Job Description

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l'autorite du Proprietaire de la Residence et en collaboration avec la Directrice generale, le/la titulaire du poste assure la gestion administrative de la Residence. Il/Elle coordonne les activites liees a l'admission, au transfert et au depart des residents et en gere les baux de location. Responsable de la facturation liee aux baux et aux soins dispenses, la personne retenue devra en outre verifier, acheminer et archiver toute facture de fournisseur. De plus, la personne en poste devra gerer toute communication interne ou externe. La personne aura finalement comme mandat d'etablir et de maintenir des liens relations positives avec les residents, les proches aidants, les familles.

DESCRIPTION DETAILLEE

En tant que titulaire de ce poste, la personne retenue agira afin de veiller du bon fonctionnement de l'ensemble des operations administratives de la Residence. Ainsi, l'Adjoint(e) Administratif (ve) devra seconder et soutenir le Proprietaire de la Residence et la Directrice generale en effectuant les taches suivantes :

Coordonner et assurer la gestion des baux des studios et appartements :

o Gestion des baux, des modifications de baux, des resiliations de baux (Logiciel PRIMMO)

o Gestion du credit d'impots pour maintien a domicile (Logiciel PRIMMO)

o Gestion de la facturation aux residents pour des soins supplementaires

Facturation mensuelle Facturation ponctuelle Facturation finale
o Gestion et classement des mandats d'inaptitude, des actes notaries, des procurations generales et bancaires

o Gestions des departs et arrivees des residents

Coordonner les services de demenagement et d'emmenagement avec les familles et le Service de la maintenance S'assurer de la gestion des cles et des puces (Logiciel ATRIUM)
o Tenir a jour la liste des residents, des unites vacantes, louees, a louer et verifier chaque semaine avec le Directeur Adjoint de la Maintenance quelles sont les unites pretes pour la location ou en cours de refection.

o Assurer certaines visites locatives a l'occasion

Gestion administrative des dossiers residents

o Tenir chaque dossier papier et electronique a jour en accord avec les normes de Certification pour les residents actuels et les dossiers de convalescence

o Veiller a l'archivage papier et electronique adequat des dossiers des residents et des convalescences et les maintenir en ordre

Volet Ressources humaines

o Effectuer les recherche d'antecedents judiciaires

o Traiter les talons de paies

o Gestion des fin d'emploi (demission, congediement) et veiller a la remise en mains propres des Releves d'emploi, paies finales et cheques d'indemnite

Volet Ressources humaines travailleurs etrangers

o Suivre l'evolution de l'embauche et de la venue des travailleurs etrangers, en etroite collaboration avec le Proprietaire

o Tenir a jour leurs dossiers, incluant les contrats de travail, les permis de travail et les EIMT

Volet Communications

o Assurer les communications internes et externes de la Residence selon les besoins identifies par le Proprietaire de la Residence

o Assurer la mise a jour du Facebook de la Residence, en y incluant les photos des diverses activites, les bons coups et les coups de coeurs

o Utiliser le Facebook de la Residence pour toute annonce importante a faire aux familles et aux proches aidants.

Taches connexes

o Responsable de la caisse des activites (payer des prestataires de services, payer les achats, encaisser les profits des activites, tenir a jour un fichier Excel)

o Responsable de l'argent de certains residents (5 environ) pour menues depenses (coiffeuse, podologue, transport adapte)

EXIGENCES

Minimum de trois (3) ans d'experience a titre d'Adjoint(e) administrative (dans une residence pour personnes agees un atout) Qualite du francais irreprochable Maitriser la suite Office Etre a l'aise avec les differents outils informatiques et aimer apprendre les nouvelles technologies Connaitre le logiciel PRIMMO de la Suite HOPEM (un atout) Connaitre le logiciel SOFI (un atout) Connaitre le logiciel ATRIUM (un atout)

ATTITUDE ET APTITUDES INCONTOURNABLES

Approche pratique axee sur le service a la clientele et le travail d'equipe Communication efficace et efficiente a tous les niveaux Entregent Polyvalence Engagement Leadership positif et mobilisateur Axe sur les resultats et facilite d'adaptation a des situations imprevues et variees
Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: 28,00$ a 30,00$ par heure

Heures prevues: 40 par semaine

Avantages:

Nourriture a Prix Reduit ou Gratuite Stationnement sur place
Experience:

administration: 5ans (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel