Job Description

Sommaire du r\xc3\xb4le

L\'adjoint \xc3\xa0 la direction est responsable de fournir un soutien administratif au vice-pr\xc3\xa9sident et directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral, ainsi qu\'\xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe de direction. Le titulaire de ce poste est charg\xc3\xa9 de soutenir administrativement le VP en pr\xc3\xa9parant des correspondances, des rapports, des pr\xc3\xa9sentations, des ordres du jour et en g\xc3\xa9rant les d\xc3\xa9penses, certains budgets et les achats en lien avec le poste, selon les directives du VP. Il organise \xc3\xa9galement certains \xc3\xa9v\xc3\xa9nements, coordonne des r\xc3\xa9unions et aide \xc3\xa0 la gestion des d\xc3\xa9placements des employ\xc3\xa9s.

Responsabilit\xc3\xa9s

o Fournir le soutien administratif et de secr\xc3\xa9tariat n\xc3\xa9cessaire au VP et \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe de direction, au besoin;
o Servir de lien avec la comptabilit\xc3\xa9 concernant la cr\xc3\xa9ation de fournisseurs et le paiement des factures et faire les v\xc3\xa9rifications selon les demandes \xc3\xa0 l\'interne ou \xc3\xa0 l\'externe (fournisseurs);
o Pr\xc3\xa9parer et soumettre des rapports de d\xc3\xa9penses mensuels pour le vice-pr\xc3\xa9sident et directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral ou pour d\'autres d\xc3\xa9partements au besoin;
o Effectuer des paiements de factures par carte de cr\xc3\xa9dit de fa\xc3\xa7on r\xc3\xa9guli\xc3\xa8re, selon les besoins (avions, abonnement divers, cartes-cadeaux, d\xc3\xa9penses de bureau, etc.);
o Pr\xc3\xa9parer des rapports et des comptes rendus de r\xc3\xa9unions, selon les besoins;
o Pr\xc3\xa9parer des pr\xc3\xa9sentations pour supporter les ventes et le marketing;
o Coordonner et prendre les dispositions n\xc3\xa9cessaires pour les r\xc3\xa9unions et les \xc3\xa9v\xc3\xa9nements sur place (acad\xc3\xa9mie) et \xc3\xa0 l\'ext\xc3\xa9rieur du bureau, incluant la logistique (ex. invitations, communications, lieu, repas, \xc3\xa9quipement, mat\xc3\xa9riel, r\xc3\xa9servations d\'h\xc3\xb4tel et d\xc3\xa9placements (avion), participation aux r\xc3\xa9unions, etc.)
o Tenir \xc3\xa0 jour le calendrier du vice-pr\xc3\xa9sident et directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et coordonner les rendez-vous;
o Aider \xc3\xa0 la gestion de la boite courriels du vice-pr\xc3\xa9sident et directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral;
o R\xc3\xa9pondre aux questions g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales et \xc3\xaatre la personne-ressource pour l\'entreprise,
o Aider \xc3\xa0 la bonne gestion du bureau et commander les fournitures de bureau au besoin;
o Mettre \xc3\xa0 jour la liste des postes t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques;
o Aller chercher le courrier et le distribuer ad\xc3\xa9quatement;
o Fournir un soutien administratif \xc3\xa0 d\'autres d\xc3\xa9partements, si n\xc3\xa9cessaire;
o Effectuer d\'autres t\xc3\xa2ches connexes selon les besoins.

Qualifications

o Formation postsecondaire en administration
o Minimum de 3 \xc3\xa0 5 ans d\'exp\xc3\xa9rience administrative;
o Comp\xc3\xa9tence de niveau avanc\xc3\xa9 en MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint);
o Excellentes comp\xc3\xa9tences en communication \xc3\xa9crite et verbale en fran\xc3\xa7ais et en anglais;
o Poss\xc3\xa8de un haut degr\xc3\xa9 de discr\xc3\xa9tion et de confidentialit\xc3\xa9 en tout temps;
o Poss\xc3\xa8de un permis de conduire valide.

Personnalit\xc3\xa9
o Facilit\xc3\xa9 \xc3\xa0 effectuer plusieurs t\xc3\xa2ches en parall\xc3\xa8le, dans un environnement au rythme rapide;
o Esprit d\'\xc3\xa9quipe et leadership;
o Positivisme et dynamisme;
o Cr\xc3\xa9ativit\xc3\xa9;
o Rapidit\xc3\xa9 et int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour apprendre;
o Sens des responsabilit\xc3\xa9s;
o Capacit\xc3\xa9 de gestion des priorit\xc3\xa9s et des projets;
o Attentif aux d\xc3\xa9tails, efficace et organis\xc3\xa9 dans une multitude de projets \xc3\xa0 la fois;
o Pers\xc3\xa9v\xc3\xa9rance et patience;
o Autonomie, d\xc3\xa9brouillardise et polyvalence;
o Habilet\xc3\xa9s \xc3\xa0 r\xc3\xa9soudre des probl\xc3\xa8mes;
o Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler sous pression et \xc3\xa0 respecter des \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers serr\xc3\xa9s. Le r\xc3\xa9sultat est la cl\xc3\xa9 du succ\xc3\xa8s.

Exigences

• Essentielle - 3 ans d\'exp\xc3\xa9rience administrative
• Essentielle - Bilingue anglais et fran\xc3\xa7ais
• Importante - Poss\xc3\xa8de un haut degr\xc3\xa9 de discr\xc3\xa9tion et de confid
• Essentielle - Comp\xc3\xa9tence de niveau avanc\xc3\xa9 en MS Office (Outlook)
• Atout - Exp\xc3\xa9rience dans l\'organisation \xc3\xa9v\xc3\xa9nementiel

Connaissances et aptitudes

• Essentielle - Autonomie, d\xc3\xa9brouillardise et polyvalence
• Importante - Positivisme et dynamisme
• Importante - Rapidit\xc3\xa9 et int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour apprendre
• Essentielle - Capacit\xc3\xa9 de gestion des priorit\xc3\xa9s et des projets

Avantages salariaux : Bonis, primes, assurances collectives, cotisation de REER de l\'entreprise apr\xc3\xa8s un an

Riobel

iobel, entreprise situ\xc3\xa9e e\xc3\xa0 St-J\xc3\xa9r\xc3\xb4me dans la r\xc3\xa9gion des Laurentides, dessine, con\xc3\xa7oit et assemble des robinets et des syst\xc3\xa8mes de douche haut de gamme, alliant un niveau de qualit\xc3\xa9 et un design in\xc3\xa9gal\xc3\xa9. En affaires depuis 1995, Riobel est...

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