Job Description

L'adjointe administrative recherchee est confortable dans un environnement ou ca bouge! Orientee vers le service et axee sur les resultats, la candidate retenue communique efficacement, fait preuve de rigueur et detient de l'experience passee dans l'industrie alimentaire (un atout). L'adjointe administrative fournit un soutien administratif a l'equipe ventes et marketing en assurant la completion de formulaires varies, le service a la clientele, la gestion d'inventaire, le support administratif et toutes autres taches connexes. La candidate selectionnee sera amenee a travailler avec l'equipe du bureau des commandes egalement.

Principales activites reliees au poste

Service a la clientele

- Traiter les requetes des consommateurs via courriels et appels entrants en offrant un haut niveau de service.

- Assurer la documentation des requetes des clients en utilisant les outils internes de facon rigoureuse.

- Faire le pont avec l'equipe des ventes et autres parties prenantes.

Controle qualite, developpement de produits et tenue de registres

- Tenue des dossiers de certifications des produits, des specifications des ingredients, des allergenes, etc.

- Analyse des produits, suivis et tenue des dossiers.

- Gestions des rappels, en collaboration avec l'ACIA

- Soutenir l'equipe d'innovation dans la recherche et le developpement de produits.

- Organiser les reunions de tests de gout (obtenir les produits, les echantillons, les accessoires necessaires) en plus d'assurer la prise de notes et le partage des resultats avec les personnes impliquees.

Liste de prix

? Maintenir les listes de prix a jour en s'assurant que toutes les informations pertinentes a la vente sont justes (prix, codes UPC, formats, etc.).

? Faire parvenir les listes de prix aux points de contacts.

? Garder a jour le cartable des listes de prix pour que l'equipe s'y refere.

Taches administratives et de ventes

? Coordonner les demandes d'impressions des employes avec notre imprimeur (cartes d'affaires, outils de vente, materiel marketing, coupons, papeteries, etc).

? Prendre des notes de facon active et complete pendant les rencontres internes et avec nos partenaires.

? Effectuer une saisie de donnees dans plusieurs systemes en lien avec la mise en marche, la promotion et la distribution des produits (GS1 Prosync, Portail LCL, Portail Metro, Portail Sobeys).

? Coordonner l'envoi d'echantillons de nos produits, selon la demande. Assurer un suivi aupres des parties impliquees.

? Transmettre les mises a jour de l'inventaire des produits aux departements concernes.

? Toutes autres taches connexes selon les besoins de l'equipe.

Qualifications

? Detenir au moins 3 a 5 ans d'experience a titre d'adjointe administrative, ou tout autre role pertinent;

? Bilinguisme imperatif (parle et ecrit);

? Experience dans l'industrie alimentaire, un atout;

? Connaissance des procedes et exigences de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, un atout;

? Connaissance de GS1 Prosync, un atout;

?Tres confortable avec l'informatique;

? Maitrise de la suite Office (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams, Outlook);

? Communication efficace, rigueur, attention aux details, habilete a travailler en equipe et rapidement;

? Competences organisationnelles superieures et devouement a terminer les projets dans un temps donne.

Le feminin est utilise dans cette description afin d'alleger le texte, toutes les identites de genres sont les bienvenues a postuler.

--

The Administrative Assistant we're seeking is comfortable working in a fast-paced environment. Service-oriented and result-driven, the successful candidate communicates effectively, is thorough and has previous experience in the food industry (an asset). The Administrative Assistant provides a support to the Sales & Marketing team by ensuring completion of various forms, customer service, inventory management and administrative tasks. The successful candidate will also work with the order desk team.

Customer Service

- Handle customer inquiries via email and incoming calls, providing a high level of service.

- Ensure thorough documentation of customer queries using internal tools.

- Communicate information with sales team and other stakeholders.

Quality Control Management, Product Development and Record Keeping:

-Record keeping of Organic files, Ingredient Specification files, Allergen files, Kosher files, etc....

- Product Analysis follow ups and record keeping.

-Recall Management, CFIA communications.

- Support the innovation team in product research and development.

-Organize taste testing meetings (obtain products, samples, necessary accessories) in addition to ensuring notetaking and sharing of results with involved parties.

Price List Management

? Keep price lists up to date, ensuring that all sales-relevant information is correct (prices, UPC codes, formats, etc.).

? Forward price lists to points of contact.

? Keep price list binder up to date.

Administrative and Sales Duties

? Coordinate employee printing requests with our printer ( sales tools, marketing materials, coupons, stationery, etc).

? Take notes during internal meetings with our partners.

? Perform data entry tasks related to sales, promotion, and distribution (GS1 Prosync, LCL Portal, Metro Portal, Sobeys Portal).

? Coordinate the shipment of product samples, as requested.

-Forward product inventory updates to relevant departments.

? Other related tasks required by Management.

Qualifications

? At least 3 to 5 years' experience as an administrative assistant, or any other relevant role;

? Bilingual (spoken and written);

? Experience in the food industry, an asset.

? Knowledge of Canadian Food Inspection Agency processes and requirements, an asset.

? Knowledge of GS1 Prosync, an asset.

? Very comfortable with computers;

? Proficiency in Office suite (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams, Outlook);

? Effective communication, thoroughness, attention to detail and ability to work as a team.

? Superior organizational skills and dedication to completing projects within a given timeframe.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: a partir de 50000,00$ par an

Experience:

Service a la clientele: 3ans (Obligatoire) administration: 3ans (Obligatoire)
Langue:

Francais (Obligatoire) Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel