Job Description

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AU SUJET DE LA CLINIQUE

La maladie d'Alzheimer (MA) est le type de demence le plus courant, representant environ 70 % de tous les cas. Les personnes agees de plus de 65 ans courent un risque plus eleve de developper la MA. Elle diminue les capacites cognitives, verbales et physiques en detruisant les cellules du cerveau. Cela affecte a son tour notre capacite a penser, a apprendre de nouvelles choses et a nous souvenir. De nombreux experts scientifiques s'efforcent d'ameliorer notre comprehension de cette maladie devastatrice et cherchent ainsi a trouver des traitements plus efficaces.



Nos cliniques s'associent a des societes pharmaceutiques pour mener des essais cliniques de phase II et III sur la maladie d'Alzheimer. Notre contribution unique va revolutionner la lutte contre la maladie. Nous fournissons des soins aux patients, generons des connaissances pour la communaute scientifique, continuons a ameliorer le soutien et l'acces a la recherche clinique.

SOMMAIRE DU POSTE

L'adjoint(e) administratif medical(e) assure le service a la clientele et le soutien administratif general a la clinique et aux equipes de recherche. En tant que premier point de contact pour les patients, ce poste offre aux patients une assistance dans le domaine de la prise de rendez-vous, de la documentation ou du support.

TACHES ET RESPONSIBILITES

Accueille les patients et les invites a la reception Assiste les invites en personne, par telephone ou par e-mail Signale les problemes ou les preoccupations, le cas echeant. Coordonne et entretient les fournitures de bureau pour la clinique Gere les fournisseurs externes au besoin Numerise et telecopie les documents medicaux a des parties externes et au cabinet du medecin. Valide le stationnement pour les invites et les patients Organise le transport en taxi des patients Dirige les patients vers les zones d'attente designees Nettoie et desinfecte la zone lorsque le patient/la personne quitte Prepare la documentation pour les rendez-vous a venir Ouvre et ferme la clinique conformement aux heures de bureau Fournit un soutien administratif au reste de la clinique et de l'equipe de recherche Effectue le travail conformement aux dispositions de la Loi et des reglements sur la sante et la securite au travail et a toutes les politiques et procedures de l'entreprise liees a la sante et a la securite au travail. Effectue d'autres taches connexes assignees.

EDUCATION AND QUALIFICATIONS

Un diplome ou un diplome d'etudes postsecondaires en administration generale de bureau, en secretariat commercial ou medical, ou une combinaison d'etudes, de formation et d'experience jugee equivalente. Un minimum de deux (2) annees d'experience en administration ou en secretariat medical Connaissance de la suite Microsoft Office et d'autres outils logiciels Bilingue en anglais et francais

COMPETENCES DE BASE

Responsable - Est responsable de ses actions Adaptabilite - Peut s'adapter au changement, est flexible et peut travailler dans un environnement de travail au rythme rapide Engagement envers l'excellence - Engagement avere envers la qualite et l'excellence Compassion - Fait preuve de compassion et de patience envers les autres Communication - Excellentes competences en communication en francais et en anglais Prise de decision - Possede un bon jugement et des competences en matiere de prise de decision Innovation - Est innovant et cherche des moyens de s'ameliorer. Integrite- A l'integrite, est ethique et professionnel Travail d'equipe - Interagit positivement avec les autres et favorise le travail d'equipe Axe sur le patient : tient compte des besoins du patient et s'engage envers l'industrie.

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ABOUT OUR CLINIC

Alzheimer's disease (AD) is the most common type of dementia, making up approximately 70% of all cases. Those over the age of 65 are at a higher risk to develop AD. It diminishes cognitive, verbal and physical abilities by destroying brain cells. This in turn affects our ability to think, to learn new things, and to remember. Many scientific experts are working to ameliorate our understanding of this devastating disease, thus searching to find more effective treatments.



Our clinics partner with pharmaceutical companies to conduct Phase II and III clinical trials for Alzheimer's Disease. Our unique contribution will revolutionize the fight against the disease. We provide care to patients, generate knowledge for the scientific community, continue to improve support, and access to clinical research.

SUMMARY

The Medical Administrative Assistant provides customer service and general administrative support to the clinic and research teams. As the first point of contact for patients, this position offers patients assistance in the area of scheduling appointments, documentation or support.

RESPONSABILITIES

Greets patients and guests at the front reception Assists guests in person, by phone or via email Escalates issues or concerns when appropriate Coordinates and maintains office supplies for the clinic Manage external venders as required Scans and faxes medical documents to external parties and doctor's office Validates parking for guests and patients Arranges for transportation via taxis for patients Leads patients to the designated waiting areas Cleans and disinfects the area when the patient/person leaves Prepares documentation for upcoming appointments Opens and closes the clinic in adherence to office hours Provides administration support to the rest of the clinic and research team Performs work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all company policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Performs other related duties as assigned.

EDUCATION AND QUALIFICATIONS

A Post- Secondary Degree or Diploma in general office administration, business or medical secretarial work, or a combination of education, training and experience deemed equivalent A minimum of two (2) years of experience in administration or medical secretarial work Knowledge of Microsoft Office Suite and other software tools Bilingual in English and French

CORE COMPETENCIES

Accountable - Is accountable for their actions Adaptability - Can adapt to change, is flexible and can work in a fast-paced environment Commitment to Excellence - Proven commitment to quality and excellence Compassion - Shows compassion and patience towards others Communication - Excellent communication skills in French and English Decision Making - Has good judgement and decision making skills Innovation - Is innovative and looks for ways to improve Integrity - Has Integrity, is ethical and professional Teamwork - Positively interacts with others and promotes team work * Patient Focused - Committed to the well-being of the elderly and has the patient needs in mind