Job Description

ADJOINTE ADMINISTRATIFTIVE AUX SERVICES CLINIQUES

Lieu du poste : Centre Marie-Vincent de Montreal ou Monteregie

Poste permanent

28 ou 35 heures par semaine

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction des services cliniques, l'adjointe administratiftive execute des fonctions techniques et administratives de soutien a l'equipe clinique et a sa direction, telles que le maintien de la base de donnees, la production de documents et l'organisation de dossiers divers pour les deux centres d'appui aux enfants et a la jeunesse de Marie-Vincent.

Cet emploi comporte notamment l'exercice des responsabilites suivantes :

Taches administratives

Assurer l'organisation, l'execution et le suivi de diverses activites techniques et administratives dont notamment : des rapports, des prises de notes, de la saisie de donnees, des statistiques, des ordres du jour, des registres de proces-verbaux et des documents dans le cadre des reunions cliniques ou avec les partenaires ; Effectuer la revision et redaction de textes ; Participer a la revision et a l'application des processus et des procedures cliniques ; Participer a la reddition de compte par la production de statistiques ; Tenir a jour les registres clientele et assurer l'integrite des donnees qu'ils contiennent ; Assurer la fermeture administrative des dossiers clients et proceder a leur archivage/numerisation ; Produire et verifier des factures et des demandes de remboursement ; Assurer la mise a jour du procedurier d'utilisation Medesync et offrir un soutien technique au personnel au besoin ; Faire l'ouverture et la fermeture des dossiers employees dans Medesync ; Effectuer les demandes d'interpretariat aupres du fournisseur et tenir un registre de suivi ; Tenir a jour l'inventaire du materiel clinique et proceder a des achats, le cas echeant ; Assurer divers suivis lies a des projets de sa direction.

Soutien a l'equipe et aux partenaires

Offrir un soutien a la direction des services cliniques, notamment coordonner des rencontres, faire des inscriptions a l'agenda, rediger et concevoir des documents, etc. ; Effectuer divers suivis aupres du personnel de l'equipe clinique ; Effectuer la formation technique du nouveau personnel de l'equipe clinique ; Assurer un remplacement ponctuel a la reception, selon les besoins des centres ; Offrir un soutien aux partenaires, si besoin ; Effectuer toute autre tache liee au poste.

Le profil recherche doit repondre aux exigences suivantes :

Formation/Experience/Certification

Diplome d'etudes professionnelles (DEP) ou attestation d'etudes collegiales (AEC) en bureautique?; Experience minimale de deux (2) ans dans un role similaire?; Experience de travail pertinente au niveau executif (fort atout); Toute combinaison de formation et d'experience sera consideree.

Connaissances

Excellente maitrise de la langue francaise et tres bonne connaissance de la langue anglaise, tant a l'oral qu'a l'ecrit?; Tres bonne maitrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils informatiques.

Competences et aptitudes requises

Capacite a gerer plusieurs dossiers simultanement Autonomie et initiative Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorites Communication (orale et ecrite) Capacite d'adaptation Ethique professionnelle Capacite d'analyse et synthese de l'information Esprit d'equipe et collaboration Orientation client Ecoute et empathie
Les professionnelles qui souhaitent faire une reelle difference dans la vie des enfants et des adolescentes victimes de violence sexuelle ou des enfants ayant des comportements problematiques doivent soumettre leur candidature en faisant parvenir leur curriculum vitae et une lettre d'intention en toute confidentialite via le site web a l'adresse https://marie-vincent.org/fondation/equipe/joindre-lequipe/

Seules les personnes retenues seront contactees.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 23,63$ a 29,54$ par heure

Lieu du poste : Teletravail hybride a Montreal, QC