Job Description

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No de l'affichage :

J0822-0332

Type de poste :

Affectation temporaire ou Contrat

Duree :

36 mois / 36 months

Categorie de poste :

Administration generale

Postes ouverts :

1

Faculte / departement :

Faculte de medecine / Affaires francophones

Campus :

Pavillon Roger-Guindon (rue Smyth)

Affiliation syndicale :

Personnel de soutien (PSUO)

Date d'affichage :

Le 31 octobre 2022

Date de clature :

Le 10 novembre 2022

Heures par semaine :

35

Salaire (Classe : 07) a?chelle salariale a l'embauche
$53,636-$67,750

*Titre du poste en revision

L'Universite d'Ottawa - Un carrefour d'idees et de cultures

L'Universite d'Ottawa compte une communaute dynamique de plus de 50 000 etudiants, professeurs et employes administratifs qui vivent, travaillent et etudient en franaais et en anglais. Notre campus est un veritable carrefour des cultures et des idees, oa les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le debat et faire naatre des idees transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la representation, et que l'augmentation de la diversite de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d'offrir aux etudiants la meilleure experience d'apprentissage possible, dans un environnement qui reflete la diversite de ses membres, de leurs idees et de leurs identites.

Nous sommes l'une des 10 meilleures universites de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles faaons de relever les defis d'aujourd'hui. Classee parmi les 200 meilleures universites du monde, l'Universite d'Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte a divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employees et employes sont animes par un objectif commun d'amelioration continue, de croissance personnelle, d'excellence du service, de travail d'equipe et d'une passion pour l'apprentissage avec le desir de faire de l'Universite d'Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommee internationale de notre etablissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilite de realiser votre plein potentiel. aEUR l'Universite d'Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculte de medecine
Bienvenue a la Faculte de medecine de l'Universite d'Ottawa, la premiere et a la plus grande faculte de medecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont acces a des installations de pointe et a des instituts specialises oa ils apprennent aux cates de medecins et de scientifiques de renommee internationale. Constamment classee parmi les 10 premieres ecoles de medecine au Canada, notre faculte figure parmi les meilleures facultes de medecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomedicales et de la sante.

Raison d'atre du poste:
Sous la direction Gestionnaire, bureau des affaires francophones, Fournir un soutien administratif a la direction au sein d'un service pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en oeuvre des activites et des projets. aEUR cette fin, pourra atre appele a organiser des reunions, coordonner la correspondance et les communications, gerer le calendrier, organiser des voyages, preparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des evenements et des projets assignes.

Dans ce rale, vous aurez les responsabilites suivantes:

• Service a la clientele : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l'interne et de l'externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels telephoniques adresses au directeur, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque necessaire.
• Redaction administrative : Rediger et reviser des documents a partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux reunions de la direction pour prendre des minutes et rediger les proces-verbaux afin d'assurer les suivis des decisions prises. Preparer des presentations, des brochures, des publications et autres documents connexes a partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.
• Gestion du calendrier et des reunions : Gerer le calendrier du directeur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des reunions et des comites qui sont presides par le directeur. aEUR cette fin, tenir a jour les listes des membres, preparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Preparer et distribuer la documentation et les dossiers necessaires et assurer les suivis des decisions prises.
• Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements des voyages pour le directeur. Effectuer des recherches aupres des compagnies fournisseurs afin d'obtenir des estimations des coats et faire les reservations necessaires en respectant les procedures et les reglements de l'Universite. Assembler la documentation necessaire, faire les suivis et collaborer avec d'autres secteurs a l'Universite pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
• Gestion des dossiers : a?tablir et maintenir un systeme efficace de classement pour preserver la confidentialite des dossiers et veiller a la disponibilite de documents complets et exacts a des fins de consultation future ou de verification. Coordonner l'archivage des dossiers. Maintenir un systeme de rappel pour les dossiers necessitant un suivi.

Ce que vous apportez :

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience de travail.
• Au moins deux (2) annees d'experience manifestee dans un rale semblable.
• Connaissance et experience des systemes informatiques et des logiciels tels que Windows,
• traitement de textes, tableurs, les bases de donnees, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service a la clientele.
• Experience dans l'interpretation, l'explication et dans l'application de reglements.
• Experience dans la redaction administrative bilingue.
• Experience dans la production de rapports.
• Capacite de produire du travail de qualite superieure sous pression, tout en respectant des delais serres.
• Initiative, autonomie et jugement.
• Sens de l'organisation.
• Bilinguisme - franaais et anglais (expression orale et ecrite).

Bilinguisme: franaais et anglais (expression orale et ecrite); les candidats doivent atteindre un niveau de competence Avance 1 (Low Advanced) ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde pour atre consideres pour ce poste. Le niveau de competence linguistique des candidats est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa:
Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa:

Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'evenements afin de realiser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre des activites quotidiennes.
Initiative : Demontrer de la creativite et de l'initiative a suggerer des ameliorations et encourager des resultats positifs. aStre proactif et entreprenant en etant dispose a aller au-dela lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientele : Aider ou servir les autres pour repondre a leurs besoins. Cela implique determiner et anticiper les besoins de la clientele interne et externe et trouver les moyens d'y repondre.
Travail d'equipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l'equipe afin d'atteindre l'objectif commun. Accepter et offrir une retroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l'equipe.

L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a cA"ur, tout comme l'equite en emploi. Nous sommes a notre meilleur lorsque tout le monde a un siege a la table et lorsque nous avons un sentiment d'appartenance. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion oa l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quate d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTQIA2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en A"uvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez-nous en informer en ecrivant a . Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee aux citoyens canadiens et aux residents permanents.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique Le processus d'embauche est gouverne par les dispositions de la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise.