Job Description

Adjoint(e) administratif(ve)

Montreal

|

Poste a temps plein

A propos de nous

Williams Pharmalogistics est un acteur cle dans le secteur du transport et de la logistique, specialise dans la

livraison a temperature controlee

. Nous offrons un service de distribution fiable et rigoureux, particulierement pour le

secteur pharmaceutique

et les

produits sensibles

.

Dans un contexte de croissance, nous cherchons a accueillir un(e)

Adjoint(e) administratif(ve)

pour soutenir notre equipe de direction.

Description du poste

Le ou la titulaire du poste aura pour mandat d'assister l'equipe de direction dans une vaste gamme de taches administratives. La personne recherchee est proactive, organisee et capable de gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique au rythme soutenu.

Elle fera preuve de jugement, de discretion et d'un excellent sens de la communication pour traiter des dossiers confidentiels et interagir avec differents niveaux de gestion, tant a l'interne qu'a l'externe.

Responsabilites principales :

Assister la direction dans la gestion quotidienne des activites administratives. Maintenir a jour divers rapports operationnels. Organiser les reunions, preparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions. Gerer les rendez-vous, mandats speciaux, deplacements et logistique des activites internes. Traiter les communications et informations confidentielles avec tact et professionnalisme. Gerer proactivement les courriels et le calendrier du president, en respectant les echeanciers. Preparer et suivre les rapports de depenses mensuels, effectuer les rapprochements de comptes. Creer et maintenir un systeme efficace de classement et de gestion documentaire. Utiliser divers outils technologiques pour optimiser le travail administratif.

Exigences du poste :

Diplome d'etudes collegiales (DEC) en administration ou equivalent. Minimum

1 an d'experience

dans un role d'adjoint(e) administratif(ve), idealement aupres d'un cadre et dans le domaine du transport ou de la logistique. Excellente maitrise de la

suite Microsoft Office

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Capacite a s'adapter rapidement a de nouvelles technologies. Excellentes habiletes de communication orale et ecrite en

francais et en anglais

. Sens aigu de l'organisation, du detail et des priorites. Autonomie, discretion et capacite a travailler avec peu de supervision. Flexibilite et aptitude a rester calme sous pression.

Ce que nous offrons :

Un environnement de travail

professionnel, collaboratif et stimulant

. Une entreprise

en pleine croissance

offrant des possibilites d'avancement. Des

conditions de travail stables

et un

secteur d'activite essentiel et en expansion

.

Type d'emploi :

Temps plein

Lieu de travail :

Montreal, QC

Teletravail

Oui
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Administrative Assistant

Montreal, QC

|

Full-time position

About Us

Williams Pharmalogistics is a key player in the transportation and logistics industry, specializing in

temperature-controlled deliveries

. We provide reliable and rigorous distribution services, particularly for the

pharmaceutical sector

and other

sensitive products

.

As we continue to grow, we are looking for a

dedicated and organized Administrative Assistant

to support our management team.

Job Summary

The Administrative Assistant will be responsible for supporting the management team with a wide range of administrative tasks. The ideal candidate is proactive, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced and dynamic environment.

This person must demonstrate strong judgment, discretion, and excellent communication skills when handling confidential matters and interacting with managers and stakeholders at all levels.

Key Responsibilities:

Provide daily administrative support to the management team. Maintain and update various operational reports. Organize meetings, prepare agendas, and follow up on action items. Schedule appointments, coordinate special projects, and plan logistics for meetings and events. Handle confidential communications and information with tact and professionalism. Proactively manage emails and maintain the President's calendar, ensuring deadlines are met. Prepare and reconcile monthly expense reports. Create and maintain efficient filing and document management systems. Utilize various software tools and technologies to optimize administrative processes.

Qualifications:

College diploma (DEC) in Administration or equivalent. Minimum of

1 year of experience

as an Administrative Assistant, ideally supporting an executive and preferably in the transportation or logistics field. Strong proficiency with the

Microsoft Office Suite

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Ability to learn and adapt to new technologies quickly. Excellent written and verbal communication skills in

English and French

. Strong organizational and time-management skills. Ability to work independently with minimal supervision. Flexibility, adaptability to change, and ability to remain composed under pressure. Attention to detail and ability to manage multiple priorities efficiently.

What We Offer:

A

professional, collaborative, and dynamic

work environment. A

growing company

with great opportunities for advancement. Stable employment conditions within an

essential and expanding industry

.

Job Type:

Full-time

Location:

Montreal, QC

Type d'emploi : Temps Plein, Temps Partiel

Remuneration: a partir de 20,00$ par heure

Avantages:

Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Conges payes Heures d'arrivee et de depart flexibles Stationnement sur place Tenue Decontractee
Lieu du poste : En presentiel