Job Description

A propos de DS Avocats - Portee mondiale, force locale

DS Avocats est un cabinet international de premier plan, reconnu pour son ancrage local et son rayonnement global.

Avec plus de 400 avocats repartis dans 26 bureaux a travers le monde, nous accompagnons nos clients en leur offrant des solutions juridiques strategiques et adaptees, qui depassent les frontieres et repondent aux enjeux complexes des marches actuels.

Au Canada, nos six bureaux situes a Quebec, Montreal, Toronto, Ottawa, Vancouver et Calgary sont des partenaires de confiance pour des entreprises de toutes tailles. Nous sommes specialises en droit des affaires, fiscalite, litige et droit de l'emploi. Notre force reside dans notre approche pragmatique, alliant une connaissance approfondie des realites locales a l'expertise d'un reseau international.

Votre prochaine opportunite de carriere vous attend !

Vous etes une personne organisee, capable de realiser plusieurs taches simultanement et reconnue pour votre sens du detail? Vous etes habile a communiquer avec diverses personnalites tout en maintenant une confidentialite irreprochable? Vous etes connu pour votre professionnalisme, debrouillardise et capacite a apprendre?

Si oui, nous avons hate de vous rencontrer !

Nous cherchons

un(e) Agent(e) administratif(ve) motive(e) et methodique

pour soutenir notre equipe de

Montreal

dans un milieu professionnel dynamique et collaboratif.

Lieu de travail: 1080, Cote du Beaver Hall, Bureau 2100, Montreal, Quebec, H2Z 1S8

Responsabilites cles

Accueillir les clients, visiteurs et fournisseurs avec professionnalisme et courtoisie. Gerer les appels, courriels generaux et demandes recues a la reception. Traiter le courrier, les livraisons et les envois par messagerie (Purolator, Med Express, etc.). Coordonner la reservation et la mise en place des salles de conference. Ouvrir les dossiers clients et effectuer les recherches de conflits. Assurer la gestion des fournitures et de l'equipement de bureau. Effectuer la reproduction, la numerisation et le classement des documents physiques et electroniques. Rediger et mettre en forme divers documents administratifs et lettres-mandats. Gerer l'agenda, les rappels et les echeances importantes. Effectuer la saisie de donnees liees au temps, aux debourses et a la facturation. Preparer et transmettre les factures aux clients, ainsi que les comptes de depenses et formulaires gouvernementaux. Collaborer avec le personnel administratif des autres bureaux pour assurer la fluidite des operations.

Qualifications et competences

3-4 ans d'experience dans un poste administratif ou a la reception, idealement en cabinet juridique. Formation de secretaire juridique constitue un atout, mais pas essentielle; Maitrise de la suite Microsoft Office. La connaissance de Maitre ou d'iManage est un atout. Maitrise du francais et de l'anglais (ecrit et oral). Excellentes competences en communication ecrite et orale. Sens aigu des responsabilites et de l'organisation. Discretion et respect de la confidentialite. Attitude collaborative et positive. Certificat de commissaire a l'assermentation (un atout).

Ce que nous offrons

Une remuneration competitive, avec avantages sociaux et regime de retraite. Un plan de gestion sante et acces a la telemedecine Des journees maladies et personnelles Un environnement collaboratif et professionnel ou vos idees et vos contributions comptent. Une immersion dans le monde passionnant de l'administration juridique. Des opportunites de formation continue et de developpement professionnel.

Pret(e) a relever ce defi ? Nous serions ravis de recevoir votre candidature !

Postulez directement via cette offre ou envoyez votre CV a

rh@dsavocats.ca

Vous souhaitez plus d'informations avant de postuler ? Ecrivez-nous : nous serons heureux de repondre a vos questions.

Merci a toutes les personnes interessees. Nous contacterons uniquement les candidat(e)s selectionne(e)s pour une entrevue.

----------------------------------------------------------

About DS Lawyers - Global Reach, Local Strength

DS Lawyers is a leading international law firm, recognized for its strong local presence and global reach.

With more than 400 lawyers across 26 offices worldwide, we support our clients by providing strategic, tailored legal solutions that transcend borders and address the complex challenges of today's markets.

In Canada, our six offices located in Quebec, Montreal, Toronto, Ottawa, Vancouver, and Calgary serve as trusted partners for businesses of all sizes. We specialize in business law, taxation, litigation, and employment law. Our strength lies in our pragmatic approach, combining in-depth knowledge of local realities with the expertise of an international network.

Your next career opportunity is here!

Are you organized and able to manage multiple tasks simultaneously and is known for your strong attention to detail? Are you skilled at communicating with a variety of personalities while maintaining impeccable confidentiality? Are you recognized for your professionalism, resourcefulness, and ability to learn quickly?

If so, we cannot wait to meet you!

We are seeking a

motivated and detail-oriented Administrative Assistant

to support our Montreal team in a dynamic and collaborative professional environment.

Location: 1080, Cote du Beaver Hall, Bureau 2100, Montreal, Quebec, H2Z 1S8

Key responsibilities:

Greet clients, visitors, and vendors with professionalism and courtesy. Handle incoming calls, general emails, and reception inquiries. Process mail, deliveries, and courier shipments (Purolator, Med Express, etc.). Coordinate the booking and setup of conference rooms. Open client files and conduct conflict searches. Manage office supplies and equipment to ensure smooth daily operations. Perform document reproduction, scanning, and filing (both physical and electronic). Draft and format various administrative documents and engagement letters. Maintain calendars, reminders, and key deadlines. Enter data related to time entries, disbursements, and billing. Prepare and send invoices to clients, as well as expense reports and government forms. Collaborate with administrative staff in other offices to ensure operational efficiency.

Qualifications and competencies

1 to 3 years of experience in an administrative or reception role, ideally within a law firm. Legal secretary training is considered an asset, but not required. Proficiency with the Microsoft Office Suite; knowledge of Maitre or iManage is an asset. Excellent command of both French and English, spoken and written. Strong verbal and written communication skills. High sense of responsibility, organization, and attention to detail. Discretion and respect for confidentiality. Positive and collaborative attitude. Commissioner for Oaths certification is an asset.

What We Offer

Competitive compensation, including benefits and retirement plan. Health management plan with access to telemedicine. A collaborative, professional environment where your ideas and contributions matter. Immersion in the exciting world of legal administration. Continuous learning and professional development opportunities.

Are you ready to take on this challenge?

We would be delighted to receive your application! Apply directly through this posting or send your CV to rh@dsavocats.ca

Want more information before applying? Write to us--we will be happy to answer your questions.

We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Invalidite Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Conges payes Programme d'Aide aux Employes Regime de retraite
Question(s) de preselection:

How many years of Legal experience do you currently have?
Lieu du poste : En presentiel