Job Description

Become invested in the community!Join the CDPQ team and take pride in contributing to the financial future of millions of Quebecers by creating a more sustainable world.At CDPQ:

• We value your unique contribution to a world-class team.
• We give you work that allows you to flourish and excel.
• We offer opportunities to learn from experts who generously share their knowledge.
• We are fully invested so that you can fulfil our mission every day.

Au sein de lxc3xa9quipe relations daffaires et impact Quxc3xa9bec, la personne titulaire collabore xc3xa0 latteinte des objectifs daffaires du secteur en traitant avec rigueur et professionnalisme diffxc3xa9rents dossiers dordre administratif, et en favorisant la collaboration et le travail dxc3xa9quipe.Le mandat principal consistera xc3xa0 fournir un soutien organisationnel en priorisant et en assurant la coordination de toutes les txc3xa2ches associxc3xa9es aux activitxc3xa9s quotidiennes des personnes quelle supporte.Ce que vous ferezPrendre en charge la gestion de lagenda des relevants directs de la premixc3xa8re directrice;Coordonner les rxc3xa9unions et les comitxc3xa9s pour les membres de lxc3xa9quipe ainsi que la logistique sy rattachant incluant la gestion des visiteurs lorsque nxc3xa9cessaire;Effectuer la prise de notes et de points de suivi lors de certaines rxc3xa9unions et comitxc3xa9s;Effectuer le suivi des dossiers xc3xa0 la suite des rxc3xa9unions et comitxc3xa9s en s'assurant de recevoir, dans les dxc3xa9lais requis, les informations demandxc3xa9es, en informant les personnes concernxc3xa9es des dxc3xa9cisions prises et en procxc3xa9dant xc3xa0 l'envoi de documents, si nxc3xa9cessaire;Agir xc3xa0 titre de personne-ressource administrative pour les employxc3xa9s de lxc3xa9quipe et coordonner les demandes administratives;Planifier et organiser les dxc3xa9placements daffaires en veillant aux diverses rxc3xa9servations et effectuer les demandes dautorisation de voyage;Prxc3xa9parer les notes de frais pour la premixc3xa8re directrice et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;Agir xc3xa0 titre de personne-ressource pour tout ce qui est lixc3xa9 xc3xa0 la gestion documentaire de lxc3xa9quipe;Prxc3xa9parer les dossiers nxc3xa9cessaires pour les rxc3xa9unions et les comitxc3xa9s et s'assurer que les dossiers sont complets avant les rencontres;Participer au processus de prxc3xa9paration, de rxc3xa9vision et au montage de documents et de prxc3xa9sentations selon les xc3xa9chxc3xa9anciers;Assurer un contrxc3xb4le de la qualitxc3xa9 des documents, tant par une bonne qualitxc3xa9 de la langue franxc3xa7aise que par une mise en page professionnelle faisant appel xc3xa0 sa crxc3xa9ativitxc3xa9 (design graphique et clartxc3xa9 du message);Procxc3xa9der au classement et xc3xa0 la diffusion de documents dans les portails SharePoint, Teams ou autre outil selon les normes xc3xa9tablies par la Caisse, et en contrxc3xb4ler le maintien ordonnxc3xa9 et sxc3xa9curitaire;Coordonner avec efficience lentrxc3xa9e en poste et lintxc3xa9gration de tout nouvel employxc3xa9, ainsi que la coordination requise dans les cas de transferts et de dxc3xa9parts demployxc3xa9s;Soutenir activement les xc3xa9quipes du secteur dans leurs activitxc3xa9s (rxc3xb4le de coordination) : relations daffaires avec les partenaires, organisation dxc3xa9vxc3xa9nements sectoriels, etc.;xc3x89tablir et entretenir des relations courtoises et respectueuses avec les partenaires internes et externes;Recevoir, filtrer et transmettre les appels txc3xa9lxc3xa9phoniques lors d'absences, en assurer le suivi, transmettre des renseignements;Assurer linventaire et faire le suivi du matxc3xa9riel et des fournitures, et procxc3xa9der aux commandes par anticipation;Remplacer ladjointe de direction lorsque celle-ci doit sabsenter:Prendre en charge la gestion de lagenda de la premixc3xa8re vice-prxc3xa9sidente et effectuer la coordination de rxc3xa9unions au besoin;Rxc3xa9pondre aux diverses demandes de la premixc3xa8re vice-prxc3xa9sidente;Travailler en xc3xa9troite collaboration avec la directrice principale, relations daffaires Quxc3xa9bec.Ce que vous xc3xaatesVous vous distinguez par votreConfidentialitxc3xa9, discrxc3xa9tion, autonomie et sens de linitiativeCapacitxc3xa9 xc3xa0 travailler en xc3xa9quipe et xc3xa0 collaborer de manixc3xa8re transversale;Capacitxc3xa9 xc3xa0 respecter des xc3xa9chxc3xa9anciers serrxc3xa9s, xc3xa0 rxc3xa9soudre des problxc3xa8mes, xc3xa0 gxc3xa9rer plusieurs dossiers xc3xa0 la fois, xc3xa0 faire face xc3xa0 des changements constants et xc3xa0 bien travailler sous pression;Rigueur et efficacitxc3xa9;Sens de l'organisation, de la planification et des prioritxc3xa9s;Souci du service xc3xa0 la clientxc3xa8le;Communication efficace et bonnes habiletxc3xa9s relationnelles.Ce que vous apportezDiplxc3xb4me dxc3xa9tudes collxc3xa9giales en administration ou bureautique ou toute autre formation jugxc3xa9e pertinente pour le poste;Minimum de dix (10) annxc3xa9es dexpxc3xa9rience dans un rxc3xb4le dadjoint(e) administratif(ive);Une combinaison xc3xa9quivalente de scolaritxc3xa9 et dexpxc3xa9rience pourra xc3xaatre prise en considxc3xa9ration;Aptitudes en rxc3xa9daction et en communication visuelle;Maxc3xaetrise des applications de lenvironnement Office 365, Microsoft PowerPoint, Word, Excel, SharePoint, OneNote, OneDrive, Teams, etc.Maxc3xaetrise du franxc3xa7ais ainsi quune bonne connaissance de langlais*, tant xc3xa0 loral quxc3xa0 lxc3xa9crit

• Interactions orales et/ou xc3xa9crites frxc3xa9quentes avec des employxc3xa9s de la CDPQ basxc3xa9s dans un de ses bureaux internationaux.

Feeling that my role is important. Having fun every day. Growing in step with my ambitions. Earning compensation that reflects my contribution. Thats the professional experience CDPQ offers!We carefully review each application and directly contact those selected for an interview.CDPQ offers equal employment opportunities to everyone. Women, visible/ethnic minorities, Indigenous people and individuals with disabilities are all encouraged to apply. If youre interested in this job and even if your application does not meet all the criteria, do not hesitate to apply or contact us!CDPQ is also committed to promoting equity, diversity and inclusion as key values and sees them as a source of enrichment and pride for all its employees. Please let us know if you require adopted measures for the recruiting process.CDPQ represents la Caisse de dxc3xa9pxc3xb4t et placement du Quxc3xa9bec and its subsidiaries.

CDPQ