Job Description

Numero de la demande d'emploi : 189486

Fonction administrative : Relations du travail

Ville principale : Halifax

Emplacement(s) supplementaire(s) :

Province : Nouvelle-Ecosse

Type d'emploi : Temps plein

Statut d'emploi : Periode determinee

Exigences linguistiques : Anglais essentiel

Classification et niveau d'employe : CPXMB01

Nombre de postes vacants : 1

Date de cloture (AAAA/MM/JJ) : 2024/03/24

Description de l'emploi

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Le titulaire effectue les taches administratives necessaires au traitement des griefs des employes selon les delais impartis. Il offre un soutien administratif general aux agents et aux gestionnaires, en plus de tenir a jour un centre de documentation et de faire parvenir des informations au personnel des Relations du travail des regions. Il prepare des rapports de gestion, accueille les visiteurs (clients ou autres) et fournit un excellent service a la clientele en repondant rapidement et efficacement aux questions des clients internes et externes et en procedant au suivi necessaire. Le titulaire fait preuve d'une grande souplesse dans la gestion de son temps et dans l'execution de ses taches en fonction de ce qui lui est assigne et des demandes du gestionnaire.

Responsabilites professionnelles

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Voici les principales exigences et responsabilites liees au poste d'adjoint, Relations du travail.

En collaboration avec le gestionnaire (ou en son absence), coordonner toutes les mesures a prendre en priorite et veiller a leur suivi, repondre rapidement et efficacement aux demandes de renseignements de la haute direction, des gestionnaires externes ou des chefs fonctionnels, repondre aux demandes urgentes de renseignements et prendre en main les situations potentiellement embarrassantes ou les situations qui risquent d'exposer Postes Canada a la critique si elles ne sont pas gerees rapidement, discretement et avec tact.


Recevoir les griefs, demander et coder les documents suivant l'analyse et les recherches sur les conventions collectives, effectuer la saisie de donnees dans le SIRTG, preparer et ouvrir les dossiers de griefs pour s'assurer que rien ne manque. Obtenir et transmettre des renseignements supplementaires requis par les agents des Relations du travail de tous les echelons.


Demander des mesures correctives du Service de la paie pour les cas pour lesquels aucune solution satisfaisante n'a ete trouvee, demander le retrait, par exemple, de lettres disciplinaires en utilisant les informations confidentielles du SIRH et effectuer un suivi relativement aux mesures correctives demandees, sans oublier le classement et la distribution de ces mesures.


Percevoir les frais d'arbitrage, preparer le formulaire, obtenir tous les dossiers necessaires et mener des recherches pour trouver les dossiers manquants, convoquer les arbitres, les avocats, le bureau national, les Affaires juridiques, les syndicats et tous les autres intervenants, en plus de transmettre les avis ecrits d'audiences d'arbitrage.


Communiquer avec les representants syndicaux afin de planifier les audiences de griefs et reserver les salles necessaires.


Assurer la liaison entre le siege social et tous les agents de la section afin de repondre aux diverses demandes relatives aux cas d'arbitrage.


Effectuer la saisie de donnees informatisee necessaire au systeme d'analyse statistique des griefs ainsi que la saisie manuelle et informatisee d'autres donnees variees.


Preparer les dossiers de griefs officiels envoyes a l'arbitrage, s'assurer que les dossiers comprennent toutes les informations generales et les details concernant l'arbitrage, prendre toutes les mesures necessaires relatives aux salles d'audience et faire parvenir l'information a toutes les parties concernees.


Organiser et garder a jour un systeme de classement de portefeuilles pour tous les syndicats, en plus de verser aux dossiers les decisions arbitrales et les protocoles d'entente signes.


Conserver des exemplaires a jour des lois et des reglements qui regissent les relations du travail et garder a jour le systeme de jurisprudence.


Aider a l'etablissement des proces-verbaux des diverses reunions syndicales-patronales en redigeant et en distribuant les rapports.

Responsabilites professionnelles (suite)

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Rediger et distribuer les rapports d'activites et de statistiques mensuels aux agents et aux gestionnaires. Ces rapports doivent mettre en valeur les principaux griefs, initiatives, activites (actuelles et anterieures), arbitrages, interruptions de travail, licenciements et autres informations pertinentes. Preparer, ebaucher ou effectuer des recherches pour un certain nombre de rapports.


Concevoir, mettre en oeuvre et assumer la responsabilite de projets speciaux demandes par le superviseur selon les besoins de la Direction generale (par exemple, retroaction tous azimuts, protection de la vie privee, etc.).


Preparer des projections budgetaires mensuelles, preparer et verifier le budget, y compris les analyses des ecarts mensuels et de fin d'exercices financiers, surveiller les depenses liees a l'arbitrage, verifier les frais des arbitres et preparer les demandes de paiement, en plus de tenir a jour un registre des depenses.


Verifier mensuellement les rapports budgetaires informatises (grand livre) et s'assurer que les transactions enregistrees sont exactes. S'assurer que tous les montants incorrects sont transferes au centre de responsabilite approprie.


Trier, enregistrer et distribuer toute la correspondance, accueillir les visiteurs, repondre aux appels telephoniques, prendre des mesures et repondre aux demandes d'information en l'absence des agents ou des gestionnaires.


S'acquitter de taches connexes, comme les preparatifs de voyage, les reservations d'hotel, la preparation de demandes de remboursements et de commandes de fournitures, de materiaux et d'equipement.


Utiliser de l'equipement specialise et divers logiciels et programmes informatiques au besoin. Le titulaire est responsable de son perfectionnement personnel dans les domaines operationnel et technologique..

Criteres d'admissibilite

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Formation

Detenir un diplome d'etudes secondaires selon les normes provinciales ou l'equivalent (formation generale). Avec au moins 2 a 3 ans d'experience en un poste de soutien administratif OU


Diplome d'etudes postsecondaires en administration ou en relations du travail; ou diplome dans un domaine connexe et un an d'experience dans un poste similaire.


Experience

Au moins 1 a 3 ans d'experience a un poste de soutien administratif.


Autres exigences

Experience en traitement de dossier juridique ou de Relations du travail ou de Relations industrielles Experience pratique significative avec Word, Excel et Outlook Experience pratique avec SAP, un atout Bilingue a l'oral et a l'ecrit

Autres informations

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Les valeurs et comportements de Postes Canada

Nos valeurs -

Confiance

,

Respect

et

Contribution

representent notre promesse fondamentale envers nous-memes, nos attentes les uns envers les autres et notre engagement commun envers notre pays.



Nos comportements -

Prendre des decisions, Connaitre la destination, Contribuer pour les autres, Contribuer au sentiment de fierte

; incarnent nos valeurs, les rendent vivantes et guident nos actions.



Nous sommes determines a incarner ces valeurs et a mettre en pratique ces comportements chaque jour. Pour en savoir plus sur les valeurs et les comportements, consultez le site web de Postes Canada.