xc3\xa9v\xc3\xa8nements sp\xc3\xa9ciaux (ex :s\xc3\xa9minaire annuel du d\xc3\xa9partement, workshop, d\xc3\xa9placements \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9tranger) et travailler de concert avec les autres adjointes administratives et ex\xc3\xa9cutives sur ces projets;
• Organiser et pr\xc3\xa9parer les formations et les r\xc3\xa9unions d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe (virtuelles ou en personne);
• Organiser et coordonner les entrevues pour les postes \xc3\xa0 combler de concert avec le d\xc3\xa9partement des ressources humaines et les agences de placements;
• N\xc3\xa9gocier les tarifs pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rentiels de locations de voitures, h\xc3\xb4tels, avions, logements et repas pour la direction offshore;
• Veiller au bon respect de la politique de la compagnie en mati\xc3\xa8re de voyages et d\xc3\xa9placements.

• Soumettre des demandes de contrats et/ou v\xc3\xa9rifier que les demandes respectent la conformit\xc3\xa9 des politiques et proc\xc3\xa9dures de l\xe2\x80\x99entreprise, participer et assurer le suivi de l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution;
• Agir en tant que sp\xc3\xa9cialiste d\xe2\x80\x99outils et de plateformes utilis\xc3\xa9s par les \xc3\xa9quipes et leurs fournisseurs (Malbek, SAP, Firmex, Docusign, etc.);
• Effectuer les demandes d\xe2\x80\x99achats dans le syst\xc3\xa8me SAP et r\xc3\xa9ceptionner les factures pour le d\xc3\xa9partement;
• N\xc3\xa9gocier et mettre en place les souscriptions \xc3\xa0 des plateformes et magazines, enregistrer les nouveaux utilisateurs;
• Mettre \xc3\xa0 jour les documents de communication (organigrammes, pr\xc3\xa9sentations de projets, pr\xc3\xa9sentations de la direction offshore);
• Coordination des m\xc3\xa9thodes de travail avec les adjoints.tes de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe de San Diego;
• Toutes autres t\xc3\xa2ches assign\xc3\xa9es par le vice-pr\xc3\xa9sident.

• 
  Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes professionnelles en bureautique;
• Cinq ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans des fonctions similaires;
• Ma\xc3\xaetrise d\xe2\x80\x99Outlook et de la suite MS Office;
• Exp\xc3\xa9rience en gestion documentaire et connaissance de SharePoint (un atout);
• Ma\xc3\xaetrise de SAP (un atout);
• Bilingue (fran\xc3\xa7ais / anglais) \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99oral et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit.

• Autonomie et initiative;
• Travail d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe;
• Planification et organisation;
• Habilet\xc3\xa9 de communication;
• Efficacit\xc3\xa9 et bon sens;
• Rigueur et minutie.