Job Description

Responsabilit\xc3\xa9s sp\xc3\xa9cifiques

Sous la responsabilit\xc3\xa9 de la Vice-Pr\xc3\xa9sidente, Finances, le ou la titulaire apportera un soutien administratif et un support aux gestionnaires sous sa responsabilit\xc3\xa9 en assurant un partenariat avec les adjoints.es de la filiale.

Support administratif :

• Coordonner la logistique de diverses r\xc3\xa9unions ou activit\xc3\xa9s en collaboration avec nos soci\xc3\xa9t\xc3\xa9s affili\xc3\xa9es (Toronto, Dallas, Paris)
• G\xc3\xa9rer l\'agenda, le suivi de la correspondance et des courriels
• Pr\xc3\xa9parer les comptes de d\xc3\xa9penses pour les services soutenus.
• Organiser les r\xc3\xa9unions des gestionnaires et avec les clients
• Pr\xc3\xa9parer et r\xc3\xa9diger des pr\xc3\xa9sentations \xc2\xab PowerPoint \xc2\xbb pour l\'interne et les clients
• R\xc3\xa9diger des communications et faire circuler aux personnes concern\xc3\xa9es.
• Planifier et organiser divers d\xc3\xa9placements et rechercher les meilleurs tarifs
• Voir \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9paration et \xc3\xa0 la coordination des dossiers pour diverses r\xc3\xa9unions
• R\xc3\xa9diger, r\xc3\xa9viser et traduire divers documents selon les standards du Groupe Optimum.
• Faire la mise en page des comptes rendus de r\xc3\xa9unions.
• Participer \xc3\xa0 d\'autres projets reli\xc3\xa9s \xc3\xa0 sa fonction selon les demandes de ses clients internes
• Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs
• Assurer une pr\xc3\xa9sence au bureau en rotation avec les autres adjointes

Finance :

• Assurer la mise en page des \xc3\xa9tats financiers
• Pr\xc3\xa9parer des dossiers comptables r\xc3\xa9glementaires jusqu\'\xc3\xa0 l\'envoi
• Tenir \xc3\xa0 jour le manuel de proc\xc3\xa9dures
• Cr\xc3\xa9er des requ\xc3\xaates informatiques et en assurer le suivi
• Effectuer diverses op\xc3\xa9rations pour le service de la paie

Ressources humaines :

• Compiler les indicateurs de performance \xc3\xa0 chaque trimestre
• R\xc3\xa9cup\xc3\xa9rer, au besoin, les candidatures des diverses plateformes de recrutement
• Publier les anniversaires de naissance et de service sur une base mensuelle
• Mettre \xc3\xa0 jour et coordonner les inscriptions pour les cours LOMA/cours de langues
• Pr\xc3\xa9parer l\'int\xc3\xa9gration des nouveaux employ\xc3\xa9s
• Convoquer des candidats.es en entrevue selon les disponibilit\xc3\xa9s

Groupe Optimum c\'est aussi :

• Travailler dans une entreprise familiale qu\xc3\xa9b\xc3\xa9coise aux valeurs bien ancr\xc3\xa9es
• Travailler dans un groupe financier international
• Avoir facilement acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 la haute direction
• Travailler dans des \xc3\xa9quipes polyvalentes et dynamiques
• Travailler dans un environnement convivial
• Avoir des horaires flexibles pour un meilleur \xc3\xa9quilibre vie professionnelle et personnelle
• Souscrire \xc3\xa0 une assurance collective et un r\xc3\xa9gime de retraite
• Se faire rembourser partiellement son abonnement de sport

Exp\xc3\xa9rience et formation

• DEC en bureautique ou \xc3\xa9quivalent
• Exp\xc3\xa9rience confirm\xc3\xa9e d\'accompagnement de gestionnaires de haut niveau
• Excellente ma\xc3\xaetrise de Word, PowerPoint, Visio, Outlook, Internet
• Connaissance avanc\xc3\xa9e en Excel
• Connaissance d\'Acrobat et PDF Converter, un atout

Qualit\xc3\xa9s et aptitudes

• Bilinguisme parl\xc3\xa9 et \xc3\xa9crit (Motif: Traduction et communications avec notre filiale de Dallas et documents pour nos clients anglophones)
• Habilet\xc3\xa9 de r\xc3\xa9daction et de traduction et excellente ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais
• Excellence relationnelle, entregent et sens aigu du service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le
• Maturit\xc3\xa9, discr\xc3\xa9tion et professionnalisme
• Sens de l\'organisation, des responsabilit\xc3\xa9s et des priorit\xc3\xa9s
• Initiative et proactivit\xc3\xa9

Optimum R\xc3\xa9assurance inc.

Offrir un service de proximit\xc3\xa9 et des solutions adapt\xc3\xa9es aux clients est au c\xc5\x93ur de tout ce que nous faisons. Nous \xc3\xa9tablissons d\'importants partenariats \xc3\xa0 long terme avec nos pr\xc3\xa9cieux clients afin de d\xc3\xa9velopper un avenir mutuellement profitable avec eux.

Nous sommes un r\xc3\xa9assureur vie et sant\xc3\xa9 proposant la gamme compl\xc3\xa8te de services pour l\'assurance individuelle et collective ainsi qu\'un pionnier et le chef de file de la r\xc3\xa9assurance voyage. Nous offrons une expertise technique, des solutions sur mesure et de la capacit\xc3\xa9 de r\xc3\xa9assurance.

Depuis 1973, nous servons nos clients \xc3\xa0 travers le Canada de nos bureaux \xc3\xa0 Montr\xc3\xa9al, Qu\xc3\xa9bec et \xc3\xa0 Toronto, Ontario. Notre notation de solidit\xc3\xa9 financi\xc3\xa8re est \xc2\xab A \xc2\xbb (Excellent) avec une perspective stable et nous sommes le seul r\xc3\xa9assureur au Canada contr\xc3\xb4l\xc3\xa9 par des int\xc3\xa9r\xc3\xaats canadiens.

425, boul. De Maisonneuve O., bureau 1200
Montr\xc3\xa9al (Qu\xc3\xa9bec) H3A 3G5
CANADA

Groupe Optimum