Job Description

Relevant de la directrice generale, la titulaire du poste est responsable de la gestion administrative de l'Association quebecoise du lymphoedeme (AQL). Elle gere les adhesions, les dons et les achats a la Boutique de l'Espoir, gere les envois du materiel AQL, realise la tenue de livres mensuelle et celle de la fin d'exercice, et appuie administrativement la directrice generale dans toutes ses taches. L'adjointe administrative joue un role cle dans le bon fonctionnement de l'organisation.



RESPONSABILITES



GESTION DES ADHESIONS, DES DONS ET DES ACHATS A LA BOUTIQUE DE L'ESPOIR



Recevoir les formulaires (adhesions, dons et achats), valider l'exactitude des donnees, les traiter dans DonorPerfect, Constant Contact et Quickbooks, controler les paiements, emettre les recus, preparer les trousses de membres ou les articles achetes, expedier le tout ;

Emettre les rapports mensuels, en les validant pour la tenue de livres ;

Relancer les membres echus, controler les renouvellement (ou annulation) ; traiter dans DonorPerfect, Constant Contact ; supervision de l'operation relance des adhesions avec la benevole ;

Tenir des statistiques mensuelles sur les adhesions et les dons.



GESTION DES ENVOIS DU MATERIEL AQL



Tenir l'inventaire du materiel imprime, des objets promotionnels, des articles en vente a la Boutique de l'Espoir ;

Gerer les reimpressions, les renouvellements d'achats ;

Produire le bon de commande annuel ;

Recevoir les formulaires de commandes, valider l'exactitude des donnees ;

Preparer les colis, expedier ;

Ajouter les coordonnees des demandeurs dans Constant Contact ;

Tenir des statistiques mensuelles sur les commandes de materiel.



TENUE DE LIVRES MENSUELLE ET DE FIN D'ANNEE



Recevoir les factures, en controler l'exactitude, les payer (Interac ou Visa), les traiter dans Quickbooks ;

Gerer les depots de cheques ;

Facturer les clients (membres corporatifs) ; suivre l'etat des paiements ; relancer les retardataires ;

Produire (ou obtenir) les rapports mensuels :

DonorPerfect, Paypal, CanaDon, GlobalMerchant, Scotia, Visa ;

Deposer mensuellement les pieces justificatives sur le Drive de la firme de comptabilite ;

Preparer et envoyer le courriel mensuel explicatif a l'intention de la firme de comptabilite ; repondre aux questions de la firme de comptabilite ;

Payer les DAS mensuellement ;

Recevoir les etats financiers de la firme de comptabilite, les valider ; les partager avec la direction generale ;

A l'approche de la fin de l'exercice financier, collaborer avec l'auditeur afin de realiser la mission d'examen, en lui fournissant les informations et les rapports requis ;

Archiver tous les documents relatifs a la tenue de livres mensuelle et de fin d'annee.



APPUI ADMINISTRATIF DE LA DIRECTRICE GENERALE

Suivis des demandes internes et externes :

vigie des boites de courriels ;

Support administratif pour l'organisation (incluant la preparation des sondages SurveyMonkey), la tenue et le post-mortem des groupes de soutien et d'education ; compiler les reponses des sondages ; compiler les statistiques de participation ;

Support administratif pour l'organisation et la participation a des evenements strategiques ou sectoriels ; logistique ; occasionnellement, participation ; post-mortem ;

Support administratif pour l'organisation des reunions du Conseil d'administration et de l'Assemblee generale annuelle ;

Support administratif pour la gestion des commanditaires ; facturation ;

Support administratif pour la realisation et l'envoi du Bottin du Lymphoedeme ;

Support administratif pour la gestion des documents dont l'archivage dans l'espace virtuel ;

Support administratif pour la gestion de l'agenda et les deplacements de la directrice generale (reservations d'hotel) ;



EXIGENCES



PROFIL RECHERCHE



Diplome d'etudes professionnelles (DEP) ou une combinaison acceptable d'etudes, de formation et d'experience relie au poste?;

Experience dans des fonctions similaires, dont deux (2) ans en support administratif dans un environnement OBNL et experience de travail aupres d'un conseil d'administration?;

Competences en comptabilite, incluant elaboration et suivi des budgets?;

Connaissance de la suite Office365, des logiciels DonorPerfect, Constant Contact, Quickbooks et SurveyMonkey ;

Axe sur le service et la satisfaction de la clientele (membres, non-membres) et des partenaires?;

Capacite a gerer plusieurs projets simultanement ;

Autonomie et capacite d'adaptation face aux defis.

Familiarite avec des approches et methodes de travail actuelles telles que le teletravail, la culture participative, la gestion de projets, les reseaux sociaux et autres?;

Excellente maitrise du francais ecrit et oral?; connaissance fonctionnelle de l'anglais, bilinguisme un atout?;

Connaissance du lymphoedeme et du secteur de la sante quebecois et des reseaux associatifs un atout.



COMPETENCES CLES



Sens de l'organisation et gestion du temps

Discretion, polyvalence et rigueur

Esprit d'initiative, jugement et capacite d'innovation dans la recherche de solutions.



CONDITIONS DE TRAVAIL



Contrat de travail a duree indeterminee)?; entree en poste des que possible?;

Teletravail (territoire de la Communaute metropolitaine de Montreal) et gestion flexible des horaires?;

Travail 5 jours/semaine

Deplacements occasionnels (permis de conduire valide)?;

Echelle salariale selon experience entre 30 000 $ et 40 000 $.



Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :

https://www.grenier.qc.ca/emplois/87062/adjointe-administratifve