Job Description

A propos de ce poste

CAE est un chef de file mondial en formation pour les marches de l'aviation civile, de la defense et de la securite, et de la sante. Forts de 70 ans d'experience en tant qu'avant-garde dans l'industrie, nous contribuons continuellement a definir les normes de formation mondiales grace a nos solutions novatrices de formation virtuelle en direct. Nous ameliorons ainsi la securite des vols, maintenons l'etat de preparation des forces de defense et ameliorons la securite des patients. Nous beneficions de la plus vaste presence mondiale de l'industrie, avec plus de 9 000 employes et 160 sites et centres de formation dans plus de 35 pays. Chaque annee, nous formons plus de 220 000 membres d'equipage civils et militaires, dont plus de 135 000 pilotes, et des milliers de professionnels de la sante dans le monde entier. www.cae.com
Passionne par votre domaine ? Vous recherchez un environnement de travail ou vous pouvez relever des defis, innover, utiliser des outils de pointe et collaborer avec des experts de divers secteurs ? Vous souhaitez vous joindre a une entreprise de classe mondiale et a un chef de file de l'industrie et etre fier de contribuer a nos projets et a notre mission ? Joignez-vous a notre equipe et partagez votre passion avec nous !
Ca vous tente ? C'est pourquoi nous avons besoin de vous pour completer notre equipe.
Resume du poste :
L'assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif complet aux responsables de site et aux equipes reparties sur plusieurs sites. Ses principales responsabilites incluent la gestion des operations administratives, la coordination des reunions et des deplacements, la gestion de la correspondance et des appels telephoniques, le soutien a la securite du site et a l'acces des visiteurs, ainsi que l'assistance aux taches informatiques et liees aux projets. Le/La titulaire du poste assure egalement la maintenance des bases de donnees, la preparation de rapports et de presentations, et participe aux comites de site.
Description du poste :
Le/La titulaire du poste :
Dans le cadre de ses fonctions, l'assistant(e) administratif(ve) sera charge(e) d'effectuer diverses taches administratives pour les responsables d'une equipe geographiquement diversifiee:Soutien administratif pour l'ensemble du site ; une personne ou un service, et peut travailler pour plusieurs personnes. Soutient l'equipe de securite et assure un soutien au bureau d'Ottawa pour les appels et certaines taches administratives. Coordonne les besoins du site, notamment la gestion et l'accompagnement des contacts de l'immeuble et du personnel d'entreposage et de destruction des documents, les questions de conciergerie, la commande et l'entretien des fournitures de bureau. Coordonne l'acces des visiteurs exterieurs, notamment la creation et l'application des demandes de visiteurs, la delivrance des badges, la verification des pieces d'identite, l'acces Wi-Fi, l'entreposage des telephones portables, les seances d'information d'urgence pour les clients et l'accompagnement physique des clients sur place. Coordonne les taches administratives, notamment la saisie de donnees, la gestion des ordres du jour et du calendrier des reunions, les bons de commande et le rapprochement des factures. Coordonne les services de courrier et de messagerie, y compris les expeditions internationales, la verification du courrier sur place, la reception des colis et leur expedition. Repond au telephone ; filtre les appels, prend les messages et transfere les appels. Lit la correspondance entrante et agit en consequence, s'assure que le courrier est distribue aux bonnes personnes. Redige des lettres pour repondre a des demandes diverses et inhabituelles ou aux invitations a des evenements professionnels ou communautaires. Cree et gere des bases de donnees. Met a jour et gere les informations SharePoint. Compile l'information pour la direction de maniere organisee et logique. Recherche d'informations sur divers sujets. Creation et assistance a la revision et a la mise en forme de presentations PowerPoint. Assistance possible sur divers outils Microsoft. Assistance aux frais et deplacements : reservation de deplacements et preparation des notes de frais. Utilisation et rapprochement d'une carte de credit d'entreprise. Assistance au service informatique sur site pour diverses taches, notamment les expeditions et la resolution de problemes mineurs. Coordination des reunions : planification et coordination des reunions, enregistrement, redaction et distribution des comptes rendus, preparation des ordres du jour, reservation des dates, heures et salles de reunion, prise de contact avec les participants et suivi des points, si necessaire. Projets supplementaires ponctuels, si necessaire. Soutien aux projets : numerisation de documents, mise a jour des exigences du site et elimination des materiaux Participation aux comites sur place : sante et securite, comite social. Coordination du travail d'equipe, des projets, des echeanciers, des taches et suivi des echeances et de l'achevement des taches. Organisation de reunions et d'evenements speciaux, y compris les invitations, la coordination des installations, les arrangements de restauration, l'elaboration d'itineraires et l'evaluation des programmes.

Votre profil:Diplome d'etudes secondaires. Minimum de 2 a 4 ans d'experience pertinente. Experience avec la suite Microsoft, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Capacite demontree a planifier efficacement son travail et a evaluer le niveau de priorite des activites quotidiennes. Excellente aisance au telephone, excellentes competences interpersonnelles et excellentes competences en communication verbale et ecrite. Proactivite dans la gestion des situations urgentes. Excellent sens de l'organisation et de l'initiative. Capacite a preserver la confidentialite des informations commerciales sensibles. Maitrise de l'anglais et du francais. Les employes de CAE doivent etre en mesure de satisfaire aux exigences du Programme des marchandises controlees du Canada (PMC) et, dans certains cas, aux exigences de l'ITAR. Admissibilite a travailler au Canada en tant que citoyen canadien ou resident permanent.

#LI-CK1
Type d'emploi
Regulier
CAE remercie tous les candidats de leur interet. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec les candidats dont l'experience et la formation correspondent aux exigences du poste.
Employeur offrant l'egalite des chancesCAE est un employeur souscrivant au principe de l'egalite des chances pour garantir l'egalite des chances a tous les candidats, sans distinction de race, de nationalite, de couleur de peau, de religion, de sexe, d'identite et d'expression de genre, d'orientation sexuelle, de handicap, de neurodiversite, de statut d'ancien combattant, d'age ou d'autres caracteristiques protegees par les lois locales.Si vous ne vous reconnaissez pas dans toutes les exigences enumerees dans l'offre d'emploi, nous vous encourageons neanmoins a prendre contact avec nous et a poser votre candidature. A CAE, tout le monde est invite a contribuer a notre succes. Si des amenagements raisonnables sont necessaires pour participer au processus de candidature ou d'entretien, veuillez nous contacter a l'adresse suivante : CAECarrieres-Careers@cae.com .