Job Description

L'Adjointe Executifve soutient les membres de la direction dans l'ensemble de leurs responsabilites au sein d'un environnement de travail hybride offrant une grande flexibilite (en moyenne 3 jours par semaine au bureau). Le role comprend notamment la gestion proactive des activites telles que la gestion des agendas, l'organisation et la planification des reunions, la coordination des deplacements, ainsi que, lorsque pertinente, la preparation de presentations et d'ordres du jour.
La personne en poste agit comme partenaire cle et intermediaire entre la direction et les equipes internes, en faisant preuve de proactivite, d'autonomie et de capacite a preparer du materiel de reunion avec un minimum de supervision. Elle doit posseder d'excellentes competences de communication en francais et en anglais, et demontrer un sens aigu de l'organisation dans un environnement dynamique.
La personne ideale saura gerer avec professionnalisme les exigences et fluctuations propres a un environnement a haute energie, en soutenant la direction et leurs equipes dans l'atteinte des objectifs strategiques de l'entreprise. Elle sera flexible, ingenieuse, autonome et positive sous pression.
Responsabilites principalesGerer et maintenir les agendas, les rendez-vous et les deplacements de la direction Organiser et coordonner reunions et evenements, incluant la reservation de salles et d'equipements Assurer le suivi des livrables et echeanciers aupres d'equipes situees a divers endroits Surveiller, traiter et distribuer les communications entrantes (courriels Outlook, messages Teams, etc.) Preparer, soumettre et suivre les notes de frais de voyage Creer et mettre a jour les organigrammes Accueillir et interagir avec les visiteurs, en representant la direction de maniere professionnelle Rediger, reviser et mettre en forme des correspondances, presentations et documents confidentiels Soutenir les activites liees a l'arrivee, au depart et au suivi des conges du personnel Participer a des projets et mandats speciaux en respectant un haut niveau de confidentialite Coordonner echeanciers et flux de travail pour les taches recurrentes Etre en mesure d'evoluer efficacement dans un environnement rythme Preparer, verifier et consolider les presentations destinees a la direction Collaborer avec differentes equipes de gestion et fonctions de soutien Effectuer toute autre tache requise

QualificationsMinimum de 5 ans d'experience pertinente en tant qu'Adjointe Executifve Excellentes competences de communication orale et ecrite en francais et en anglais Maitrise de la suite Microsoft Office (Teams, Outlook, PowerPoint, Word, Excel) Solides competences organisationnelles, strategiques et de coordination Bonne connaissance des pratiques administratives de bureau Formation postsecondaire Idealement, comprehension des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilites reliees au secretariat corporatif Experience avec la plateforme Diligent (atout)

Competences clesExcellentes competences en communication et aisance a evoluer dans un contexte changeant et parfois ambigu Forte proactivite et autonomie : vous prenez des initiatives et anticipez les besoins Excellentes aptitudes interpersonnelles et collaboration positive : vous etes accessible, reactifve et orientee solutions Capacite d'adaptation dans un environnement rapide et dynamique Organisation exemplaire et excellente gestion du temps Esprit d'equipe Rigueur professionnelle et grande integrite Fiabilite et professionnalisme marques Bonne comprehension du contexte d'affaires Respect strict de la confidentialite Grande attention aux details et precision Flexibilite Connaissance de Diligent (atout)

Nous sommes fieres de faire parmi les meilleurs lieux de travail au Canada 2025 et les meilleurs employeurs de Montreal de 2025 par les 100 meilleurs employeurs au Canada!
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Veuillez svp nous communiquer votre langue de preference, entre le francais ou l'anglais lors de votre application.La Financiere Fairstone souscrit au principe d'egalite d'acces a l'emploi. Par consequent, nous prendrons des mesures raisonnables d'adaptation pour repondre aux besoins des personnes handicapees. Les personnes autochtones, membres d'une minorite visible et handicapees sont invitees a postuler en toute confiance.
Types d'horaires des postes:
Temps plein
Type d'emploi :
Permanent