Job Description

L'equipe de planification strategique recherche un(e) adjoint(e) de direction interesse(e) a combiner ses solides competences organisationnelles et relationnelles avec la capacite de coordonner une large gamme d'activites pour soutenir des reunions executives de grande visibilite tout au long de l'annee. L'adjoint(e) de direction rejoint une petite equipe collaborative au sein de l'equipe de planification strategique de l'entreprise, qui accompagne les dirigeants de CGI dans l'elaboration de la strategie de l'une des plus grandes societes mondiales de services-conseils en TI et en management.

Fonctions et responsabilites

Relevant du vice-president principal, l'adjoint(e) de direction aura pour mission de soutenir la realisation de nos objectifs d'affaires. Le ou la candidat(e) retenu(e) pour le poste aura l'occasion de mettre en valeur ses competences organisationnelles et sa capacite a etablir des relations en travaillant en etroite collaboration avec l'equipe de direction et les membres de l'equipe de planification strategique a travers le monde.



Vos responsabilites couvriront tous les domaines de l'assistance de direction, y compris l'organisation d'evenements/de reunions, la planification, la gestion et le soutien, notamment :



Gestion d'evenements de haut niveau et a forte visibilite

. Planifier et organiser les reunions de direction et les reunions internes en gerant de maniere proactive les calendriers, les invitations et la logistique.

. Assistance a la logistique des evenements sur place, y compris la mise en place de l'inscription aux reunions, la creation de badges, l'attribution des places pour les groupes de discussion et les tables, la signalisation, la decoration et la coordination des transports.

. Coordination de la mise en place et du suivi des inscriptions aux reunions avec l'equipe de gestion des evenements a l'aide d'un outil de gestion des evenements.

. Traiter les questions de premier niveau des participants aux reunions et les orienter en consequence.



Administration de soutien et preparatoire

. Preparer l'ordre du jour des reunions et les documents de suivi.

. Assurer la gestion et le suivi a jour du calendrier des evenements de l'entreprise.

. Tenir a jour des listes maitresses precises des participants et du calendrier des evenements.

. Tenir a jour les notes de planification des reunions et des evenements.



Conformite financiere et administrative generale

. Gerer les procedures administratives relatives aux demandes d'achat, aux demandes de deplacement, aux depenses et aux approbations.

. Veiller au respect des processus administratifs pour l'equipe, y compris le suivi et le suivi des demandes d'achat, des engagements contractuels et des feuilles de temps.

. Mettre a jour les fichiers budgetaires pour les responsables d'evenements et les gestionnaires afin de garantir une visibilite precise des couts.



Communication et gestion des parties prenantes

. Preparer, reviser et distribuer les communications internes en anglais et en francais.



Dossiers et infrastructure de l'equipe

. Contribuer a la gestion de l'environnement collaboratif de l'equipe (SharePoint, Teams) et tenir a jour les dossiers de l'equipe.

. Assurer le suivi et le controle des formations obligatoires pour l'equipe

Qualites requises pour reussir dans ce role

Qualifications requises :

. 5 ans d'experience specifique en tant qu'adjoint(e) de direction

. Excellentes capacites redactionnelles, de revision et d'edition de communications ecrites en anglais et en francais, y compris de supports de presentation. Veuillez noter que la plupart des activites sont menees en anglais, compte tenu de la nature internationale du poste.

. Excellentes competences organisationnelles et souci du detail

. Experience averee dans un environnement exigeant discretion et fiabilite dans le traitement des informations confidentielles

. Capacite a entretenir d'excellentes relations professionnelles avec toutes les parties prenantes, y compris les assistants de direction, les cadres, les equipes internes et les partenaires externes.

. Maitrise intermediaire a avancee de Microsoft Office, en particulier PowerPoint, Word, Sharepoint et Excel

. Solides competences en matiere de collaboration et capacite a etablir des relations positives avec un large eventail de parties prenantes internes et externes

. Capacite a travailler sur divers projets pour differents clients internes

. Connaissance des elements logistiques lies a l'organisation d'evenements, notamment la restauration, les outils de gestion d'evenements et l'audiovisuel

. Une experience en gestion de projet est un atout

. Capacite a travailler selon des horaires flexibles en fonction des besoins de l'entreprise et des delais critiques



Qualites professionnelles :

. Capacite d'apprentissage rapide, esprit d'initiative et flexibilite pour ajuster les priorites et les livrables dans des delais serres.

. Solides competences analytiques, capable de gerer plusieurs taches en parallele.

. Esprit professionnel, favorisant la collaboration et les interactions positives au sein de l'equipe.

. Discretion dans le traitement et/ou l'acces aux details des reunions de direction.

. Oriente client, excellent a l'ecoute et a la comprehension des besoins des clients ; axe sur les solutions, attitude positive, capable de fournir des resultats dans les delais et le budget impartis, et faisant preuve de responsabilite personnelle.

. Curiosite intellectuelle : pose des questions et s'efforce de trouver des moyens nouveaux et innovants d'accomplir les taches.



Formation et certification :

Diplome d'etudes collegiales (DEC - equivalent a un diplome collegial de deux ou trois ans) ou experience equivalente dans un poste similaire.



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