Job Description

Pourquoi postuler ?

Nous offrons des avantages sociaux complets et des possibilites de perfectionnement professionnel, ainsi qu'une cotisation de retraite equivalente apres un an. L'ACCS participe actuellement au programme mondial d'essai de la semaine de travail de quatre jours.



Vous devez etre legalement autorise.e a travailler au Canada et y resider.



Informations que vous devez fournir :


Votre curriculum vitae Une lettre de motivation (maximum 2 500 mots)




Date limite : 23 novembre 2025, a minuit, heure de l'Est



Entree en poste prevue : janvier 2026



Objectif du poste



L'adjoint.e administratif.ve a la direction est un.e membre strategique a part entiere de l'equipe de direction de l'ACCS. Dans le cadre de ses fonctions, cette personne soutient l'equipe de direction composee de quatre personnes et le conseil d'administration de l'ACCS, en assurant la hierarchisation des priorites, l'efficience du travail et la bonne communication entre l'equipe de direction et le conseil d'administration.

Responsabilites cles

Efficience de la direction


Organiser les reunions de l'equipe de direction, fixer ou reprogrammer les reunions, et veiller a ce que les taches importantes et les echeances soient planifiees adequatement. Assurer le suivi des mesures a prendre et des decisions cles apres les reunions, afin de garantir que tous les resultats attendus soient realises dans les delais impartis.




Gestion des deplacements


Superviser les deplacements et l'hebergement de l'equipe de direction, notamment en gerant les changements d'horaire, le suivi des credits de voyage et le traitement des paiements et des remboursements ; Assembler et traiter les rapprochements et les remboursements des depenses de l'equipe de direction afin de garantir que toutes les finances soient correctement comptabilisees ; Organiser les deplacements speciaux des equipes, y compris les vols et l'hebergement pour les congres et evenements nationaux, en veillant a ce que toute la logistique soit coordonnee de maniere efficace.




Relations avec le conseil d'administration


Servir de principal.e intermediaire pour les membres du conseil d'administration, planifier les reunions, assurer le suivi des mesures a prendre et garantir une communication en temps opportun. Interagir avec les administrateur.rice.s dans la langue de leur choix (francais ou anglais) ; Organiser la logistique des reunions du conseil d'administration, y compris l'elaboration de l'ordre du jour, la coordination des delais, la compilation et la distribution des documents, ainsi que le role de coordonnateur.rice des liens Zoom, des buffets, des deplacements et de l'hebergement ; Elaborer des projets de plans de travail annuels pour les comites du conseil d'administration, soutenir les projets des comites (evaluations du conseil d'administration, formation des nouveaux.elles membres du conseil d'administration, activites liees aux nominations et aux appels d'offres) ; Enregistrer, transcrire et distribuer les proces-verbaux et les resumes de certaines reunions de direction et de gouvernance, en garantissant la confidentialite et en conservant des archives precises ; Diriger la planification et la mise en oeuvre de l'assemblee generale annuelle en consultation avec l'equipe de direction et la directrice des operations ; Organiser la logistique des reunions de la direction et du conseil d'administration, en personne et en ligne, et fournir un soutien au congres de l'ACCS, aux ateliers et aux evenements de grande envergure, selon les besoins ; Veiller au respect des meilleures pratiques en matiere de gouvernance d'entreprise et des lois et reglements applicables ; Soutenir la planification strategique du conseil d'administration (tous les 2 a 3 ans), en gerant notamment l'elaboration de l'ordre du jour, le calendrier, les communications et l'evaluation.




Relations avec les parties prenantes


Accompagner l'equipe de direction dans le maintien des relations avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les intervenants externes en veillant a la planification des reunions, a la creation les dossiers d'information et a la coordination des communications, ainsi qu'a la mise en place de mesures de suivi pour toutes les parties.




Projets speciaux et opportunites de leadership


Soutenir les projets hautement prioritaires et les initiatives interdepartementales, en collaborant etroitement avec l'equipe de direction afin d'assurer l'alignement strategique ; Fournir le leadership dans le cadre des initiatives organisationnelles et collaborer avec la direction de l'ACCS pour executer des projets cles, notamment en assurant la coordination de l'assemblee generale annuelle et en soutenant la mise en oeuvre des strategies de relations gouvernementales et de collecte de fonds ; Fournir des conseils sur les changements operationnels et contribuer a la recherche et a la mise en oeuvre des meilleures pratiques emergentes ; Coordonner et gerer les reunions internes de l'equipe, les retraites du personnel et les rassemblements organisationnels, en veillant a ce que toute la logistique (calendrier, liens Zoom, buffet, amenagement des lieux, materiel) soit geree de maniere efficace.




Soutien a la direction


Gerer les systemes de classement, les bases de donnees et les archives pour les documents de la direction et de gouvernance, en veillant a la gestion precise, organisee et confidentielle des documents ; Aider a la mise en forme et a la preparation des propositions, des demandes de financement, des plans d'affaires et des rapports de direction prepares par l'equipe de direction ; Effectuer des taches administratives et de soutien supplementaires, selon les besoins, afin d'assurer le bon fonctionnement des services administratifs de l'ACCS. Autres taches telles qu'assignees.

Competences cles

Toustes les membres de l'equipe de l'ACCS doivent posseder les competences fondamentales suivantes :


Interet personnel envers la promotion de la verite et de la reconciliation ; Engagement a ameliorer continuellement la diversite, l'inclusion et l'equite ; Capacite a appliquer une pensee critique aux problemes ; Recherche active et engagement envers des perspectives diverses ; Capacite a identifier et a attenuer les prejuges au niveau personnel, organisationnel et procedural ; Capacite a identifier et a surmonter les obstacles a l'inclusion au niveau personnel, organisationnel et procedural ; Empathie envers les autres et capacite a considerer differents points de vue ; Curiosite et interet pour l'exploration de nouvelles methodes et opportunites ; Capacite a s'adapter a l'evolution des priorites et des informations.

Competences cles specifiques a l'emploi

Qualifications requises



Les qualifications suivantes constituent les exigences minimales pour reussir dans ce poste :


Maitrise des deux langues officielles du Canada, avec des competences avancees en communication ecrite et orale ; Au moins 5 annees d'experience dans le domaine du soutien administratif aupres de la direction d'une organisation a but non lucratif ou caritative ; Experience averee dans le role de gestion des relations avec les principales parties prenantes, garantissant une communication et un suivi efficaces et en temps opportun ; Solides competences en matiere de gestion des relations et de communication, tant a l'ecrit qu'a l'oral, avec la capacite d'interagir de maniere diplomatique et professionnelle avec le conseil d'administration, le personnel, la direction et les parties prenantes externes ; Experience en gestion de projets interfonctionnels et capacite a assurer le suivi des livrables, des delais et de l'atteinte de resultats cles ; Excellentes competences en matiere de resolution de problemes, de planification et de gestion du temps, et capacite a gerer plusieurs priorites, a travailler de maniere autonome et a s'adapter aux changements de priorites et aux modifications de derniere minute ; Grande discretion, en particulier lors du traitement de renseignements confidentiels ou sensibles ; Maitrise des outils tels que Microsoft Office et Google Suite, des outils de gestion de projet (par exemple, Asana) et capacite a utiliser les outils d'IA de maniere ethique pour ameliorer la productivite et rationaliser les flux de travail ; Maitrise de la gestion de documents dans un environnement infonuagique (tel que Google Workspace ou Microsoft SharePoint).




Qualifications souhaitees



Les candidat.e.s qui possedent une ou plusieurs des qualifications suivantes se demarqueront :


Formation postsecondaire en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe ; Des certifications pertinentes (p. ex., CAP ou CCAP - Professionel.le de soutien administratif certifie.e PGP - Professionnel.le en gestion de projets) sont considerees comme un atout ; Experience de travail avec des conseils d'administration ; Connaissance des operations et de la gouvernance des organisations a but non lucratif ; Experience dans la planification et la coordination d'evenements, notamment des reunions, des retraites ou des congres, avec une attention particuliere portee a la logistique, a l'organisation des deplacements et a la communication ; Fort potentiel de developpement du leadership et d'implication strategique.




Nous sommes a la recherche d'une personne motivee, soucieuse du detail et passionnee par la prestation constante d'un service a la clientele exceptionnel. Cette personne doit etre confortable et faire preuve d'un sens de l'organisation au sein d'un environnement en ligne dynamique. Elle doit egalement soutenir l'engagement scientifique, les modes de connaissance autochtones et la prise de decision fondee sur des preuves.

Nous offrons :

Un environnement de travail flexible et axe sur les solutions, qui encourage les contributions a tous les niveaux. Nous valorisons la diversite, la responsabilite, la creativite et l'esprit critique. Nous fournissons un salaire annuel, trois semaines de vacances payees, des conges de maladie payes et des avantages sociaux en matiere de sante, de soins de la vision, de soins dentaires et de soins du mieux-etre apres six mois d'emploi. Ce poste salarie est base sur une journee de travail de 7 heures, du lundi au vendredi, heure locale, avec des heures supplementaires occasionnelles le soir et le week-end lorsque cela est prevu. Des deplacements occasionnels au Canada et aux Etats-Unis sont requis. Le poste est a distance et la technologie necessaire au poste est fournie.



Essai de la semaine de travail de 4 jours a l'ACCS : De juillet 2025 a janvier 2026, l'ACCS participe a un essai mondial de la semaine de travail de 4 jours, en utilisant des mesures de productivite pour evaluer son efficacite. L'objectif est de recompenser les employe.es pour leur productivite accrue en leur accordant du temps libre.



Nous remercions toustes les candidat.e.s d'avoir exprime leur interet a travailler avec nous. Toutefois, seules les personnes selectionnees pour une entrevue pour ce poste seront contactees.

Equite et diversite

L'ACCS s'engage a faire en sorte que l'association soit un espace inclusif ou les membres de la communaute sont traite.e.s avec dignite et respect. L'ACCS encourage toutes les candidatures, notamment celles des femmes, des Autochtones, des minorites visibles, des personnes en situation de handicap et des personnes de toutes orientations sexuelles et identites de genre. Les candidatures anonymes sont les bienvenues et seront acceptees.



Notre engagement a fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle commence des le recrutement. Si vous avez besoin d'accommodement particulier a n'importe quelle etape du processus d'entrevue, veuillez utiliser les coordonnees ci-dessous pour formuler votre requete. Toutes les informations recues concernant les accommodements seront traitees de maniere confidentielle.



Pour en savoir plus sur notre approche en matiere de diversite, d'inclusion, d'equite et d'accessibilite, visitez : https://canadiansciencecentres.ca/fr/notre-approche/.



Pour obtenir de plus amples informations et deposer une requete en accommodement, contactez HRTeam@casc-accs.com

A propos de nous

L'Association canadienne des centres de sciences (ACCS) est un organisme de bienfaisance enregistre qui dessert plus de 70 organisations membres a l'echelle du Canada. Nos membres comprennent des centres de sciences, des musees, des planetariums, des aquariums, des zoos, des organisations de sensibilisation aux STIM, des organisations informelles d'engagement scientifique et des supporteur.rice.s de l'industrie.



L'ACCS vise a contribuer a

l'epanouissement d'une culture scientifique et innovante chez les citoyen.ne.s engage.e.s a travers le Canada

. Nous

rassemblons une communaute nationale engagee envers la science

qui cultive le plaisir d'apprendre en favorisant l'accessibilite, l'abordabilite et la pertinence des STIM (sciences, technologie, ingenierie, mathematiques). Nous

preconisons une approche ecosystemique, contribuons a developper des initiatives innovantes et encourageons les changements politiques

visant a reconnaitre et valoriser le secteur de l'apprentissage informel des sciences et de l'engagement public.